Изпращане на доклади за състоянието на задачи

Най-важното от урока

Outlook изпраща автоматичен доклад, когато задачата е 100% завършена и уведомява възложителя. Може и ръчно да изпратиш доклад по всяко време – за възложени на теб, делегирани от теб или дори нови задачи. Докладът е имейл, който се редактира свободно и може да има допълнителни получатели. Запомни: статус докладите остават в пощата, а обновленията променят самата задача.

Практика: ръчно и автоматично изпращане

1. Отвори задача, зададена за теб, и попълни изработени часове в Details, задай процент на завършеност.
2. Натисни Send Status Report, добави нужните получатели (можеш да копираш и себе си), редактирай текста и изпрати.
3. За автоматичен доклад: задай 100% и избери Save & Close – Outlook изпраща доклада автоматично до възложителя.
4. Обнови пощата с Send/Receive и провери Inbox за получените доклади и Sent Items за изпратените.
5. При задачи, делегирани от теб, след Send/Receive ще видиш имейл „Task Completed“, а задачата в списъка ще е задраскана. Отвори я, за да приложиш последните промени; тя отпада от To-Do, но остава в Tasks като завършена.

Ключови бутони и функции

• Send Status Report – създава имейл с текущото състояние на задачата, процент и извършена работа.
• Save & Close – запазва задачата; при 100% изпраща автоматичен доклад.
• Send/Receive – синхронизира пощата; бърз клавиш F9.
• Details – поле/раздел за въвеждане на отработени часове и друга информация.
• Percent Complete – задава процента на завършеност на задачата.