Ако не знаете към кой софтуер да се насочите за ефективно и лесно управление на Вашите проекти, предлагам Ви да прочетете статията. В нея може да намерите полезна информация по Вашия въпрос… например какво представлява Microsoft Project, за какво се използва и какви са функционалностите му.
Именно тази програма е една от най-предпочитаните за организация на ресурсите и дейностите в проекта.
С нея може да прилагате Вашите знания, умения и техники, за да постигнете изискванията на проекта.
Какво представлява Microsoft Project?
Microsoft Office Project, известен като Microsoft Project, е софтуер, който предлага различни средства за по-ефикасно управление на проекти.
Основните му модули са свързани с планиране и в последствие управление на работата по даден проект, както и на самите екипи, графика, ресурсите и финансите.
Софтуерът е разработен да помага на потребителите да си поставят реалистични цели, като предлага възможности за създаване на проекти, графици, разпределяне на ресурсите и бюджета, следене на дейности и задачи, отчитане на резултати.
Програмата дава възможност да се контролират фазите на участващите в проекта лица, чрез лесно разпределение на ресурсите за конкретната задача.
История
Предшественикът на съвременния Microsoft Project е софтуерът Project, който е бил написан за IBM компютрите.
Създател на идеята за Microsoft Project е Ron Bredehoeft. Идеята му била да опише рецептата и всички приготовления и стъпки, нужни за приготвянето на яйца „Бенедикт“. Но всичко това трябвало да се реализира с програмата Project и да е по формата на проект с отделните стъпки, време, ресурси и график за изпълнение.
Така Bredehoeft създал Microsoft Application Services, като по-късно сключил договор за съвместни авторски права с Microsoft Corporation.
От тогава до сега съществуват много версии на Microsoft Project.
Кой използва Microsoft Project?
Точно, както ако някой има нужда от текстов документ, го прави на Microsoft Word, така всеки, който създава графици или управлява проекти, избира Project. Ето какви хора обикновенно използват програмата:
- Управители на фирми
- Мениджъри на ресурсите
- Ръководител на проект
- Хора, които са се специализирали конкретно в разработката на графици
- Членове на екипа
В строителните фирми тази програма се е наложила почти като стандарт за постъпване на работа в пто (производствено технически отдел) или оо (офертни отдели).
Ръководител на проект
Той е отговорен за проследяване на развитието на проекта и завършването му в срок.
Понякога се налага да комуникира с ръководители на други проекти и да разпределя ресурсите в организацията.
Ръководителят използва Microsoft Project за:
- създаване и публикуване на проекти в Project Web App;
- променя в зависимост от обратната връзка, която получава от клиентите;
- разпределяне на задачите между участниците в екипа;
- проследяване на дейностите;
- задаване на цел, времеви ограничения и бюджет;
Мениджър на ресурсите
Той е отговорен за управлението на ресурсите и определяне на уменията, които служителите трябва да притежават, за да бъдат постигнати целите на проекта.
Често работят с ръководителите и други мениджъри с цел определяне на правилните задачи за всеки служител.
Те използват програмата за:
- следене на натовареността и наличните ресурси;
- присъединяване на служители към екипа на проекта;
- добавяне задачи и коригиране на документи;
- определяне на наличните свободни ресурси;
Членове на екипа
Те са ресурсите, на които се възлагат задачите от проекта.
Един служител обикновено работи по няколко проекта по едно и също време, като е отговорен за завършване на дейностите в срок.
Членовете на екипа използват Microsoft Project за:
- постигане на крайните цели чрез определяне на текущите и бъдещите задачи приоритизиране на дейностите за деня;
- изготвяне на отчет за времето, което им е отнело да финализират дадена задача, чрез въвеждане на прогреса си във времевите диаграми;
- делегиране и добавяне на задачи;
- подаване на отчети за статуса им;
- определяне на съвместна работа с други служители;
Анализатори на проекта
Това е потребител, които следи състоянието и прогреса на един проект или няколко свързани проекта. Целта му е постигане на колаборация между различните проекти и съобрзяване на графика и бюджета им.
Те използват Project за:
- преглед на проекта;
- подаване на отчети;
- добавяне на дейности в проекта;
Ето някои от по-интересните възможности на Microsoft Project
Въвеждане на графици и структура на задачите (WBS – Work Breakdown Structure)
Ако имаме задачите, поставени във външен файл, лесно можем само чрез едно копиране да ги поставим в Microsoft Project, а след това и да ги структурираме по наше желание.
Софтуерът позволява да се състави йерархична структура на дейностите в проекта, както и да се създадат различни видове графици.
Създаване на линеен график със задачи (GANTT CHART)
Често се налага различните задачи по проекта да започват една след друга, а понякога две или повече дейности да протичат паралелно, това е възможно да се реализира чрез GANTT CHART диаграма.
Създаване на връзки между задачите
Доста често се налагат корекции по проектите. За пример даден вид работа се забавя. Благодарение на връзките между задачите може след нанасянето на корекцията всички свързани с нея промени автоматично да се отразят.
Визуализация на различните типове ресурси с диаграми
Многообразието от типове ресурси и диаграми дава голям избор и свобода на потребителите.
Задаване на калeндар
Календарът за даден проект може да включва различна информация като работни и неработни дни, начална и крайна дата, ресурси.
Анализ на ресурсите
За пример разпределението на финансите може да се проследява в различни визуализации, което улеснява воденето на Cash Flow.
Създаване на Timeline
Тази алтернативна визуализация на Gantt, макар и не толкова разпространена в строителните проекти, често се предпочита при добавяне към договори, управление на кредити и т.н.
За пример стандартизираните договори FIDIC започват именно с Timeline.
Въвеждане на разходи и проследяване на промените в бюджета
Изключително важно е при планиране и разработка на проект, да следим промените по бюджета и още в самото начало да имаме относителни стойности за разходите и ресурсите, които трябва да отделим.
В Microsoft Project могат да се задават разходите статично или чрез ресурси, както и да се проследява бюджетът на всяка стъпка.
Проследяване на прогреса
Често за справка и преценка накъде върви даден проект търсим някаква количествена метрика.
Идеално решение на това е диаграмата за прогреса на отделните дейности в проекта.
Тя визуализира добре колко от задачите по отделно са завършени и на колко процента е финализиран целият проект.
Разпределяне на ресурсите
Ако искаме да разпределим задачите в екипа, това лесно би могло да бъде постигнато с Team Planner-а.
Той визуализира разпределението на ресурсите (в случая служителите) и създава връзки от типа „служител-дейности“.
На всеки участник в екипа са възложени отделни дейности.
За какво се използва Microsoft Project?
Програмата се използва в различни области от индустрията като конструкция, дизайн, образование, производство на фармацевтични продукти, във финансовите услуги и здравеопазване.
Здравеопазване
Организацията Achieve Healthcare, намираща се в Минесота, използва Microsoft Project и много други технологии, разработени от Microsoft за подобряване на работния си процес.
Компанията предлага услуги на хора, които имат нужда от всекидневна помощ. Тя има 180 служители и обслужва 2500 клиента.
В началото управителите на Achieve са нямали ясен поглед над проектите и често в компанията са се използвали неавтоматизирани процеси, което е водело до ниска продуктност на служителите.
С Microsoft Project те са успели да организират по-ясно проектите и ресурсите си и да подобрят своите резултати.
През 2010 година на компанията Catalent Pharma Solutions бил възложен проект за производство на нов офталмологичен продукт, одобрен за продажба и в Европа.
Проектът бил изключително сложен, което изисквало използването на добра система за управлението му.
Catalent избрали именно Microsoft Project за съставяне на графика на дейностите.
Конструкция и архитектура
Архитектурите на стадионите NSC Olimpiyskiy в Киев и Lvov Arena в Лвов са били създадени с помощта на Microsoft Project.
Схемата за изготвяне на план за конструкцията и определяне на дейностите, включени в проекта, били събрани от супервайзор.
Той събрал информацията в таблица, която била принтирана в A1 формат. След това цялата тази информация била въведена в Microsoft Project ръчно.
Тежко машиностроене
При производство на продукти, изискващи по-голяма продължителност на самия проект, като самолети, кораби и други, се използва планиране с графици.
Административни проекти
Ако пред дадена фирма стои задачата да интегрира нов счетоводен софтуер, доста често за това се прави график и тази интеграция се отчита като вътрешен проект.
Ето как да научим Microsoft Project:
В „Аула“ предлагаме подробен двумесечен курс от 10 модула.
Сега може да вземете първите 20 урока от курса безплатно и да научите тънкости и трикове при работа с Microsoft Project.
Ако решите, че пълното обучение ще ви е полезно, след изглеждане на безплатните уроци може да продължите обучението и да си изкарате удостоверение.
Ако нямате регистрация в „Аула“, регистрирайте се безплатно на Aula.bg и след това изберете курса Управление на проекти с Microsoft Project, за да изгледате видео уроците.
