Сортиране и групиране в отчетите

Най-важното от урока

Сортирането и групирането превръщат обикновения отчет в ясен и професионален анализ. Когато данните са групирани правилно, Access може да показва обобщения по смислен начин – например продажби по категории вместо по отделни продукти. Ключът е в правилния източник на данни и в настройките на Group and Sort. Това позволява бързо да откривате най-важното в големи масиви от информация.

Как да направиш отчет с групиране и сортиране

За да повториш показаното в урока, следвай тези стъпки:

1. Копирай съществуващ отчет (например Total Sales by Products) и го отвори в Design View.
2. Отвори Properties на отчета и в секция Data редактирай Record Source, като добавиш поле за категории в заявката.
3. Запази заявката и използвай Add Existing Fields, за да добавиш полето Category в отчета.
4. От лентата избери Group and Sort и добави групиране по Category.
5. Чрез опцията More настрой заглавие на групата, общи суми и секции (Header/Footer).
6. Добави сортиране вътре в групата, например продуктите по продажби в низходящ ред.
7. Прегледай резултата и при нужда форматирай полетата за по-добър визуален ефект.

Използвани инструменти и команди

• Design View – режим за конструиране и промяна на структурата на отчета.
• Properties – достъп до настройките на отчета, включително източника на данни.
• Record Source – определя заявката или таблицата, от която идват данните.
• Group and Sort – добавя групиране и сортиране с разширени опции.
• Expression Builder – позволява групиране и сортиране по потребителски изрази.