Проект: Талони (част 1) - попълване на съдържание с Print Merge в документа

Безплатни 20 урока
регистрирай се и научи

Ако сте вече потребител - Регистриран съм
Видео
Ще завършим този модул като разучим една много мощна функция за попълване на съдържание в еднотипни документи.
Ще видите как можем да спестим време и вместо ръчно да попълваме всяко отделно поле, чрез функцията "print merge" програмата ще свърши това.
"print merge" се използва за персонализиране на еднотипни изделия, като например: писма, покани, баджове и други.
Също и за автоматична номерация на талони и билети.
Приложенията могат да бъдат най-различни, но принципите които ще разучим са приложими за всякаква информация, която искаме да вмъкнем в документа.
За целта на урока можете да използвате този документ по предварително създаден проект за талони или да създадете ваш собствен проект с оформление по избор.
Да приемем, че са ни необходими някакъв брой еднотипно изглеждащи талони, но с персонализирано съдържание.
На местата където имаме многоточия, трябва да бъдат поместени имената на различни клиенти и поредния номер на съответния талон.
Вместо да копираме няколко пъти съдържанието на документа и ръчно да попълваме имената на клиентите и номерата на талоните във всяко отделно поле.
Отваряме меню "file" и опцията "print merge".
Избираме първата опция "create/load print merge".
Отваря се прозорец, в който имаме две възможности.
Да създадем нов списък с текстова информация или да заредим такъв от предварително подготвен файл.
Да изберем първата опция за създаване на текст.
Натискаме бутон "next".
Следващата стъпка е да създадем необходимите полета.
Горната лента е за създаване на поле с текст, а долната за полето с номер.
Нека създадем поле за имената на клиентите.
Въвеждаме име на полето.
Натискаме бутон за добавяне.
И виждаме новосъздаденото поле в списъка.
След това, за да добавим поле с поредния номер на талона за всеки клиент, отиваме в долната лента и въвеждаме име на полето.
Натискаме бутона "add".
И полето се добавя в списъка.
За това поле, което ще съдържа номерата можем да изберем форматиране.
Изибраме начална стойност, от която да почне отброяването.
И ако махнем отметката можем да зададем и последната стойност.
Чрез поставяне на отметката задаваме автоматично увеличаване на поредния номер до последния ред от списъка с имена, които ще въведем на следващата стъпка.
По този начин създадохме контейнери за поставяне на информацията, която ще попълним в следващия етап.
Натискаме бутона "next".
Сега следва да попълним информация за имената на клиентите, а номерата на талоните ще се увеличават автоматично, както зададохме при предходната стъпка.
Въвеждаме имената на клиентите.
Като след всяко име натискаме бутон "new".
Или клавиш "enter" за преминаване към следващия запис.
След като въведем имената на всички клиенти, за които е необходимо да създадем отделен талон, натискаме бутона "next".
По избор можем да запазим въведената до момента информация с имената на клиентите и поредните номера във външен файл, в който може да се запази и автоматичното увеличаване на въведените числови стойности.
За формат на запазване имаме избор между "rich text format" текстов файл или "csv" файл или стойности разделени със запетая.
Нека съберем първия формат: "rich text format".
И да въведем име на файла.
Този външен файл ще ни послужи за запазване на въведената текстова и числова информация в случай, че ни е необходима по-късно.
Ако не запазим външен файл, въведената информация ще се съхранява, докато приключим работа по текущия документ или не го затворим.
Натискаме бутона "finish", за да приключим работа и да се върнем към документа.
Появява се лентата с "print merge" функции.
Първия бутон е неактивен, тъй като вече преминахме този етап за въвеждане на полетата.
Следващите бутони ще използваме за вмъкване на информацията чрез поставяне на контейнерите върху страницата.
Нека да видим как става това поставяне.
Щракваме върху текста.
Изтриваме многоточието.
И на негово място ще поставим името на клиента.
Като натиснем бутона за вмъкване "insert print merge".
По същия начин вмъкваме и полето с поредния номер на талона.
Ако в документа има няколко места, на които трябва да присъстват името на клиента или номера на талона по показания начин поставяме съответното поле за вмъкване на информация.
А при необходимост от някаква поправка с натискане на бутон "edit print merge" можем да се връщаме към въведената информация и да я коригираме.
След като приключим с поместването на полетата имаме две възможности за избор.
Или да изпратим информацията от файла, заедно с въведените текстове и номера директно към свързан с компютъра принтер и да отпечатаме всички талони.
Или с натискане на бутон "merge in new document" да генерираме нов документ, l който на отделни страници да се разположат по един талон за всеки клиент със съответния пореден номер на талона.
Ето как с функцията "print merge" спестихме ръчното копиране и въвеждане на съдържание във всяко отделно поле.

Тест за преминаване към следващия урок

 
Прозореца Print Merge можем да отворим...
от меню File ->Print Merge-> Create/load Print Merge
от меню Object -> Create/load Print Merge
от меню Edit -> Paste Special