Автоматични филтри в Excel

Безплатни 20 урока
регистрирай се и научи

Ако сте вече потребител - Регистриран съм
Видео

Тест за преминаване към следващия урок

 
Какво правят автоматичните филтри в Excel?
Изваждат ни на екрана справка по зададени от нас критерии
Изтриват данните, които не ни трябват
Правят копие на данните по зададени от нас критерии
 
Как е препоръчително да подредим данните си, за да използваме автоматичните филтри?
Всеки запис е на отделен ред, като няма помежду им празни редове
На отделни блокове от данни
Всеки запис е в отделна колона

Въпроси и отговори

  • Как да направя филтър на таблица в Excel?

    Emiliq:
     Здравейте!
    


    В една таблица имам данни с имена,суми и още неща.Информацията ми е от близо две години и продължавам да нанасям в нея.Искам обаче да използвам автоматичния филтър само на последния месец например, без да поставям съдържанието в традиционната таблица със зададен периметър.Може ли да се получи това и как трябва да се направи.Работя с Excel 2007

    Иван Цукев:

    Може разбира се. Не е необходимо да правим обект таблица, за да използваме филтри.

    Преди години реално само така се работеше. Виж изображението.

    Лоти:

    Как разпечатваме филтрираната част от таблицата?

    Ели Попова:

    Ще се разпечати само филтрираната част от таблицата.

    Альоша Исаев:

    Здравейте. В допълнение към Ели преди отпечатване се посочва селектираната част. 

    Boris:

    да

    Dianaiva:

    Разпечатва се само филтрираната част от таблицата, селектиране се прави ако искате допълнително да зададете определен диапазон от нея. Поне при версия 2013 е така:). За по-сигурно винаги си пускам преглед преди печат.

    Ваня Стефанова Ерменкова:

    По този начин не ми се изчиства сортирането.

    Кликваш стрелкичката на колоната "Име"

    1. Sort By Color/Custom Sort...
    2. Избираш сортирането и кликваш на Delete Level и Ok и сортирането се изчиства

    Защо?

    Димитринка Вълкова:

    В Excel 2013 има един изключително полезен инструмент, когато се налага да се показват или отпечатват таблици, за които е приложен по-специално сортиране или филтриране. Това е инструментът Custom View, който се намира в групата View --> Workbook Views --> Custom View. С него можете да съхранявате различни "изгледи" на таблицата. Например, задали сте сортиране Sort by Color. Този вид на таблицата се съхранява с Custom View и име. След това премахвате това сортиране. ПО-късно, когато отново се наложи да сортирате по този критерий, достатъчно е само да изберете името от Custom View. Това е изключително полезно, по този начин не се налага непрекъснато да се задават и премахват различни критерии за сортиране или филтриране.

    Никола Петров:

    Custom View има от 2007 насам. Лек ден и успехи!

    Димитринка Вълкова:

    Благодаря за уточнението!

    Никола Петров:

    Това е инструмента Custom Views и прозореца, който се отваря при изборът - г-жа Вълкова е написала какво се прави нататък. След добавяне на името имаме този прозорец Лек ден и успехи!

  • Как можем да махнем сортирането?

    Исмаил Исмаил:

    Как можем да изчистим сортирането, за филтрите има такъв бутон Clear Filter From..., а за сортиране?

    Исмаил Исмаил:

    Добре разбрах го как става. Открих го. Става от HOME/Editing/Sort & Filter/Clear

    Здравка Величкова:

    За изчистване на сортирането - ще попитам отново. След избор на поредицата HOME/Editing/Sort & Filter/Clear  опцията Clear не е  "засветната" и не се изпълнява. Сортирала съм по Име. В клетка от тази колона съм.  Имам версия 2010.  Е, тъй като имаме колона ДАТА, сортирах там от най-стара към най-нова с Custom Sort и таблицата се възстанови.Но това е, според мен, палиативно решение.  Ако няма такава колона? Идеи?  Благодаря!!

    Альоша Исаев:

    Ако няма други идеи бих предложил резервен файл.

    Исмаил Исмаил:
    За изчистване на сортирането може да се използва и това:
    1. Кликваш стрелкичката на колоната "Име"
    2. Sort By Color/Custom Sort...
    3. Избираш сортирането и кликваш на Delete Level и Ok и сортирането се изчиства.

    Boris:

    това е много добре че си го разбрал сам.

    Everflow:

    Краси го е казал правилно в отговора си към първия въпрос. При филтрирана таблица и после зададено сортиране няма как де върнеш данните в първоначалното им състояние ;)
    Аз лично съм патил с такива експерименти навремето и се убедих, че винаги е най-добре да си направиш копие на оригиналната база данни и след това да се мориш с различните анализи и справки.

  • Възможно ли е връщане на първоначалното състояние на таблица след използване на сортиране?

    Даниел Димитров:

    След като сортирах продажбите от най-голяма към най-малка не мога да върна първоначалния им вид ( разбъркани) дори след изчистването на сортирането,стойностите продължават да си бъдат подредени от голяма към малка.

    Краси Кръстев:

    Здравей, първото за което се сетих е нещо което ползвах преди да знам за съществуването на pivot таблиците е ПРЕДИ да сортираш по която и да е колона ( с филтър или бързо сортиране ) е да си създадеш една допълнителна колона ( която може вианги да скриеш ) с числа от 1 до n така че след като си направил сортиране по колона да речем по азбучен ред си подредил имена ( снимка 1 ), след което връщането към първоначалната подредба ще стане като филтрираш цифрите да така че да са пак от 1 до n това ще ти гарантира първоначалната подредба на базата данни ( снимка 2 ) - този метод макар и малко "по - ръчен" е вариант за връщане в изходна позиция.Другия вариант е копиране на sheet - a  така ще си пазиш оригиналанта подредба в отделен sheet, друг вариант е да копираш файла.

    В случая ако не си направил такава колона предварително ( или не си направил нов sheet или копие на файла ) най - вероятно не ти помагам много с отговора, НО реално веднъж сортирайки и след това save - нат файла ( т.е. не може да дадеш undo ) връщане към оригиналанта подредба поне аз лично не знам да има и затова преди вонаги подхождах с допълнителна колона....ако някой се сеща за решение на проблема да го сподели тук.
    Моя съвет занапред е ако имаш голяма база данни и искаш да правиш анализ на нея - нека базата данни да си стой в отделен sheet така както е нанесена или подадена от колега след което ползвай или таблици, където да анализираш, филтрираш и т.н. като source - a ще ти е базата данни ИЛИ най - добрия вариант е да работиш с Pivot таблици - които са доста по - гъвкави откъм промени на вида на анализа и дават възможност за добро представяне на информацията.
    Boris:

    разбира се

  • Как да сортирам по две колони едновременно в зададен интервал?

    Евгени Цавков:

    Бих искал да попитам за следната моя задача. В представената таблица са дадени различни растения с тяхното родово име (Genus) и видове епитет (Species), подредени по надморски височини - от - до в метри. Как бих могъл да изборя броя на видовете съответно е интервалите: [0-600 m]; (600-1000 m]; (1000-1500 m] и т.н.

    Евгени Цавков:

    не успях да прикача изображението на таблицата, извинявам се!

    Краси Кръстев:

    Здравей,


    Според мен може да решиш този казус с изпозлването на формулата COUNTIFS



    Предполагам само че идеята е ако имаш вид който е от 0 до 1500 да го броиш 

    един път в диапазона 0-600, още един път в 600-1000, както И още веднъж в 

    диапазона 1000 - 1500 нали  ? Ако е мислено на този принцип значи всичко е ОК в последващите обяснения по долу.



    В курса най - вероятно вече си се запознал с формулата countifs..... затова 

    накратко - count има за цел най - простичко казано да преброй обекти, когато 

    има IF накрая следва да преброй обекти, като броенето е зависимо от даден 

    критерии, ако има S т.е.

    COUNTIFS става малко по - интересно брой обектите, НО критериите по - който 

    ги брой са N на брой.



    Сега към конкретния пример :



    Имам базата от данни в която имам от до надморската височина - снимка 1, за 

    дадените диапазони, следва да извадя бройката.



    Диапазон 0 - 600. Тук ограничението ми е в ОТ да нямам стойност по - голяма 

    от 600, защото реално ако имам ОТ 601 следва ДО да е определено повече от 

    600 затова за колната ДО няма да задавам ограничение ( освен това ако е от 0-

    1000 следва да се я бройм и в двата диапазона 0-600 и 600-1000 :) ) , ще задам 

    ограничение за колоната ОТ да брой обектите само ако те са по - малки от 600 - 

    (снимка 2 позиция 1 )



    Диапазона от 600-1000 е малко по - особен при него имаме малко повече 

    критерии... искам колоната ОТ задължилно да е по - малка от 1000 ( защо по - 

    малка от 1000, а пък от колоната ДО трябва да зададем ограниени даброй 

    обектите който са по - големи от 600 - ( снимка 3 позиция 1 и 2) тук пак с 

    уговорката че 

    Диапазона 1000 - 1500 на същия принцип като 600 - 1000 - ( снимка 4 позиция 1 и 2 ) 




    Най - добре какво точно се получава като сметки може да се види с примера от 

    снимка 5 - в който и трите вида принадлежат на интервала 0-600, вид 2 и 3 

    принадлежат на интервала 600-1000 и само последния вид 3 принадлежи на 

    интервала 1000-1500.



    Ако има някакви проблеми или пък не точно това търсите като ефект пишете 

    пак ще доразясним тук във форума.




    Надявам се да съм бил полезен с отговора и съответно да сте хванал логиката.
  • Как и в кои случаи се използва Advanced Filter?

    Everflow:

    Бих искал да ми покажате някакъв пример за прилагането на тази опция :)

    Димитринка Вълкова:

    Advanced Filter се използва, когато за едно поле (колона) се задават повече от 2 условия (критерия) за филтриране

    Димитринка Вълкова:

    Например, имам таблица, в която искам да покажа данните за колона Дата, но само тези с дата 10.04.2011, 15.04.2011 и след 25.04.2011. Вижда се, че критериите са 3 и обикновения Filter няма да свърши работа, затова се използва Advanced Filter. В диалоговия прозорец трябва да се попълнят 2 полета, които са отбелязани съответно на картинката: 1. Criteria range (диапазона А6:В9, оцветен в зелено) 2. List Range, т.е. това е таблицата с данните за филтриране

    Димитринка Вълкова:

    На втората картинка показвам резултата след използването на Advanced Filter. Надявам се, че успях да отговоря на въпроса, но ако има нещо неясно, пиши.

    Everflow:

    Благодаря! Бях останал с впечатлението, че прилагането на Advanced ще ми вкара примерно допълнителни човки горе в избраните колони (както обикновения филтър се появява в антетката на таблицата ;)), а виждам, че в същност става дума за обикновено сортиране по определени критерии. Т.е. в случая говорим за по-широко използване на термина филтриране на данните :)

    Димитринка Вълкова:

    Имате пред вид филтриране с повече критерии, а не сортиране, нали :-)

    Everflow:

    :) Имах предвид точно сортиране - същите резултати мога да получа с Custom Sort, прилагайки няколко Level-а ;)

    Димитринка Вълкова:

    Има разлика между сортиране (Sort) и филтриране (Filter). При сортиране всички данни се подреждат според зададените критерии (Levels). Докато при филтриране се показват само тези данни, които отговарят на зададените критерии.

    Everflow:

    Така е. Несъмнено става дума за различни параметри, по които обработваме данните.

    Ваня Стефанова Ерменкова:

    Къде се намира Advanced Filter ?

    Ваня Стефанова Ерменкова:

    Може ли редовете на вградена таблица да се номерират чрез някаква функция, а не чрез раздърпване ?

    Димитринка Вълкова:

    Здравейте. Отговарям на двата въпроса: 1. Advanced Filter се намира в менюто Data --> Sort&Filter --> Advanced Filter 2. Номериране на редовете във вградена таблица, както и в обикновена таблица става с една много лесна формула: В първия ред на таблицата, например А4, въвеждате 1. В клетка А5 въвеждате формулата = A4 + 1. Копирате формулата.

    Everflow:

    Ваня: Мисля, че е много по-лесно и бързо номерирането да се прави с командата Fill Series, но вие си знаете :)

    Ваня Стефанова Ерменкова:

    Благодаря на г-жа Вълкова за отговорите, но вторият ми въпрос е има ли начин автоматично да се номерира цялата колона.

    Димитринка Вълкова:

    Какво точно имате пред вид под автоматично номериране?

    Ваня Стефанова Ерменкова:

    Здравейте, имам пред когато напиша първата и втората цифра от колоната и използвам някаква функция, да се попълнят останалите номера по ред до долу в колоната на таблицата.

    Ваня Стефанова Ерменкова:

    Благодаря Магистър Еverflow. Получи се номерирането с Fill Series.

    Валентин Крумов:

    Здравейте! На целия екип на "АУЛА" и на всички потребители.

    С интерес следя лекциите относно "Тайните на EXCEL" и си задавам следния въпрос: Редно ли е въобще, да има таблица на която първата колона да не е "№ по ред"? В електронния си вид, всяка "екселска" таблица, има номерация на редовете от самата програма (което подлъгва), но в момента, в който разпечатите тази таблица, номерацията на редовете изчезва. При това положение, ако Вашата таблица е от няколко десетки, наколко стотин (или - не дай Боже, няколко хиляди реда), в разпечатан вид, таблицата си е истински ужас. Ако Ви се наложи, по такава таблица, да обяснявате на някого по телефона, че на незнам-кой-си-ред, имало еди-какво-си; не искам да съм на Вашето място.

    От тук нататък; ако приемем условието. че на всяка таблица, първата колона е "№ по ред", става наистина интересно; впрочем, мисля, че точно това са имали предвид колежките в своите въпроси.

    В случая, за мен най-голям интерес представлява следното: как да се запази правилната номерация, ако се наложи да изтриете някой-и-друг ред от таблицата. Възможно е тайната да се крие в командата "Fill Series", но при мен не се получи, може би защото моят "EXCEL" не е на английски, за което моля да бъда извинен. Моля също така да бъда извинен, ако отговорът на този въпрос, го има към накой от уроците, но по една или друга причина, все още не съм стигнал до него.

    Поздрави!

  • Как да премина от вградена таблица в нормална

    Dimi:

    Как да премина от вградена таблица в нормална

    Лора Тонева:

    Десен бутон -> Table -> Convert to Range.

  • Може ли да се поставят филтри на редове вместо на колони?

    Веселина Рангелова:

    Здравейте, искам да попитам възможно ли е освен на колоните да се поставят филтри и на редовете в дадена таблица?

    Краси Кръстев:

    Здравейте, може ли да покажете една снимка на таблицата. Попринцип няма как това да стане директно. Преди обаче да дам какъвто, нека да видя таблицата Ви.

    Щом се налага да филтрирате таблицата по редове, най - вероятно не следвате едно златно правило :

    В редовете слагаме това по което ще измерваме. В колоните параметрите или детайлите на това което измервате.

    Ако го следвате следва да си спестите доста проблеми по подреждане, анализиране, визуализиране и т.н. при работа с таблици в Excel.

    Веселина Рангелова:

    Питах по-скоро по принцип и от любопитство, още съм в началото и се опитвам да си изясня какво и как точно искам от таблицата, опитвах различни подредби, също опитах да сложа филтър на ред, но не стана и ми стана интересно има ли специална причина... Всъщност отговорът ви ми помогна много, за което благодаря!