Проект: Талони (част 2) - попълване на съдържание с Print Merge от външен файл

Безплатни 20 урока
регистрирай се и научи

Ако сте вече потребител - Регистриран съм
Видео
В предходния урок научихме за автоматичното попълване на информация с възможност за експортиране на въведеното съдържание във външен файл.
Сега ще ви покажа и втория начин за попълване на текстови полета чрез смъкване на данните от външен фаел с информация.
По същия начин можем да използваме и други файлове, създадени в текстов редактор или в програма за електронни таблици.
И запазени в някой от поддържаните формати.
Като според конкретния формат, файлът трябва да бъде подходящо форматиран.
Например, информацията в текстовия файл, който експортирахме в предходния урок, изглежда, ето така.
Наклонените черти обозначават разделянето по контейнери.
А най-отгоре имаме броя контейнери, техните имена и информацията за номерацията.
В случай, че използвате електронна таблица можете да организирате информацията в колони, като в първия ред над всяка колона посочите името на бъдещия текстов контейнер.
За зареждане на информацията от външния файл, ако не сте затворили "print merge" лентата.
Можете директно да натиснете бутон "create/load print merge".
Ако сте я затворилиq можете от файл "print merge" да изберете "create/load print merge".
Или от меню "windows", подменю "toolbars" да изберете "print merge".
И след това да натиснете първия бутон.
Този път прозореца ще изберем втората опция за вмъкване на текстово съдържание външен файл и натискаме "next".
За вмъкване на информация от ".
rtf",
текстови или "csv" файлове, избираме "file".
За вмъкване на файлове от "еxcel" или бази данни от "access" избираме втората опция.
В случая ще използваме "rich text file", който експортирахме текстовата информация в предходния урок.
За това посочваме "file" и натискаме бутона за избиране на източник.
Намираме папката на файла, като избираме да се покажат файлове със съответния формат.
Посочваме файла.
Натискаме "open".
И след това "next".
И виждаме списък на наличните във файла колони с информация.
Това са имената на нашите контейнери за полетата с текст и цифрова информация, които ще мъкнем в документа.
Натискаме отново "next".
Докато стигнем до последния прозорец с бутон "finish".
Щракаме върху него, за да приключим задаването на настройките.
И да се върнем отново към документа.
С това първия бутон в "print merge" лентата става неактивен и се прибират останалите бутони.
По познатия ви вече начин, вмъкваме в контейнерите на необходимите места.
След което, според това дали ще отпечатаме директно или искаме да се създаде нов документ.
Избираме "perform print merge" за отпечатване.
Или "merge to new document" за създаване на нов документ с всички талони.
Новия документ можем да запазим и да принтираме в последствие.
Тук отново получаваме отделна страница за всеки отделен талон.
С разположени на посочените места имена на клиента.
И номер на съответния талон.
Показаните примери са само част от възможностите, които ни предоставя "print merge".
По желание можете да усложните задачата, като добавите в собствените документи създавате, повече на брой места за вмъкване на текстово съдържание.
Също така можете да използвате тази функция за създаване на много други еднотипни изделия, като например за автоматична номерация на билети.
За билетите можете да създадете собствен макрос, който с едно щракване да направи фон и текстови полета, а след това може да поместим и баркод.
С това завършваме модула за баркодовете, макросите и автоматичното попълване на съдържание.
Надявам се наученото да ви даде идеи за улесняване на работния процес и да ви бъде от полза в практиката.

Тест за преминаване към следващия урок

 
Освен от меню File можем да отворим прозореца Print Merge...
от Window -> Toolbars -> Print Merge -> Create/load Print Merge
от Window -> Dockers -> Print Merge
от Tools -> Create -> Load Merge field

Въпроси и отговори

  • Защо не мога да кача екселски файлове.

    Buljubei:

    Изобщо не се виждата в прозорчето , когато натисна бутона за сваляне.

    Венета Желева:

    Здравейте,

    • В първия екран на Print Merge Wizard изберете Import text from a file or an ODBC data source, натиснете Next.
    • За вмъкване на информация от xls файл за Data Source посочете ODBC Data Source и натиснете бутон Select ODBC Data Source.
    • В раздел Machine Data Source изберете Excel files. Натиснете ОК.
    • В Select workbook прозореца от Drives изберете в кой диск да се търси, след което от Directories намерете папката, щракнете два пъти върху нея. В лявата част на прозореца се показва списък с всички екселски файлове. Посочете избрания и натиснете ОК.
    • В прозореца Select Table изберете желаната таблица от файла, натиснете ОК.
    • В основния прозорец натиснете Next.
    • В следващия прозорец Add fields, ако е необходимо, добавете още текстови полета, подредете ги и натиснете Next.
    • В прозорец Add or edit records можете да редактирате отделните записи. Натиснете Next, след това Finish и продължете с вмъкването на текстовите полета по обичайния начин.
    Buljubei:

    Здравейте, благодаря за подробния отговор, но пак греда. Когато избера Екселски файлове и в раздела Machine Data Sourse и после натисна ОК излиза едно съобщение "The specified DNS contains an architecture mismatch between Driver and Application""

    Венета Желева:

    Възможно е проблемът да се дължи на несъответствие между архитектурите на ODBC драйвъра и програмата. И двете трябва да са или 64, или 32-битови. Пример: Ако MS Office приложенията на Вашия компютър са 32-битови, съответно драйвърите, позволяващи обмен на информация между различните приложения, са 32-битови. Ако версията на CorelDRAW е 64-битова, при опит за трансфер на информация между приложенията ще излезе въпросното съобщение за грешка. Повече по темата -> тук.

    64-битова версия на драйвърите може да се инсталира допълнително, но е възможно да се изисква деинсталиране на 32-битовите MS Office приложения. Другият вариант е да се инсталира 64-битова версия на MS Office приложенията.

    Анета Михайлова:

    Здравейте, бихте ли дали пример, който няма нищо общо с талони и номерация. Искам в корел да кача екселски файл, който да мога да отварям когато се налага промяна / променям екселския файл, сейвам, затварям / и в корел да е отразена тази последна редакция. Искам да мога да от файла в корел да си отворя екселския файл, да го поправя и корелския файл да се окаже с току-що направената корекция. Т.е. как се създава тази връзка между двата файла и как двата файла вървят комплект. При мен има съответствие - 64 бита.

    Венета Желева:

    Здравейте, Анета,

    Вграждане на екселски файл, който да се отваря през Corel, става от Objects > Insert new object и избор дали да се създаде нов обект или да се ползва съществуващ външен файл.

    Ако се създаде вграден в документа, се отваря Excel, където се въвежда информацията. След запазване тя се актуализира в Corel и по желание може да се запази като външен файл.

    При зареждане от външен екселски файл таблицата се зарежда еднократно, впоследствие може да се отваря и редактира през Corel, но това не се отразява на външния файл, както и промените от Excel не се актуализират автоматично в CorelDRAW, тъй като не се поддържа връзка между документите.

    Друг недостатък на този тип обекти е невъзможността директно да се форматира текстовото съдържание. За да се вземе текста от такъв вграден обект, трябва да се отвори в Excel, да се копират клетките и да се поставят в Corel с Paste Special като Picture. Това позволява разгрупиране и отделяне на текстовите обекти, за да бъдат форматирани. При следваща редакция на текста обаче всичко трябва да се изпълни отново.

    Другият вариант е информацията от екселския файл да се вгради в CorelDRAW чрез Print Merge, но в зависимост от комплексността на проекта подреждането на колоните в Excel може да отнеме повече време и таблицата няма да е много удобна за преглед. Трябва да се има предвид също, че сливането с Print Merge също не е перманентно решение – веднъж изпълнено, не създава автоматично обновяване на информацията при всяка промяна в Excel, но ако се запази файла с вмъкнатите полета (от падащия списък Field, означение с триъгълни скоби), на които е приложено форматиране с помощта на обектните стилове, в бъдеще при нанасяне на промени в Excel ще е нужно само да се зареди наново екселския файл от Print Merge и да се изпълни сливането в нов документ.

    Анета Михайлова:

    Здравейте, Много благодаря за отговора. Много ми харесва представянето на няколко възможности, между тях намерих отговор на моя въпрос.