Ефективна комуникация по e-mail - общи правила

Ключови принципи за ефективна e-mail комуникация

E-mail е най-подходящ за комуникация, когато въпросът не е спешен, когато изпращате прикачени файлове, когато искате да достигнете до много хора едновременно или когато ви е необходима писмена следа. Избягвайте e-mail комуникацията при предаване на емоционални съобщения, при обсъждане на сложни теми, които изискват дискусия, или когато става въпрос за строго поверителна информация.

Структура и подготовка на ефективен e-mail

Преди да напишете e-mail, задайте си следните важни въпроси:

• За кого е съобщението? (Съобразете езика и тона с получателя)
• С каква цел пишете? (Бъдете ясни и конкретни)
• Какъв е контекстът? (Дайте необходимата предистория)
• Лесно ли е за прочитане и разбиране?

Структурата на добрия e-mail включва:

1. Правилно избрани получатели (основни и копия)
2. Ясна и информативна тема (subject)
3. Подходящ поздрав в началото
4. Основно съдържание
5. Заключение и финален поздрав
6. Подпис (особено в служебната кореспонденция)

Практически съвети за по-ефективни e-mail съобщения

• Винаги препрочитайте съобщението поне веднъж преди изпращане
• Проверявайте дали сте прикачили правилните файлове
• Съобразявайте се с времето, в което изпращате e-mail (за да получи повече внимание)
• Създайте си шаблони за често изпращаните типове съобщения
• Поддържайте си личен checklist с важните елементи за проверка преди изпращане