Използване на групи и междинни суми за контрол на видимостта на данните

Тайните на Excel "Тайните на Excel" е обучение, подходящо както за начинаещи, така и за работили с програмата, които искат на преминат на едно по-високо ниво.

Безплатни 20 урока
регистрирай се и научи

Ако сте вече потребител - Регистриран съм
Видео
Назад Алтернативен видео плеър
¿ Напред

Тест за преминаване към следващия урок

 
Какво е предимството на групите пред скриване на данни?
По-отчетливо се вижда, че има скрити данни
Скриването на данните всъщност се препоръчва пред групите
Те се използват по-често и се знаят по-добре

Въпроси и отговори

  • Как да използвам Subtotal при таблици?

    Диляна Арнаудова:

    Когато съм създала таблица и съм в една от клетките и , функцията Subtotal не е активна. Пробвах на обикновен лист и там стана много лесно, но при създадена таблица въобще не ми дава да ползвам тази функция.

    Иван Цукев:

    Можеш ли да дадеш опростен пример, в който се опитваш да ползваш subtotal в таблица и не се получава?

    Диляна Арнаудова:

    https://www.dropbox.com/s/rqo2lekoghmfhcg/proba.xlsx Опитвам се да го направя в първия лист

    Милен Вълчев:

    И при мен се получава същото.

    Йордан Иванов:

    Тъй като и при мен по същия начин функцията е недостъпна, първо правя Subtotal на данните, след което ги форматирам като таблица. Моля, наистина, ако грешката е някъде при нас, да кажете правилния метод за използването им в таблици :)

    Галин Колев:

    Това се получава, когато данните са форматирани като таблица, тога междинен СУБТОТАЛ не е възможен. Това се вижда и от примера на инж. Арнаудова, в листове 1 и 3 функцията не е активна, а в лист 2 е активна, тъй като не е зададен диапазона на таблицата.

    Dita:

    Мдаа, в обект таблица не става

    Ангелина Янкулска:

    Здрваейте, имам голяма таблица с много стоки, кодове от пакетажа и ред други - с функцията описана в урока ще мога ли да групирам по номера, не по име - трябва да придам  килограми, бройки и т.н. от всики номер


    Златка Гочева:

    Цъкнете някъде в таблицата, после идете на проекриране/Design, после идете на "Преобразуване не таблицата в нормален диапазон".

    Юлияна Борисова:

    Здравей Ангелина! Ако правилно съм разбрала, в отделни колони за вссеки продукт имаш име, номер и т.н. Можеш да направиш групиране по номера, но преди това трябва да е допустимо да сортираш таблицата по номера на продуктите. Освен това е добре колоната с номерата да ти е първа, за да е прегледно групирането. Ако тези две условия са изпълними, групирането по номера не би трябвало да е проблем. Дано съм била полезна.

    Лилия Пиперкова:

    Направи ми впечатление при таблицата на инж.Аранаудова, че при изписване на данните е ползвала и запетая и точка. Направих опита да корегирам това и се получи субтотал, така както е в примера. Без никакви проблеми!

    Kocho:

    А защо въобще използвате субтотали, когато има пивот таблици?

    Основен принцип за ефективна работа в Ексел е никога да не бъркате суровите (изходните) данни с изчисления върху тях

  • Как да използвам subtotal когато имената в групата са различни? Получава се сума тотал на всеки ред.

    Stasi:

    2013

    Дарина Иванова:

    Не съм убедена, че SUbTоtal може да се приложи хоризонтално.

    Krastana_kostova@abv.bg:

    Много благодаря за този урок трябваше да обработвам данни и да ги групирам по дати, като таблиците имат над 300 реда спести ми много време!!! СУПЕР!!!

  • Много интересна и полезна функция, но за съжаление при мен също не се получава, защото дори и след сортиране, функцията Subtotal не е активна. Ще следя коментарите и препоръките Ви с особен интерес!

    Елена Николаева:

    2013

    Краси Кръстев:

    Здравей, какво точно ти изписва когато изпишеш =Subtotal(9;A1:A15) например ?

    Елена Николаева:

    Благодаря за въпросът Ви, инж. Краси Кръстев. Стъпките, които повторих от урока, но в моя предварително изградена таблица са следните: 1. Подредих имената по азбучен ред; 2. DATA; 3. Subtotal, но той не е активен и в случая не мога да направя междинни суми.

    Елена Николаева:

    А когато го изписах: =SUBTOTAL(9;Table4[Име])

    Краси Кръстев:

    T.e вече всичко е ОК така да разбрам ?

    Елена Николаева:

    Все още не е...

    Краси Кръстев:

    Здравей, виж да не би разделителя да не е ; ами ,

    Дарина Иванова:

    Не трябва да има мигащ маркер, тоест не трябва да сме в режим на редактиране, за да е активна команда SUBTOTAL.

    Ако първият ред съдържа надписите на колоните, след като ги маркираме, автоматично ще ни предложи за коя колона да намери подсумите. Нещо подобно на снимката. 

    Елена Николаева:

    Благодаря Ви Дарина Павлова!

    Ваня Драганова:

    Ако сме използвали вече вградена таблица, да, Subtotal става неактивна. Тогава е приложим начинът на г-н Йордан Иванов (1/ при избрана нашата предефинирана таблица Design > Convert to range; 2/ Home > Sort and Filter > Custom Sort > By Сътрудник; 3/ Data > Subtotal вече е активно > At each change in Сътрудник > Sum Продажби и Комисионна; 4/ Форматираме си я обратно в Home > Format as table)

    Но има нещо любопитно, което ни води до почти същия резултат, дори когато имаме таблица, ползваща предефинираните стилове. Маркираме си таблицата, за да влезем в Design > Insert slicer > По Сътрудник
    Появява се меню с бутони с всяко име и можем да натиснем едно или две, или в каквато искаме комбинация от имена. Ще видим информацията за избраните хора, а Subtotal - 109 ще ни покаже коректен резултат за направения избор.  
    Анита Данова:

    Много полезно, но на офис 2010 няма опция Insert slicer когато се отиде в Design или поне аз не виждам.  

    Дарина Иванова:

    Предполагам това се вижда и при вас. 

    Анита Данова:

    Когато е пивот таблица се вижда така да, но когато е вградена таблица, както е показала Ваня Драганова, като отида на Table tools, Design, вдясно от Convert to range имам направо Export и липсва Insert Slicer.:)

    Дарина Иванова:

    Нали Insert Slicer за Pivot таблиците е аналог на Data / Filter за обикновена таблица, или пак нещо ми убягва?

    Димитринка Вълкова:

    Insert Slicers e визуален филтър. От версия 2010 е добавен като инструмент към пивот таблиците. От следващата версия 2013 е добавен и към дефинираните (вградени) таблици --> Insert Table.

  • Защо се получава така?

    Ваня Драганова:

    Явно правя нещо грешно, но какво? Win 7, Office 2013.

    При обикновена таблица, както е във видеото, без да съм използвала вградените таблици (тоест върнала съм се към този вид с Design > Convert to range и съм задала само филтър), правя Sort A-Z и всичко е ОК - картинка 1. За проверка съм копирала само стойностите на комисионните и са маркирани в жълто. Както се очаква - няма промяна.
    След това, по абсолютно същия начин, в същата таблица, давам Sort Z-A и настава ужас. Стойностите на комисионните се променят, месеците не отчитат дати от същия ред - данните са абсолютно объркани - картинка 2.
    В картинка 3 са ми изходните формули.
    Какво би могло да е това, което правя грешно?!
    Miroslav Markov:

    Здравейте Ваня,

    Не мога добре да проследя действията ви от картинките, но сигурна ли сте, че при второто действие на сортиране сте били маркирали цялата таблица? Една от най-вероятните причини за подобен резултат е, че се сортира само една от колоните в таблицата, което води до разместване на всички данни. Би трябвало да се маркира цялата таблица преди да се кликне върху Sort....
    Поздрави,

    Ваня Драганова:

    Здравейте Мирослав, 

    Опитах да обясня проблема в една кратко видео. 
    https://aula.bg/u/NzUwNDM3OTUz
    Вероятно е някакъв очевиден за всички, но не и за мен, пропуск от моя страна, Ако ми помогнете да намеря отговор защо се получава така, ще съм Ви благодарна.
    Поздрави
    Miroslav Markov:

    Здравейте, дали има начин да ми изпратите файла на пощата за да се опитам да проследя проблема ?

  • Какъв е недостатъкът на групирането?

    Everflow:

    Няма съмнение, че използването на групи е удобно, но в определени случаи има и недостатък: няма възможност да се скриват (групират) отделно селектирани (маркирани) колони/редове (имам предвид чрез Ctrl + Left button).
    Т.е. ползването на групи може да се прилага само при последователно избрани (съседни) колони/редове.

    Краси Кръстев:

    Добро допълнение.

    Viktoriya:

    Като изпълнявах операциите показани в урока, и на мен ми направи впечатление,че не мога да групирам отделни (несъседни) колони. Как мога в последствие да променя местата на колоните от вече направена таблица, така че да ги позиционирам една до друга и след това да мога да ги групирам ?

    Kocho:

    "Как мога в последствие да променя местата на колоните от вече направена таблица, така че да ги позиционирам една до друга и след това да мога да ги групирам?"

    С Cut & Paste

  • Как да копирам само междинни суми?

    Hristina:

    Здравейте! Как бих могла да копирам и пренеса на друг лист само междинни суми, с цел сравнение на едни и същи данни, но извлечени от различни източници? 1. Извличам данните от един източник / SAP / и правя Subtotal 2. Извличам данните от 2-ри източник / BW/ и групирам / Subtotal /. 3. При пренос и пействане на данните функцията вече не е активна и данните са в първоначален вид.

    Димитринка Вълкова:

    Командата е Go To Special. 1. Маркирате таблицата само с междинните суми. 2. Командата е Home --> Editing --> Find & Select --> Go to или клавиш F5. 3. Бутон Special 4. Visible cells only - маркират се клетките, които се виждат, т.е. междинните суми 5. Copy --> Paste и се копират само междинните суми

    Hristina:

    Много Ви благодаря! Получи се.

    Димитринка Вълкова:

    Радвам се, че успях да помогна

Напред