Question 1

Как да не ми хареса този урок? :)

Accepted Answer

Естествено, спестява толкова труд. Много ми харесва! Ще го пробвам. Използвам случая да задам въпрос- при създаване на нов мейл адрес как може да се копират мейл адреси от адресната книга на колега с вече съществуващ такъв?

Question 2

Може ли да задам като база данни съществуващите данни за хора от пощата си ?

Accepted Answer

Много благодаря за отговор госпожо Иванова. Получи се след настройка на самото писмо.

Question 3

Как мога да променя  форматирането на всички адреси, които са в базата ми данни едновременно да съответстват на шрифта и размера на буквите в писмото, без да променям самата база данни ?

Accepted Answer

Достатъчно е целият документ да бъде форматиран по желан от нас начин и конкретните данни за полетата ще добият същото изобразяване. Например: 
![](upload.aula.bg/screenshotbc223f-187e652f0.jpg)

Question 4

Може ли да изпратим писмо с константно съдържание на повече получатели ?

Accepted Answer

Здравей, естествено че може. Изготвяш документа и всяка една web базирана подържа изпращане на дадено писмо до няколко получателя. Обикновено се пише името на първи получател kr_krastev@abv.bg  след което се слага запетая и името на втория получател, krasi@abv.bg и т.н. съответно се прикача документа който искате да стигне до получателите и така. Това ли имахте предвид ?

Question 5

Защо дробните числа заредени в циркулярно писмо се закръгляват до втория знак след десетичната запетая?

Accepted Answer

Опитах да повторя Вашия пример и при мен за дробни числа се получи изобразяване до около 10 цифри след десетичната запетая, независимо какъв беше форматът в Ексел. След като изобразих дробните числа като текст, нямаше проблем с изобразяването. 
Когато създам базата данни директно със създаването на циркулярното писмо всичко си е нормално. 
Надявам се да има начин и за екселския файл. Ако откриете нещо, пишете.

Question 6

Как да махна запетайките при експортиране на контакти от abv.bg?

Accepted Answer

Също с Crtl + F, отивате на Replace и на първия ред слагате , където пише Find what, а на втория replace with го оставяте празен, така казвате на ексел, намери в листа всички запетайки и ги замени с празно пространство, кликате на ок и сте готови :)

![](upload.aula.bg/screenshot5744b42-e033447b.jpg)

Question 7

Защо няма Екселски файл?

Accepted Answer

Здравей, Люба.

Имало е технически проблем, най-вероятно.

Екселския файл е под урока (снимка 1 позиция 1).Може да си го свалиш и да се упражниш.

![Снимка_1](upload.aula.bg/screenshot284d58-1b61ae26a.jpg)

Question 8

Как да изпратя еднотипен документ до множество получатели по имейл?

Accepted Answer

Може ли малко разяснения по въпроса.
Какво по-точно се опитваш да направиш?

Имаш един документ, примерно рекламна брошура, и списък с имейли. И искаш този документ да го изпратиш на всички тези мейли?

ИЛИ

Има документ, примерно писмо, в който текстът е един и същ, но някои думи (име, адрес, обръщение) се променят във всяко отделно писмо.

И искаме за всеки имейл от списъка да подготвим едно писмо и да изпратим на ivan@alabala.com писмо с обръщение "Уважаеми, Иван", на pesho@ahuihu.bg да изпратим "Уважаеми, Пешо" и т.н.?

Question 9

Как да добавям атачмент?

Accepted Answer

Всъщност, намерих това www.westernsydney.edu.au/tld/home/how_to/how-to_resources/microsoft_word/email_-_mail_merge_-_with_attachment и успях да се справя абсолютно безболезнено и лесно.

Question 10

Какви настройки да направя, за да може да не получа 500 листа за принтиране

Accepted Answer

При отпечатване може да опитате да зададете повече от 1 страница на лист:

![](upload.aula.bg/screenshot3500998-5c21b22b.jpg)

Question 11

Защо...

Accepted Answer

Извинявам се. Разбрах защо не се изписва. Просто не е били вписано в екселския файл.

Question 12

Ако към екселския файл впоследствие бъдат добавени нови клиенти това ще доведе ли до обновяване и на списъка който е във word или трябва да се импортира наново?

Accepted Answer

Не, не трябва да се импортира отново. 
На практика word  е създал динамична връзка между шаблонния файл и съответния списък с променящит се полета. Следователно до новите записи във вашия списък може да стигнете като просто навигирате (със стрелки надясно или наляво) горе  в областта Preview Results. Съответно тези нови записи може само да разпечате/да създадете нов merged файл като с бутона Finish&Merge зададете само тези записи.
Възможностите са много големи на този инструмент. На практика чрез него може да си автоматизирате всички процеси, при които ползвате типизирани документи. В същото време чрез ексел поддържате и база данни от всички даннни, които се променят в типовия документ.
Аз го ползвам от години и съм си автоматизирала всички типови документи чрез него. Има някои бъгове и ограничения които аз съм установила:
1) автоматичното изпращане по пошата става само, ако ползваш outlook поща - поне аз не знам може ли по друг начин;
2) не можеш да прикачиш файл към генерираните различни писма, освен чрез макрос;
3) има проблеми с визуализацията на някои от даннитеу които тегли от екселския файл като например датите ги задава в американски стандарт и други, но могат да се оправят с разни трикчета в ексела.

Question 13

Как да активирам иконката "Вмъкни променливи полета"?

Accepted Answer

Първо избери Получатели, тогава се активират останалите функции на рибъна.

Question 14

Възможно ли е?

Accepted Answer

Аз намерих следния вариант (дано има и по-бърз и някой сподели):
1. копирам името на получател №1 в списъка (за да го използвам като име на отделния файл;
2. finish & Merge -> Edit Individual Documents -> текущ документ => той излиза на нов, самостоятелен файл, който записвам с копираното име от т.1 в желания формат (pdf; doxc ...);
3. Повтарям това за всеки от получателите или, както казва Kocho, с макрос;

Question 15

как да ...

Accepted Answer

Браво! Изключително полезен!

Question 16

Може ли да се форматират свързаните клетки от писмата?

Accepted Answer

Здавейте,

Това е нещо като бъг в Mail merge - Word чете всички числа от Ексел само в General format. Дори и датите.

Аз го заобикалям като в изходната таблица в Ексел превръщам всички числа в текст с помощта на формулата TEXT. Примерно за числата от първата колона на вашата картинка трябва да използвате следната формула:

=TEXT(A1;" #,##0.0000 €")

Question 17

Може ли да се прикачват различни файлове към еднотипния документ за различните получатели?

Accepted Answer

Може да се направи, но трябва да изтегли информацията за фиша от таблица.

Като цяло счетоводните програми отдавна си генерират фишове, така че по-скоро не виждам практическо приложение на идеята, освен ако няма нещо, което вие искате да си направите и не знам в момента.

Question 18

Може ли да задам като база данни съществуващите данни за хора от пощата си ?

Accepted Answer

Здравейте, Албена, 
за да използвате данни от Вашата поща в yahoo.com като база данни в Word, трябва първо да експортирате контактите от Yahoo Mail във формат, който може да бъде въведен в Word, като например CSV файл. След като имате файла, можете да използвате функцията Mail Merge в Word за да създадете персонализирани документи.

Ето стъпките детайлно:

1. Влезте се във Вашия Yahoo Mail акаунт и отворете контактите (Contacts) които искате да използвате.
2. Изберете опцията за износ (Export) на контактите и запишете файла в CSV формат на Вашето устройство.
3. Отворете Microsoft Word и отидете на раздела Mailings.
4. Изберете Start Mail Merge и след това Step by Step Mail Merge Wizard за воден процес.
5. Следвайте инструкциите на Mail Merge Wizard, като изберете типа на документа, който искате да създадете.
6. Когато стигнете до стъпката за избор на получатели, изберете Use an existing list и навигирайте до CSV файла, който сте експортирали от Yahoo Mail.
7. След като заредите списъка, можете да персонализирате Вашите документи, като поставите подходящите полета за сливане (merge fields) на желаните места в документа.
8. След като сте готови с настройките, завършете сливането и прегледайте документите.
9. След прегледа може да принтирате документите или да ги изпратите по електронна поща директно през Word, ако имате настроен профил за електронна поща.

Question 19

Лично споделяне .....

Accepted Answer

Привет, Екатерина! Благодарим Ви за откровената обратна връзка и се радваме, че въпреки богатия Ви опит, в Аула получавате знания, които правят работата Ви по-лесна. Успех!

Question 20

Как да настроя форматирането в word?

Accepted Answer

Здравейте, Екатерина, можете да промените начина, по който се визуализира текстът от Вашата база данни, като добавите специален код, наречен switch, директно в настройките на полето в Word. Това позволява на софтуера автоматично да преобразува малките букви в главни, без да се налага да правите промени в оригиналния Excel файл.

### Инструкции за форматиране на имената с главни букви

За да постигнете желания резултат, моля, следвайте тези стъпки:

1. Уверете се, че вече сте заредили Вашата база данни чрез **Select Recipients** в таб **Mailings**.
2. Вмъкнете съответното поле, където желаете да се появи името, чрез бутона **Insert Merge Field**.
3. Кликнете с десен бутон върху вмъкнатото поле (например **«First_Name»**) и изберете опцията **Toggle Field Codes**.
4. Ще видите съдържанието на полето, заградено във фигурни скоби, което изглежда по подобен начин: `{ MERGEFIELD First_Name }`.
5. Поставете курсора веднага след името на полето (преди затварящата скоба) и изпишете следния код: `\* Upper`.

* Резултатът трябва да изглежда така: `{ MERGEFIELD First_Name \* Upper }`.

6. Кликнете отново с десен бутон върху кода и изберете **Update Field**.
7. За да видите крайния резултат, натиснете бутона **Preview Results** в таб **Mailings**. Сега всички имена ще се изписват само с главни букви.

Question 21

Изпращане на еднотипен документ до множество получатели

Пълен достъп до курса: Не

Дискусия към урока