Out of office. Автоматичен отговор

Най-важното от урока

Автоматичните отговори информират подателите, че не сте на разположение. В Exchange се използва вградената функция с възможност за период; без Exchange се настройва шаблон и правило. За да избегнете „маймуница“ на български, пишете съобщението в Plain Text и го запазете като шаблон. Проверете правилния Data File и рестартирайте Outlook след включване на правилото.

Настройка стъпка по стъпка (Exchange)

1. File > Info > Automatic Replies (Out of Office).
2. Изберете Send automatic replies.
3. По желание отметнете Only send during this time range и задайте начален/краен час и дата.
4. Въведете текста на отговора и потвърдете с OK.

Настройка стъпка по стъпка (без Exchange – POP/IMAP)

1. File > Account Settings > Data Files: маркирайте правилния акаунт и Set as Default.
2. New Email: напишете текста; от Format Text изберете Plain Text.
3. File > Save As: запазете като Outlook Template (*.oft) с име (напр. Out of Office).
4. File > Manage Rules & Alerts > New Rule: Start from a blank rule > Apply rule on messages I receive.
5. Next без условия > Yes на предупреждението.
6. Действие: Reply using a specific template > a specific template > User Templates in File System > изберете вашия шаблон.
7. Next без изключения > Next; задайте име (напр. Out of Office); включете правилото > Finish > Apply > OK.
8. Рестартирайте Outlook и тествайте с имейл от друг акаунт.

Най-важни команди и опции

• Automatic Replies (Out of Office) – Включва автоматични отговори за Exchange с период.
• Send automatic replies – Активира изпращането на автоматични отговори.
• Account Settings > Data Files > Set as Default – Задава активния data file за правилата.
• Save As > Outlook Template (*.oft) – Съхранява писмото като шаблон за отговор.
• Manage Rules & Alerts > Reply using a specific template – Правило, което изпраща избран шаблон на всички входящи.