Какво са Pivot таблиците и какви са техните особености

Безплатни 20 урока
регистрирай се и научи

Ако сте вече потребител - Регистриран съм
Видео

Трудни ли са пивот таблиците?

Пивот таблиците са може би най-мощният инструмент на Excel. Същевременно са нещо, което си е изградило славата на много трудно, което едва ли не само топ експертите ползват.

Добрата новина е, че тези страхове са абсолютно неоснователни.

Пивот таблиците са не само мощни, но и много лесни за ползване ... стига разбира се някой да ти покаже как се работи с тях.

Какво са Pivot таблиците?

Това е един инструмент, който ни дава  възможност да направим бързи анализи и да обобщим огромно количество сурови данни в един полезен и смислен отчет.

Защо да използваме пивот таблиците функциите и формулте в Excel?

Първо, това е най-мощният инструмент за анализи.

Второ, данните са разделени от отчетите.

Трето, отчетите и анализите са максимално гъвкави.

С няколко кликвания на мишката можем да разместваме и преструктурираме анализите, за да показват резултатите по различен начин, в зависимост от променящите ни се нужди.

Вместо да са трудност, тези таблици реално са много по-лесни, отколкото функциите в Excel, стига да знаете как се работи с тях.

Подходящи данни за pivot таблица

Важно е да се отбележи, че не всички данни "стават" за pivot таблица.

В тази таблица имаме редове със записи и в колоните имаме различни характериститки за тези записи.

данни за пивот таблица

Например, за конкретните прожажби следим датата, процента и комисионната, като имаме отделни редове за всеки един ден от продажбите.

В тази таблица може да допълваме данни и да я разширяваме и актуализираме напрактика до безкрайност.

За всеки един нов ден с продажби добавяме един ред.

Това са данни, които нямат анализ в тях.

Тоест, тук нямаме суми или справки. В тази таблица, без да добавим филтри или сортиране, много трудно можем да извлечем информация кой колко продава, как се справя спрямо другите и т.н.

С две думи, от тук не се вижда кой се спрява добре с продабжбите и кой не. Това са просто данни в суров вид.

Кои данни не са подходящи за пивот таблици

Данни, за които нямаме записи по ред или вече имаме частичен анализ и сме си направили обобщения като сумите на последния ред, не са добър формат за пивот таблица.

Ето една таблица, която е много полезна, но ако искаме да направим пивот таблица от нея и да правим анализ ще ни е доста по-сложно.

неподходящи за пивот таблица

За да ползваме тези данни, те трябва да се реорганизират по различен начин и той би бил подобен на горната таблица.

В тази таблица на едно място са и данните, които вкарваме и анализа, който правим.

При пивот таблиците входните дани са в отделна таблица от самата пивот таблица, която се ползва за анализ.

Свързване с външна база данни

Нещо, което не можем да пропуснем е връзката с външна база данни. Тази тема може и да е за по-напреднали, но е нещо, което е много интересно и изключително полезно и мощно.

Имаме Excel и имаме и външна база данни. Тази база данни може както и да е MySQL, MS Access, PostgreSQL, Oracle, така и съвсем обикновен текстов файл с данни, генериран от специализиран софтуер.

 

 

pivot от база данни

Всъщност, наистина има много често някаква програма, с която работим и тя има опция за експорт или записване на данните като текстов файл, най-често CSV формат. Можем да вкараме този файл в Excel и да го анализираме чрез пивот.

Пример за пивот таблица: бърза справка по методи на плащане спрямо региони 

Данните са извадени от стотици редове сурови данни с няколко клика.

 

Пример: С няколко клика променяме таблицата от същите данни и тя става справка по номер на продукта (колона 1)

Пример: Пивот диаграма от същите данни

 

 

Надявам се да съм ви "запалил" малко по пивот таблиците с тази интродукция.

В следващите видео уроци от Аула ще видим интересни примери как да ги използваме на практика.

 

Въпроси и отговори

  • Защо втората таблица в урока не е подходяща за направа на Pivot таблица?

    Николай Вецов:

    В урока показахте една таблица ,която е подходяща и друга ,която не е добра за Pivot таблица не успях да разбера защо втората таблица не е подходяща ?

    Иван Цукев:

    Това е уводен урок и след като поработим малко с pivot таблиците ще стане ясно в края на модула.

    Като цяло за pivot таблици са ни необходими данни които са еднотипни и имат по един запис на ред.

    Например таблицата, за да става за пивот може да се прегрупира на:

    Доставчик | Месец | Сума | Чез | Януари | 76,45 Чез | Февруари | 56,98 ... и т.н. за ЧЕЗ ВиК | Януари | 14,65 и т.н.

    защо се групират точно така ще стане по-ясно в следващите уроци.

    Диляна Арнаудова:

    До колкото разбирам зависимостта между данните трябва да е линейна, тоест един вид запис да го има само веднъж в реда. В таблицата за разходите имаме запис на данни които зависят от доставчика и месеца и затова не могат да се направят на pivot таблица.

    Зоя Желязкова :

    Втората таблица не става за pivot таблица защото в нея има анализ - сбор на колони и редове.Информацията за pivot таблиците трябва да е в суров вид, т.е. да няма анализи.

    Зоя Желязкова :

    Освен това, нужно е да има критерий, по който ще създаваме pivot таблица, т.е. ще въведеме ред и на него ще групираме информация.