Ефективно възлагане и комуникиране на задачи

Ключови принципи за ефективно възлагане на задачи

Ефективното възлагане на задачи започва с ясно описание. Когато задачата не е изпълнена според очакванията, проблемът обикновено е в първоначалното описание. За успешно делегиране е важно да следвате петте нива на делегиране според Майкъл Хаят - от пълен контрол до пълна самостоятелност, като преминавате през тях постепенно с всеки член на екипа.

Петте нива на делегиране

1. Ниво 1: Точно следване на указанията - Служителят следва вашите инструкции без отклонения
2. Ниво 2: Проучване и консултация - Служителят проучва как да изпълни задачата и получава указания от вас
3. Ниво 3: Проучване и предложение - Служителят проучва, взема решение и го представя за одобрение
4. Ниво 4: Самостоятелно действие с отчитане - Служителят действа самостоятелно, но ви държи в течение
5. Ниво 5: Пълна самостоятелност - Служителят действа напълно самостоятелно без нужда от отчитане

Как да описвате задачи ефективно

За да бъде максимално ясна една задача, включете отговори на следните въпроси:

1. Какво - Какво точно трябва да се свърши?
2. Кой - Кой е отговорен за изпълнението? (Посочете един ясен отговорник)
3. Как - По какъв начин трябва да бъде изпълнена задачата?
4. Кога - В какъв срок трябва да бъде изпълнена?
5. Защо - Каква е целта и смисълът на задачата?

Включването на "защо" е особено важно, тъй като дава контекст и позволява на изпълнителя да реагира адекватно при непредвидени обстоятелства.

Задача за практикуване

Създайте шаблон за описание на задачи, който включва всички посочени по-горе елементи. След това направете чеклист за хората, на които делегирате, като отбележите на кое ниво на делегиране се намира всеки от тях. Използвайте тази информация, за да развивате постепенно уменията им, качвайки ги на по-високи нива на самостоятелност.