В света на виртуалната комуникация, където срещите се провеждат в онлайн пространство, подготовката е ключов елемент за успешна и продуктивна комуникация.
В този динамичен контекст, в който виртуалните срещи стават неизбежна част от работния ни ежедневен ритъм, умението да се подготвим правилно играе важна роля.
Или по-просто казано:
Добрата подготовка е мостът към успешната комуникация, увеличената професионална продуктивност и удовлетворение.
Тя не само улеснява техническите аспекти на онлайн срещите, но и служи като основа за изграждане на взаимно уважение и доверие сред участниците.
В тази статия ще ви дадем 8 съвета за това как да трансформирате виртуалните срещи от обичайни ангажименти във вдъхновяващи и продуктивни взаимодействия.
[Съвет 1]: Техническа подготовка
Споделената виртуална реалност изисква надеждна техническа основа, а правилната подготовка преди онлайн срещата може да предотврати много от потенциалните технически затруднения.
- Камера, микрофон, интернет връзка: Започнете с бърза проверка на вашата видео камера и микрофон – те са ключови за визуалната и звуковата ви присъственост. Уверете се, че са активирани и функционират без проблеми. След това проверете интернет връзката си – стабилна връзка е гаранция за плавна и безпроблемна комуникация.
- Съвети за избягване на технически проблеми:
- Актуализирайте софтуера си: Преди всяка среща се уверете, че използвате най-новата версия на платформата за видеокомуникация.
- Тествайте преди началото: Направете кратко тестово обаждане с приятел или колега, за да се уверите, че всичко работи както трябва.
- Избягвайте излишни приложения: Затворете всички излишни програми и приложения, за да освободите ресурси и да предотвратите евентуални забавяния.
- Резервирайте време за проблеми: Планирайте да влезете в срещата няколко минути по-рано, за да разрешите всякакви възможни технически проблеми преди началото.
Като осигурите стабилна техническа основа, вие не само ще предотвратите потенциални неприятности, но и ще подчертаете професионализма си във виртуалната среда.
[Съвет 2]: Определяне на типа на срещата
Ако не информирате екипа си за типа на срещата, може да създадете голямо объркване и хаос.
Представете си колко неподготвен, объркан, стресиран и ядосан ще е екипът ви, ако не сте му съобщили, че по време на срещата ще се обсъждат резултатите за последното тримесечие, докато членовете му смятат, че се намират в редовна седмична среща.
За да не изпадате в подобни ситуации, уверете се, че всеки член на екипа е наясно с темата на срещата.
Ето кои са най-често срещаните типове срещи:
- Повтаряща се среща: ежедневни, седмични или месечни срещи, които се повтарят редовно. В тях може да разглеждате текущи задачи и казуси.
- Среща за стартиране на проект: провежда се в началото на всеки нов проект, за да информира екипа за целите на проекта, резултатите и сроковете.
- Среща тип „Brainstorm“: използва се за генериране на нова идеи.
- Среща за обратна връзка: организира се за събиране на конструктивна обратна връзка от вашия екип относно нови проекти и процеси.
- Agile среща: специална среща, използвана за провеждане на хипер-фокусирани дискусии за гъвкави екипи за извършване на спринтови прегледи, споделяне на ценна информация за проекти, обратна връзка с клиенти, актуализации на проекти и т.н.
- Ретроспективна среща: провежда се след приключване на проекта, за да се обсъди какво е минало добре и какво не.
В зависимост от големината и сложността на структурата на вашата организация е възможно да съществуват и друг тип срещи в различните нива на управление.
[Съвет 3]: Определяне на целите на срещата
Ясно определените цели на срещата са като компас, насочващ екипа ви към успешна и продуктивна комуникация.
- Задаване на конкретни цели и очаквания: Най-важната стъпка преди всяка онлайн среща е ясното задаване на цели и очаквания. Това не само уточнява какво искате да постигнете, но и предоставя на участниците ясна рамка за предстоящите дискусии.
- Как целите помагат за фокусиране и повишаване на ефективността:
- Фокусиране на участниците: Чрез ясно определени цели, участниците се насочват към конкретни теми и задачи, избягвайки загубата на време в несъществени обсъждания.
- Повишаване на ефективността: Целите дефинират крайната точка на срещата и помагат в постигането на резултати. Те създават ангажираност и поддържат фокуса върху ключовите аспекти на обсъждането.
Като си поставите ясни цели, вие структурирате срещата във виртуалното пространство и осигурявате, че всеки участник е насочен към общите цели.
[Съвет 4]: Определяне на теми на срещата
След като имате ясна цел на срещата, направете списък с теми за дискусия, които искате да покриете с вашият екип.
Все пак се съобразете с ограничеността на времето и се опитайте да приоритизирате задачи.
Те трябва да са обвързани с целите на срещата.
Не забравяйте да изберете теми за дискусия, които засягат всеки един участник в срещата.
По този начин всички членове на екипа ви ще бъдат ангажирани.
[Съвет 5]: Разпределение на времето
Виртуалните срещи изискват не само ясни цели, но и умение да се управлява времето ефективно. Разпределението на времето прави голяма разлика в ефективността на онлайн комуникацията.
- Планиране на времето за срещата – определение на продължителност и разпределение на темите: Преди да стартирате срещата, определете ясно колко време ще отнеме. Разделете времето на отделни етапи, като определите време за въведение, дискусия, въпроси и заключение. Това позволява на всички да се фокусират върху ключовите теми и поддържа динамиката на срещата.
- Избягване на прекомерно дълги срещи и подчертаване на важните точки:
- Оптимизирайте важността: Подчертайте важните точки и избягвайте излишни детайли. Това помага на участниците да се съсредоточат върху същественото.
- Избягвайте умората: Прекомерно дългите срещи могат да доведат до умора и загуба на внимание. Планирайте периодични почивки и определете оптималната продължителност за постигане на максимална продуктивност.
Разбирането на важността на времето и неговото ефективно управление предоставя основата за успешни виртуални срещи.
[Съвет 6]: Подготовка на материали
Предвид динамиката на виртуалните срещи, подготовката на необходимите материали е ключов елемент за успешна комуникация. Ето как да го осъществите:
- Предоставяне на необходимите материали предварително – презентации, документи, справочна информация:
- Своевременно предоставяне: Уверете се, че всички участници получават необходимите материали предварително. Това им дава възможността да се запознаят с информацията и да бъдат подготвени за дискусията.
- Ясна и структурирана информация: Организирайте материалите по ясен и структуриран начин. Това улеснява участниците и ги насочва върху основните теми.
- Съвети за предварително преглеждане и подготовка от страна на участниците:
- Задачи за предварително преглеждане: Предоставете списък с ключови точки, които участниците трябва да разгледат предварително. Това стимулира активното им участие.
- Подготовка за въпроси и обсъждания: Приканете участниците да се подготвят с въпроси или мнения, които биха искали да споделят. Това стимулира интеракцията и участието в срещата.
Подготовката на материали е фундаментална стъпка за успешната виртуална среща.
[Съвет 7]: Създаване на подходяща обстановка
Виртуалните срещи не просто се случват в онлайн пространство; те се създават в обстановка, която може да повлияе на вашия професионализъм и взаимодействие. Ето няколко съвета как да създадем подходяща обстановка за вашия успех:
- Съвети за избор на подходящо работно пространство и осветление:
- Тихо и без смущения: Изберете място, където ще имате тишина и светлина, за да се избегнат смущенията. Разположете се далеч от шума и си осигурете уютен и организиран работен кът.
- Добро качество на видеото и звука: Проверете как изглежда и звучи вашето работно пространство преди срещата. Уверете се, че вашият облик е ясен и че звукът е чист и разбираем.
- Защо обстановката е важна за усещането за професионализъм и ангажираност:
- Професионализъм: Добре организираният вид на работното пространство придава сериозност и ангажираност. Това създава положително впечатление върху колегите и партньорите ви.
- Ангажираност и внимание: Създадената обстановка отразява вашата ангажираност и отношение към срещата. Добре подреденото и приветливо работно пространство говорят за внимание към детайлите и важността на събитието.
Създаването на подходяща обстановка ви дава възможност да контролирате вашия визуален облик и да предадете ангажираността и професионализма си във виртуалното пространство.
[Съвет 8]: План за ефективна онлайн среща
Да провеждате среща без ясен план е като да търсите съкровище без карта.
Ясно начертаният план за една среща е ключов за нейното успешно протичане, както и за последващите резултати.
Неговата цел е да зададе рамка на срещата и да предотврати хаоса и неизвестността.
Този план трябва да бъде споделен с всички участници в срещата. Това ще им помогне да бъдат по-подготвени с въпроси и предложения.
Освен това те ще имат ясни очаквания какво трябва да се случи преди, по време и след срещата.
Бонус съвет: Списък с действия
Завършвайте всяка среща със списък, съдържащ конкретни последващи действия за това кой с какви задачи е ангажиран, какъв точно трябва да е резултатът и най-важното ДОКОГА трябва да се случи!
Това е една от най-често срещаните грешки при срещите – че не завършват с план за действие.
След като вече знаете какво да правите, нека да разгледаме един примерен план, който може да адаптирате във вашия екип:
Примерен план за среща
Седмична среща
Дата: 31/01/24
Време: 09:00 – 10:00
Участници в срещата: Катя, Мирела, Ивайло
Цел на срещата:
- Преглед на задачите за седмицата (напредък и предизвикателства)
План
a. Преди срещата:
- Всеки участник в срещата да се подготви с актуална информация относно задачите, с които е ангажиран.
b. Теми за обсъждане:
- Всеки участник в срещата представя напредъка по своите задачи, както и евентуалните предизвикателства, с които се е сблъскал (3х5 мин.)
- Дискутиране на настоящите задачи и предложения за справяне с предизвикателствата (15 мин.)
- Дискутиране на нововъзникални задачи от предходната седмица (15 мин.)
- Разпределяне на задачи за настоящата седмица – определяне на отговорници и срокове (15 мин.)
c. След срещата:
- Записки, които обобщават срещата.
- Разписване на нововъзникналите задачи, отговорниците и сроковете.
- Насрочване на следваща среща.
Надяваме се, че тази статия ще помогне на теб и твоя екип да провеждате по-оптимизирани, целенасочени и ефективни онлайн срещи.
Ако желаете още повече да се усъвършенствате в онлайн комуникацията си със своите колеги, то вижте обучението ни „Ефективна онлайн комуникация в екипа“.
В него ще научите кои са правилата на ефективната онлайн комуникация, как да ги прилагате, както и кои са инструментите, които ще ви помогнат да си сътрудничите по-добре с вашите колеги и как да ги интегрирате.
Може да активирате първите 10 урока от обучението напълно безплатно.
За целта:
- Влезте в профила си в Аула или си създайте такъв: https://aula.bg/
- Намерете курса „Ефективна онлайн комуникация в екипа“ в списъка с курсове и кликнете върху него
- Изберете зеления бутон „Безплатни уроци“