Създаване на отчет от самото начало

Най-важното, което трябва да запомниш

Един професионален отчет в Access се изгражда чрез ясно разделяне на данните за „рамката“ и данните за „тялото“ на отчета. Рамката показва общата информация за поръчката и клиента, а тялото съдържа детайлите по продуктите. Ключът е правилната връзка между главния отчет и подотчета, за да се получи коректен печат – една поръчка на една страница с точна обща сума.

Стъпка по стъпка: изграждане на отчета за поръчки

1. Създай заявка за рамката на отчета чрез Create Query Design с таблиците за поръчки, клиенти и градове и запази заявката като Orders Report.
2. Използвай готовата заявка Sales By Products за детайлите на поръчката.
3. Създай празен отчет с Report Design и задай Orders Report като Record Source.
4. Добави нужните полета (номер и дата на поръчка, клиент, адрес, Булстат, лице за контакт) и подреди контролите.
5. Премахни излишни служебни полета и оптимизирай подредбата.
6. Добави подотчет със заявката Sales By Products и го свържи по Order ID.
7. Почисти подотчета от ненужни колони и нагласи ширините.
8. В Report Footer добави изчисляемо поле за обща сума със Sum().
9. Настрой отчета така, че всяка поръчка да излиза на отделна страница, добави заглавие, етикети и по желание лого.
10. Прегледай резултата в Print Preview.

Основни инструменти и команди

• Create Query Design – създаване на заявки за извличане на данни.
• Report Design – ръчно изграждане и пълен контрол върху отчета.
• Subreport – показва детайлни данни, свързани с главния отчет.
• Sum() – изчислява общата сума на детайлите в отчета.
• Print Preview – проверка на крайния вид за печат.