Планиране на базата данни

Най-важното от урока

Добрата база данни започва с правилно планиране, а не с бързо въвеждане на данни. В Access таблиците не са „сложни отчети“, а прости списъци (регистри), които описват един тип обекти. Ключовият принцип е „разделяй и владей“ – голяма и неудобна Excel таблица се разделя на логически свързани таблици. Правилното планиране предотвратява пълния провал и спестява огромно количество бъдещи проблеми.

Как логически да планираш структурата на базата

В урока се разглежда реален пример с управление на поръчки и се показва как да се премине от една Excel таблица към структура, подходяща за Access:

1. Анализирай съществуващата Excel таблица и прецени защо не е подходяща като Access таблица.
2. Определи основните обекти (регистри), които трябва да съществуват като отделни таблици.
3. Създай таблица Продукти – само данни, присъщи на продуктите.
4. Добави таблица Категории продукти, ако имаш разнообразие и нужда от групиране.
5. Създай таблица Клиенти – адреси, лице за контакт, Булстат, телефон.
6. Прецени дали има смисъл от таблица Градове или Региони според нуждите от анализ.
7. Създай таблица Поръчки – номер, дата и клиент (рамката на документа).
8. Създай таблица Детайли по поръчките – продукт и количество (тялото на документа).
9. Свържи таблиците, за да избегнеш повтаряне на данни и да оставиш Access да управлява връзките.

Тези таблици изграждат скелета на базата данни, който след това се попълва и разширява.