Пивот таблиците са може би най-мощният инструмент на Excel. Същевременно са нещо, което си е изградило славата на много трудно, което едва ли не само топ експертите ползват.
Добрата новина е, че тези страхове са абсолютно неоснователни.
Пивот таблиците са не само мощни, но и много лесни за ползване ... стига разбира се някой да ти покаже как се работи с тях.
Това е един инструмент, който ни дава възможност да направим бързи анализи и да обобщим огромно количество сурови данни в един полезен и смислен отчет.
Първо, това е най-мощният инструмент за анализи.
Второ, данните са разделени от отчетите.
Трето, отчетите и анализите са максимално гъвкави.
С няколко кликвания на мишката можем да разместваме и преструктурираме анализите, за да показват резултатите по различен начин, в зависимост от променящите ни се нужди.
Вместо да са трудност, тези таблици реално са много по-лесни, отколкото функциите в Excel, стига да знаете как се работи с тях.
Важно е да се отбележи, че не всички данни "стават" за pivot таблица.
В тази таблица имаме редове със записи и в колоните имаме различни характериститки за тези записи.
Например, за конкретните прожажби следим датата, процента и комисионната, като имаме отделни редове за всеки един ден от продажбите.
В тази таблица може да допълваме данни и да я разширяваме и актуализираме напрактика до безкрайност.
За всеки един нов ден с продажби добавяме един ред.
Това са данни, които нямат анализ в тях.
Тоест, тук нямаме суми или справки. В тази таблица, без да добавим филтри или сортиране, много трудно можем да извлечем информация кой колко продава, как се справя спрямо другите и т.н.
С две думи, от тук не се вижда кой се спрява добре с продабжбите и кой не. Това са просто данни в суров вид.
Данни, за които нямаме записи по ред или вече имаме частичен анализ и сме си направили обобщения като сумите на последния ред, не са добър формат за пивот таблица.
Ето една таблица, която е много полезна, но ако искаме да направим пивот таблица от нея и да правим анализ ще ни е доста по-сложно.
За да ползваме тези данни, те трябва да се реорганизират по различен начин и той би бил подобен на горната таблица.
В тази таблица на едно място са и данните, които вкарваме и анализа, който правим.
При пивот таблиците входните дани са в отделна таблица от самата пивот таблица, която се ползва за анализ.
Нещо, което не можем да пропуснем е връзката с външна база данни. Тази тема може и да е за по-напреднали, но е нещо, което е много интересно и изключително полезно и мощно.
Имаме Excel и имаме и външна база данни. Тази база данни може както и да е MySQL, MS Access, PostgreSQL, Oracle, така и съвсем обикновен текстов файл с данни, генериран от специализиран софтуер.
Всъщност, наистина има много често някаква програма, с която работим и тя има опция за експорт или записване на данните като текстов файл, най-често CSV формат. Можем да вкараме този файл в Excel и да го анализираме чрез пивот.
Данните са извадени от стотици редове сурови данни с няколко клика.
Надявам се да съм ви "запалил" малко по пивот таблиците с тази интродукция.
В следващите видео уроци от Аула ще видим интересни примери как да ги използваме на практика.
В урока показахте една таблица ,която е подходяща и друга ,която не е добра за Pivot таблица не успях да разбера защо втората таблица не е подходяща ?
Това е уводен урок и след като поработим малко с pivot таблиците ще стане ясно в края на модула.
Като цяло за pivot таблици са ни необходими данни които са еднотипни и имат по един запис на ред.
Например таблицата, за да става за пивот може да се прегрупира на:
Доставчик | Месец | Сума | Чез | Януари | 76,45 Чез | Февруари | 56,98 ... и т.н. за ЧЕЗ ВиК | Януари | 14,65 и т.н.
защо се групират точно така ще стане по-ясно в следващите уроци.
До колкото разбирам зависимостта между данните трябва да е линейна, тоест един вид запис да го има само веднъж в реда. В таблицата за разходите имаме запис на данни които зависят от доставчика и месеца и затова не могат да се направят на pivot таблица.
Втората таблица не става за pivot таблица защото в нея има анализ - сбор на колони и редове.Информацията за pivot таблиците трябва да е в суров вид, т.е. да няма анализи.
Освен това, нужно е да има критерий, по който ще създаваме pivot таблица, т.е. ще въведеме ред и на него ще групираме информация.