Внедряване и свързване на колонна диаграма от Excel. Редакция на данни.

Безплатни 20 урока
регистрирай се и научи

Ако сте вече потребител - Регистриран съм
Видео
Нека сега да вмъкнем една диаграма от "Excel", както направихме с таблиците.
И да видим, каква е разликата, когато вмъкваме диаграма.
Ще отваря една диаграма, това е пример, който сме създавали в "Excel" курса.
Ще кликна върху него натискам "ctrl-C" С "alt-tab" ще се върна в "Powerpoint".
Тук ще вмъкна диаграмата.
Отново ще кликна с десния бутон на мишката Или другата опция да влезна в "paste" и да видя опциите.
Аз предпочитам да използвам десния бутон на мишката и да видим, какви опции имаме за вмъкване.
Опциите отново са това, дали да използваме стила, който е в "Excel" и стила, който е в "Powerpoint".
Това го знаем и предпочитаме да използваме стила в "Powerpoint".
Но тук имаме и една комбинация между опции.
Първата опция е да се използва стила на "Powerpoint", тоест "destination theme" и да се внедри нашата екселска таблица, в "Powerpoint" презентацията.
Ако използваме тази опция, нащият екселски файл директно влиза в "Powerpoint" файла и ни дава много възможности за редакция.
Следващата опция е отново да внедрим нашата екселска таблица, но да запазим форматирането в "Excel" и тук вече започват едни по-интересни опции.
Да използваме "Powerpoint" стила, но да направим връзка между "Powerpoint" и екселския файл.
Tоест да не внедряваме екселския файл в "Powerpoint", а само да кажем на "Powerpoint", къде е нашия екселски файл и оттам да си взема данни.
Следващата опция е да направим връзка, но да запазим "Excel" форматирането.
И последната опция е просто да си направим една картинка на това, което е в "Excel".
Обръщам внимание на първите две групи, първа и втора опция, трета и четвърта.
Това са две отделни групи.
При едната ситуация внедряваме файл, екселския файл в "Powerpoint".
При друга ситуация правим връзка.
Каква е разликата? Разликата е, че когато направим връзка е много удобно ако имаме един източник - файл, защото когато правим промени в екселския файл, автоматично се актуализира нашата "Powerpoint" презентация.
Това може да е нож с две остриета! От една страна си пестим работа, не да актуализираме числата на две места, от друга страна ако някой случайно, без наше знание промени екселския файл автоматично ще ни се промени "Powerpoint" презентацията.
Трябва да внимаваме при тази опция.
Също така тук може да се окаже, че е проблем, защото сме преместили екселския файл и в такава ситуация, ако искаме да коригираме данните "Powerpoint" няма да знае, къде е екселския файл.
Не може да го намери и съответно не може да се коригират данните.
Първата опция реално ни внедрява нашия екселски файл в "Powerpoint", но е все едно прави копие.
Тоест ако някой промени екселския ви файл или вие сами промените файла, това няма да се отрази на "Powerpoint" презентацията.
Нека да разгледаме тези опции.
Изберам да внедря моят екселски файл в "Powerpoint".
Това е една класическа колонна диаграма като тук имаме прекалено много данни.
Това е диаграма, която има и визуалното представяне и самите конкретни данни.
Когато правим такъв отчет, който се раздава и разпечатва, това е един добър вариант да показваме нашите данни.
Когато презентираме пред аудитория на голям екран, тоест когато ползваме "Powerpoint" като "Powerpoint", трябва да се отървем от тези данни долу.
Затова ще изберем дизайн и ще разгледаме опциите, които имаме с данните.
Нека да видим, това е с данни, това е без данни.
Кликвам, за да ги премахна.
Другите опции са за хоризонтални, вертикални оси.
Дали да ги имаме, дали да ги нямаме.
Другата опция е по хоризонтала или по вертикала да се оставят етикетите.
Отново може да сме с или без нашето заглавие.
Да кажем, че тук ще го сложим над нашата диаграма.
Да видим другите опции, може да добавим цифрите на всяка една колона, но това в случая претрупва прекалено много нашия слайд.
Няма да се възползваме от нея.
Видях опцията с легенда и без легенда.
Премахваме я.
Тук имаме опции да махаме или слагаме осовите линии по вертикала и хоризонтала.
И каква е тяхната гъстота.
Нека да сложим тези.
Съответно за легендата, къде да бъде тя.
Да оставим така.
Набързо ще форматираме нашите продажби, нашата таблица.
Ще хванем да може да се виждат нещата.
Да кажем, че това е, което искаме да покажем.
Реално това е нашия краен продукт, който използваме от "Excel".
Какво се случва ако искаме да променим данните? Просто трябва да кликне и след като сме вградили нашия екселски файл в "Powerpoint", това което правим е "edit data".
Отваря се нашия файл, аз ще го преместя малко.
Ще променя само една цифра, да кажем тази цифра.
За да видим, как ще се промени, ще я направя два пъти по-голяма.
И автоматично докато работя в "Excel", се актуализират моите данни.
Каква е другата опция, която имаме, когато вкарваме таблица? Нека да затворя тази таблица.
Вкарвам нов слайд.
Отворям си моята "Excel" таблица.
Ще копирам диаграмата.
Поставям я като избера опцията за свързване.
Каква е разликата? Всъщност този път имаме връзка към Ексел, а не е вкаран Ексел в "Powerpoint".
За да демонстрирам, какво се случва, затворям този файл и ще го преименувам, така че реално моя "Powerpoint" да не може да го намери.
Затварям този файл.
Tук ще го запиша.
Сега ще покажа екрана и ще преминавам този файл.
Ще затворя "Powerpoint" и ще отворя наново моя файл.
Разликата е следната: първата е вградена, тоест аз все още мога да натисна "edit data" и все още работи моята презентация, корекцията директно на данните.
Ако кликна на следващата презентация натисна, отново имаме опцията "edit", но вече "Powerpoint" ми казва: "Съжалявам, но не мога да намеря файла".
Той е бил или преместен или преименуван.
И ми дава насоки, ако намеря моя файл да окажа на "Powerpoint", Къде се намира той.
Това е съществената разлика между тези два стила.
Диаграмата изглежда все едно в каране по един и същи начин, но всъщност в единият случай ние в граждаме "EXcel" в "Powerpoint", в другия правим връзка с него и при промяна, преместване на файла се губи връзката и не може да редактираме нашата "Powerpoint" презентация.
Тук държа да отбележа, че няма правилен или грешен метод.
Всичко зависи от целта.
Може да искаме да вкараме нашата диаграма и да я отвържем от нашия Екселски файл.
Така че да не може да се променя.
Може да искаме всеки да може да променя нашите диаграма.
Зависи от ситуацията.
Използвайте този метод, който е подходящ във вашата ситуация.

Тест за преминаване към следващия урок

 
Какви са недостатъците при свързване на данните директно с файла от Excel?
Някой може да премести файла или да смени данните без наше знание
Актуализираме данните само на едно място
Правим копие на данните
Връзката е устойчива на корекции на файла
 
Коя опция за копиране трябва да изберем, ако искаме да използваме стила на PowerPoint и да внедрим данните в презентацията?
Use Destination Theme & Embed Workbook
Keep Source Formatting & Embed Workbook
Use Destination Theme & Link Data
Keep Source Formatting & Link Data

Въпроси и отговори

  • може ли

    Борис Симеонов:

    Може ли да си сваля тетрадката, отново,че ми липсват малко страници.

    Краси Кръстев:
    Здравей,

    Да може винаги да се изтегли от тук:


    http://c.tsukev.com:8090/pages/viewpage.action?pageId=8454225
  • Защо липсва ADD chart Element ?

    Ваня:

    Защо при мен липсва опцията Add Chart Element? Само за версия 2013 ли е? Аз съм с 2010.

    Краси Кръстев:

    Здравей, 


    да от версията е отиди на Layout в Chart Tools - a и там ще ги намериш не са в 

    един бутон както в 2013 ами са в отделен раздел и има отделни бутони за всеки 

    един елекнт Chart Title, Axes  и т.н. цъкаш и  ти излизат опциите къде да бъде 

    добавен например заглавието Chart Title да има ли да няма ли... загалвие ... 

    съответно и за другите елементи на chart -a са на същия принцип всеки елемент 

    си има бутон.

    Надявам се да съм бил полезе с отговора.
    Ваня:

    Благодаря! Открих ги!

  • Защо при мен се появяват само 2 опции за Paste: Paste и Paste Picture? 

    Силвия Василева:

    В резултат, при копирането не се появява Chart Tools, а Picture Tools и после не мога да повторя стъпките. С офис 2013 съм.

    Краси Кръстев:

    Здравейте, сигурна ли сте че не копирате снимка. Копирате Chart -a от сваления допълнителен файл към уроците или искате да поставите създадена от вас графика.

    Ако е графика и е в Excel ( или Word ) какъв контекстуален раздел ви излиза когато я селектирате в Excel ( или Word ) - Picture или Chart Tools ?

    Малко повече информация, защото в момента поне аз мисля че това кеото копирате просто не е Chart и затова съответно PP не ви позволява да го поставите като друго освен картинка.

    Проверете дали от там идва проблема ако не качете някоя снимка с малко повече разяснения какво точно правите.

    Силвия Василева:

    Всъщност, понеже нямам никакви графики в Excel, използвах графиката, която е дадена т.е. използвам готовия слайдл

    Краси Кръстев:

    Добре, след това пояснение мисля че разбрах какъв е казуса.

    Вариант1 - вкарване на Chart -a от PowerPoint

    Ако вземете Chart - a от друг слайд ( в случая от готовия слайд ) следва да имате две опции на вмъкване, тези посочени на снимка 1

    Снимка 1

    Ако изберете 1 - следва да се вмъкне като Chart ( с форматта и стила с който Chart-a е вкран в готовия слайд. Ако изберете 2 - следва да се вмъкне като Picture.

    Вариант 2 - вкарване на Chart -a от Excel

    По друг начин стой въпроса, АКО Chart - a се вкара от Excel - ския файл прикачен като допълнителен файл към урока - снимка 2

    Ако изберете - 1 до 4 следва да вкарате Chart ( било то със връзка към Excel - ската таблица, било само формата на Chart - a .... НО оппределно ще вкарате Chart и имате доста голямо разнообразие от опции как да вкарате този Chart ) Ако изберете 5 като paste, следва да вкарате графиката като Picture.

    Силвия Василева:

    От файла в Excel го вкарвам, но само Рicture Tools се активира, не разбирам защо.

    Краси Кръстев:

    Искате да кажете, че може да се paste само като Picture, защото Picture tools е активно именно поради причината че обекта е вкарана като снимка, няма как да е Chart tools.

    Илияна:

    Внимателно прочетох въпроса на Силвия, защото и при мене стана така, както описва тя. Прочетох и съветите, дадени по-долу, но не ми помогнаха. Тогава открих, че ако копирам диаграмата от екселския файл преди да съм разрешила редактиране (Enable Editing), се появяват само двете опции за поставяне (Paste). След като разреша редактирането, всичко тръгва, както е показано в урока - появяват се петте опции.

  • Защо не мога да направя редактиране на данните?

    Илияна:

    Използвам Use Destination Theme & Embed Workbook, както в урока. При опит да направя Edit Data не се появява екселското прозорче. Всъщност, направих повече от 10 опита. В готовия файл към урока всичко си върви ОК.

    Грациела Георгиева:

    Може ли да ми изпратиш printscreen, за да видя какво се появява и какво липсва? :)

    Краси Кръстев:

    Здравей Илияна, най - вероятно проблема идва от Trust Center -a.

    Пиша защото ми се е случвал подобен проблем само че при вкарване във WORD проблема се разреши по следния начин :

    Пуснал съм си предупредително съобщение за PROTECT VIEW ( снимка 1 позиция 1 ), което съответно ми съобщава за това че файла, който искам да редактирамм е свален от интернет, съответно избирам Enable Editing и съответно вече мога да коригирам документа. Копирам chart - a с Use Destination Theme & Embed Workbook обаче пак съответно имам същия проблем, А именно това че не се появява Edit Data, затова .... Правя един Save на excel документа, затварям го и го отварям наново, тогава вече след тези операции взимайки _chart - a от този файл вече нямам проблеми с това да edit - вам._

    Снимка_1

    Направи точно тези стъпки ( включително и това да копираш chart - а преди да си направила Save на excel файла и след това да си го отворила и затворила ) и пиши дали и при теб е проработило.

    Димитрина Събева:

    Благодаря! При мен се получи.