Намиране и заместване на данни. Особености на Find/Replace при Excel.

Безплатни 20 урока
регистрирай се и научи

Ако сте вече потребител - Регистриран съм
Видео

Опции при намиране и заместване

  • Match case - търси по съвпадение на малки/главни букви
  • Match entire cell contents - търси по съвпадение на целия текст със съдържанието на клетката
  • Within Sheet - търси вътре в текущия лист
  • Within Workbook - търси във всички листа от текущия файл

Тест за преминаване към следващия урок

 
Как можем да намерим даден текст, който съвпада изцяло със съдържанието на клетката?
Активираме отметката "Match case"
Активираме отметката "Match entire cell contents"
 
Как можем да намерим даден текст във всички листа от файла?
Избираме "within sheet"
Избираме "within workbook"

Въпроси и отговори

  • Как да вмъквам автоматично кавички в дадена колона с много данни ?

    Чaвдар Павлов:

    Kак да вмъквам и премахвам автоматично кавички,точки,запетаи или тирета в дадена колона с много данни-например имена на улици или други,при които трябва да има такива знаци?!

    Краси Кръстев:

    Здравей, с Find and Replace мисля че може да се реши този казус. Ето една подобна тема тук :

    Find and Replace

    Слагам я тук защото има кратко обяснение за това как се ползва Find and Replace.

    Надявам се да съм бил полезен с отговора.

    Чaвдар Павлов:

    Благодаря за отговора,но не ми върши работа! Ето отново казуса, Ако в една колона имам изписани да речем 50 РАЗЛИЧНИ имена на улици без да съм прибавял при писането кавички, как след това мога да вмъкна кавички ЕДНОВРЕМЕННО за ВСИЧКИ?

    Краси Кръстев:

    Съжалявам явно не съм прочел думата "вмъкна" ... а само премахна.Моя грешка :)

    Ами ето два варианта ;

    Първия вариант е като директно направите формат на клетките в които са улиците.

    Вариант 1

    Снимка_1

    На снимка 1 позиция 1 съм селектирал всички клетки, след което кликам на стрелкичката при number ( снимка 1 позиция 2) след което ми се отваря прозорец Format Cells ( снимка 1 позиция 3 ) след което отивам на раздел Number, там в Category, избирам Custom и в Type изписвам следното "@" , кликам на ОК за да запаметя промените и резултата е на снимка 2.

    Снимка_2

    Вариант 2

    Тук се прави една допълнителна колона в която добавянето на кавички на база формула става автоматично.На снимка 3 е показана формулата

    Снимка_3

    =CONCATENATE(LEFT(A1;3);" """;MID(A1;4;1000);" """)

    Най - краткото обяснение на формуалата е :

    *= ОБЕДИНИ МИ ( CONCATENATE ) става дума да се обедини текст.

    *LEFT (A1;3 ) - вземи първите три символа от клетката А1, като бройш символите от ляво надясно.

    • ; след което

    • " " " ( директно съм изписал кавички )

    • ; след което

    • вземи всички символи от клетка А1, като започнеш от 4 - тия и стигнеш до 1000.

    *; след кеото

    • " " " ( директно съм изписал кавички )

    Така имайки формулата в една клетка, с drag and drop я разтегляме надолу и вече имаме кавички за всички улици, взимаме колоната с кавичките и я копираме на мястото на колоната без кавички.След което допълнително създадената колона може да се изтрие.

    *Ако искаш този метод да стане още по автоматизиран ( т.е. да не се налага най - вече да смяташ в друга колона, след това да копираш след това да триеш, може да направиш един Макрос който да прави всичко това.

    Чaвдар Павлов:

    Благодаря за отговора ,но вариант 2 ми се струва сложен и изискващ повече време, а пък с вариант 1 не се получава при мен не знам защо.В този смисъл има ли възможност за създаване на бърз Макрос(специално за вмъкване на кавички в много колони с различни данни във всяка клетка)? Моля да ми покажете,тъй-като ми трябва често, а пък още не съм стигнал до урока за създаване на Макроси.

    Дарина Иванова:

    Би могло в съседна колона да се преобразуват всички написани текстове с формула: =IF(LEFT(F2;1)<>"""";IF(RIGHT(F2;1)<>"""";CONCATENATE("""";F2;"""");CONCATENATE("""";F2));IF(RIGHT(F2;1)<>"""";CONCATENATE(F2;"""");F2)) Вижда се, че се преобразуват всички варианти, но ако има написано "ул." в началото няма да помогне.

    Чaвдар Павлов:

    Благодаря Дарина, но ти самата си направила уточнението за ул. В моите таблици винаги е изписано ул. еди-коя си. В този смисъл тези формули не ми помагат!:)))

    Димитринка Вълкова:

    Чавдаре, поставяте проблем, който често се среща в практиката. Данните са въведени, а след това трябва да се представят по определен шаблон. Едно решение, което обикновено помага в 80%, е като се контролира въвеждането на данните, т.е. още при въвеждането автоматично се поставят , например кавички за улиците. Отговарям напълно теоретично, не зная откъде идват тези данни. А другият вариант е да се напише процедура, която да добавя или премахва тези кавички. В този случай ще си спестите съставянето на сложни екселски формули. Тази процедура може да се дефинира като потребителска функция, UDF, която да използвате в Excel.

    Дарина Иванова:

    Тъй като искате да обработвате различни символи в написаните имена на улици, това се доближава до коригираща програма за правопис (например Cyrilla Correct), която може да се стартира в таблицата или колоната. Обработката на отделни препинателни знаци трябва да се направи (колкото и трудоемко да е) на ръка или както е написала г-жа Вълкова чрез функция.

    Чaвдар Павлов:

    Благодаря г-жо Вълкова,но как да дефинирам потребителска функция UDF?

    Димитринка Вълкова:

    Чавдаре, за да се намери Вашето решение, е добре да покажете пример. Само с описание на проблема ми е трудно да отговоря с конкретно решение. Вариантите на Краси са много полезни. Но тъй като за Вас те не са подходящи, ще помисля за нещо друго, но трябва да видя примерни данни. Може да покажете изображение или още по-добре да ми изпратите примерен файл на лично съобщение. За UDF, ако се положи ще помагам :-)

    Чaвдар Павлов:

    http://aula.bg/u/MzIxNzI0OTA2NA Eто казуса! Как да вмъкна автоматично и едновременно кавички на обектите и улиците,които нямат такива?

    Димитринка Вълкова:

    Чавдаре, за съжаление не виждам "казуса" Опитай да публикуваш линка на изображението в отделно съобщение

    Дарина Иванова:

    Като се маркира линка и се постави в друг прозорец на браузъра се отваря снимката.

    Дарина Иванова:

    Но данните са твърде разнородни и според мен нещата остават за ръчна обработка, освен ако не се създаде връзка с база данни с всички адреси.

    Димитринка Вълкова:

    Дарина, благодаря, успях да видя изображението!

    Димитринка Вълкова:

    Чавдаре, като допълнение към отговора на Дарина, може да се опитате да контролирате въвеждането на данните. Няма как, понякога се налага някои действия да се правят ръчно, защото съставянето на сложни формули или написването на процедура ще отнемат повече време и усилията, още повече, ако е единичен случай. Но въпреки това, в Excel има много други изключително полезни функционални възможности!

    Daniela:

    Здравей Чавдаре, Предлагам ти следния вариант. Като маркираш колоната с улиците Чрез Find and Replace да намериш ненужните ти неща /ул. бул. и т.н./ и на Replace не слагаш нищо и така ги изтриваш. Трябва да маркираш също Match case, за да изтрие само това, което искаш. След това въвеждаш в някоя отделна клетка /да я кръстим напр.В5 / кавички " После формула равно B5 & клетката с улиците & B5 Надявам се да съм ти помогнала.

    Валентин Крумов:

    Здравейте! Искам, да разширя малко въпроса на г-н Чавдар Павлов, относно поставяне и премахване на кавички и/или други знаци в клетки от колона с много данни. За мен, една от най-досадните задачи, винаги е била обработката на данните в колона, наречена „Адрес“, по простата причина, че зад тази кратка думичка се крият твърде много разнородни данни, а именно: област; пощенски код; град или село; наименование на населеното място; улица или булевард; наименование на улицата; жилищен комплекс (не винаги); №, блок, вход, етаж, апартамент (също не винаги) и т.н. Нещо повече - хората считат, че всичката тази информация трябва непременно да се съдържа в една колона, просто, защото всичките тези данни са елементи на един адрес. Да, но при това положение, EXCEL престава да бъде „Ваш приятел“ и от там нататък, обработката на данните става Ваш проблем - с цената на много ръчен труд, и/или сложни формули, при което и в двата случая може някъде да се допусне грешка. От опит съм достигнал до извода, че е желателно, такава колона да ОБОБЩАВА данните от няколко други помощни колони (тези колони може да се скрият и не е задължително да се извеждат за печат). Целта е всяка от помощните колони, да съдържа само един тип информация (това е принцип за EXCEL!), от изброените по-горе съставки на един адрес. Наистина, това означава, че в изходния вид на таблицата си ще имате 2-3, а може и 5-10 допълнителни колони, но затова пък, има няколко много големи плюса: 1. Данните са систематизирани и нагледно изложени, което помага да видите празните клетки и да си зададете въпроса „може ли да остане така?“ – например, не във всеки адрес има ж.к. или блок, но на практика, пощенски код имат всички населени места; 2. С формулата, която препоръчва Даниела Драголова, може в обобщителната колона (Адрес), да зададете какъвто пожелаете ред за изписване на информацията, при това, обобщените данни за адреса, няма да пострадат от липсата на някой конкретен детайл (например – не разполагате с пощенския код); 3. С помощта на още колони и/или малки изменения във синтаксиса на формулата, можете да добавите кавички, точки, запетайки и/или каквото още Ви хрумне. (Текст и/или знаци, които важат за всички клетки на сумарната колона, можете да вмъкнете на съответното място във формулата, като го оградите с кавички /в това число, се допуска да има и интервали/, например; …&” П.код ”&…) 4. Най-важното – при това положение, можете да подложите адресните данни в помощните колони, на каквото пожелаете филтриране и анализ, в което всъщност е силата на EXCEL и ползата от него – иначе, просто използвате компютъра като пишеща машинка; 5. Още един много важен момент – Вие можете да използвате данните от помощните колони и на други места, при решаване на задачата, която стои пред Вас – да речем, че в един момент Ви потрябват само наименованията на населените места. Е, ако имате таблица, която някой друг е попълвал и е написал всички компоненти на адресите в една колона, най-вероятно ще се наложи, да се потрудите и чрез Find and Replace (в т.ч. Match case) да изчистите излишното и да систематизирате информацията в отделни колони, според задачата, която стои пред Вас, но това вече го знаем, нали? Поздрави!