Вмъкване на таблица от Excel. Тънкости при различните методи.

Безплатни 20 урока
регистрирай се и научи

Ако сте вече потребител - Регистриран съм
Видео
Видяхме как можем да създаваме една таблица директно в PowerPoint.
Но много често се получава така, че ние вече имаме
готови таблици в Excel, готови данни, готови анализи и просто искаме да ги копиране и не е необходимо, естествено да вкарваме данните, да въвеждаме данните изцяло наново.
Има няколко особености, не е само Copy/Paste
така че да се получат нещата, който бих искал да покажа, за да сме сигурни, че няма да имаме проблеми с данните.
В този слайд ще вкараме данни от Excel, като това са данните.
Може да свалите файла.
И аз просто ще избера таблицата в Excel и с Ctrl+C ще я копирам.
Използвам абсолютно същата таблица,
за да видим каква е разликата с таблицата, която е създадена директно в PowerPoint.
Връщам се с Alt и Tab в PowerPoint, кликвам в моето поле и кликвам десния бутон на мишката, за да покажа опциите, които имаме при поставяне на тази таблица.
Ще видите, че те са няколко опции.
Първо е да поставя таблицата, като се използват стиловете на
PowerPoint.
И това е Destination Styles Object.
Следващата опция е да запазим форматирането на източника,
тоест да запазим форматирането, което сме имали в Еxcel.
И там таблицата беше синя.
Съответно тук в PowerPoint ще стане синя.
Темата ни в PowerPoint обаче е с други цветове, затова тя се променя.
И третата опция е Embed.
Опцията Embed означава, че
целият ми екселси файл ще бъде интегриран в PowerPoint .
Нещо като това, което правихме с шрифтовете.
Така че когато изпращам моята презентация, хората ще могат да кликнат и да коригират данните, като работят с целия екселски файл.
Тук трябва да се внимава и тази опция се използва само ако искаме наистина да имаме динамични данни, които да могат да се променят, и хората, на които ги даваме или които имат достъп до нашите PowerPoint файлове, съответно да искаме да им дадем целия си екселски файл, защото целият екселски файл може да съдържа много данни, включително и конфиденциални.
Тоест тази опция не я използвайте, ако имате много конфиденциални данни.
Следващата опция е снимка и когато говорим за опцията със снимка, всъщност PowerPoint превръща нашата таблица в снимка и тази снимка не може да се редактира.
Тя си остава като картинка, която просто може да й слагаме ефекти, както слагахме на снимките,
но не можем да редактираме данните вътре.
И последната опция е просто да го поставим като текст.
Нека да видим първата опция.
И тя е опцията по подразбирене.
Тоест ако аз натисна CTRL и V, ще се вкара таблицата и ще се използват стиловете
на самия PowerPoint.
Ще кликна в следващия слайд и ще избера, за да видим разликата, опцията, която е да запазим форматирането,
което беше в Excel.
И последното, което ще направя, е ще вкарам като картинка.
Така ние реално имаме една и съща таблица,
вкарана по три различни начина.
Нека да видим каква е разликата между тях.
Ако вземем нашата картинка, ще видим,
че когато изберем картинката, то всъщност ни се появява раздела за форматиране на картинки и изображения, а не на таблици.
Съответно тук единственото, което можем да правим, е вместо да променяме данните, да слагаме рамка като на картина и да добавяме ефекти точно както правихме на снимките.
Сега, тази опция не е за пренебрегване, ще разширя малко моята
таблица.
Тази опция не е за пренебрегване.
Може да се използва в случаите, в които ние сме 100 процента сигурни, че данните няма
да се променят и дори нарочно не искаме да даваме възможност някой да ги модифицира.
Тогава един вид хващаме данните
и ги заключваме в положението, в което са, и сме сигурни, че те не са модифицирани.
Следващата опция ще я разширя
като таблица.
Допълнително ще я форматирам, това сега не е най-перфектният вид.
Но вече виждаме, че кагато кликнем
върху таблицата, горе имаме дизайн на таблица и вече можем да коригираме таблицата така както ние желае, тоест да я форматираме, да добавяме редове, да добавяме колони и тук да избераме текста.
И съответно може да създаваме корекции в него.
Като самият PowerPoint е вкарал таблицата със стил, който е от темата на
нашия дизайн.
Тоест ние сме избрали една тема, която съдържа цветова гама, стилове, шрифтове, и PowerPoint е избрал точно тези
шрифтове, точно тези цветове.
Третата опция отново ще я раздърпам, просто сме сложили таблицата по начина, по който изглежда в
Excel.
Ще ви припомня как изглеждаше.
Това е нашата таблица.
Имаме тъмно син header, светло сини редове (през един ред)
и бели редове съответно.
В PowerPoint те изглеждат точно по този начин.
Нека да вкараме таблицата и по още един начин.
Нека да я направим, така че да е Еmbedded, тоест да бъде внедрена в нашия файл.
И тогава това, което ще забележите, е, че таблицата изглежда така както е в Еxcel.
че таблицата изглежда така както е в Еxcel.
Само ще премахна тази кутия.
Но вече имам опцията като кликна,
да избера WorkSheet Object>Edit и ми се отваря нещо като мини Excel, с което аз мога да го коригирам.
Нека да направя
някаква голяма редакция, за да си проличи.
И всъщност това, което направих, е, че промених тримесечието, но понеже
това е вкаран Excel обект, калкулациите все още работят и се промени калкулацията за цялата година.
Тоест има няколко основни разлики.
Тук имаме изображението, което не можем да коригираме.
Тук имаме таблица, обект таблица
който е със стила на PowerPoint.
Тук имаме почти същата таблица.
Пак е обект таблица, но е със стила от Excel.
И накрая
имаме реално един Excel обект.
Нашата цялата таблица, внедрена в PowerPoint, така че да работи цялата калкулация.
Разликата е, че тук ако направя редакция, виждате, че за годината не се калкулира, защото вече сме превърнали нашата Excel-ска таблица в един PowerPoint обект, който не прави изчисления.
Така реално имаме няколко начина за вкарване на таблици и трябва да изберем този, който е най-подходящ за нас.
Сега, таблиците, които вкарахме, станаха прилично грозни и в следващия урок ще покажа как можем да ги подобрим, така че вече да изглеждат по-красиво.

Тест за преминаване към следващия урок

 
Ако вкараме таблицата с Ctrl+V, кой от Paste стиловете ни се появявапо по подразбиране?
Destination Style
Picture
Keep Source Formatting
Embed
Keep Text Only
 
Какви са функциите на опцията Embed?
Получаваме малък вариант на Excel, при който калкулациите работят
Получаваме таблицата в същия стил като от Excel, но данните не се преизчисляват
Получаваме таблицата в стила на PowerPoint и можем да коригираме данните
Получаваме таблицата като изображение и не можем да коригираме данните