Как се работи с часовете в Excel?

Днес ще разширим малко темата за това как работи сумирането на часове в Excel.

Темата е важна, особено когато си сумирате изработеното време и умножите по това колко ви плащат на час и накрая след сметките искате да получите изобщо някаква стойност за заплата

Темата ще е допълнение към тази тема тук: Как мога да сумирам часове в Excel?  , от блога на Аула.

Темата предизвика доста дискусии, по отношение на това как точно се пресмятат часове в Excel. Именно поради това решихме да доуточним.

Ако искате да умножавате часова ставка по изработени часове, има няколко специфични тънкости, които ще разгледаме в темата.

Вижте първо видео отговорът на въпроса: „Как точно работят чосовете в Excel?“ – в нашия YouTube канал.

Ако видеото Ви е харесало и е полезно за Вас, може да вдигнете палец нагоре за него, а ако е толкова полезно, то кликнете и на палеца под видеото.

Ако все още НЕ сте се абонирали за канала ни в YouTube, ще се радваме да го направите.

Всеки понеделник публикуваме видео отговори на едни от най-популярните въпроси във форума на „Аула“, свързани с практически проблеми от ежедневната ни работа с програми като: Excel, PowerPoint, Word, Photoshop и др.

Как наистина Excel смята часове?

Ако си спомняте преди време направихме видео, в отговор на въпрос зададен във форума на Аула.

Въпросът беше свързан с примера разгледан по-долу и се състоеше в това “ Как може да се сумират часове в Excel?“

Това допълнително разяснение, е подбудено от дискусията, която се получи под статията, която бяхме публикували.

Ето и един от коментарите под нея.

Това което имаме в примера е:

1. В колона А – запис на дата;
2. В колони B и C са съответно От/До часовете, в които се показва часа на започване на работа (ОТ) и съответно часа на приключване на работата (ДО);
3. В колона D съответно се показва пресметнатата разлика между колона C и колона D и така е получен броя изработени часове за съответната дата.
4. В клетка D12, съответно за периода от време е сумирано изработеното време.

Именно в т. 4 идва спецификата на часовете в Excel. Както се вижда вместо да се получат 80 и няколко часа, се получават 8:15 .

Видимо сумата от часовете не е толкова!

Бързото решение на казуса

1. Селектирали сме клетка с получената сума. Кликваме на стрелкичката в долния десен ъгъл на панела Number;
2. В отворилия се прозорец Format Cells, отиваме на раздела Number;
3. Избираме формат Time;
4. От падащото меню Locale (location) избираме English (United States);
5. Избираме формат от вида 37:30:55 ;
6. С ОК потвърждаваме направените промени.

Резултатът е налице!

Получават се 80 часа и 15 минути, точно толкова колкото трябва да бъдат.

Да направим форматирането, обаче да бъде 80:15 , т.е. да не показваме секундите, т.к. в случая порядъка не го изисква.

По аналогичен начин отново селектираме клетката, в която е форматирането и ни се отваря менюто Format Cells

1. Избираме раздела Number;
2. Отивам на Custom;
3. В полето Type селектираме ss и премахваме символите;
4. С ОК потвърждаваме направените промени.

Резултатът е налице!

Вече визуализираме сумата точно по начина, по който искаме да изглежда.

Това, на което обърна внимание един човек в коментара си под статията, беше че това е само визуализация И какво би станало, ако тази сума я умножим по дадена часова ставка.

Тогава нещата малко започват да се пропукват.

Какво точно ще се случи?

1. В клетка G2 да въведем часова ставка, която получава дадения човек;
2. В клетка D13 да проверим колко ще бъде общия доход на човека, като умножим часовата ставка по броя изработени часове, по начина, по който ги получихме в клетка D12.

Определено 80 часа по 10 лева на час не правят 33,44 лв.

Та, 10 лева изглеждаше една доста добра часова ставка, зависи от естеството на работа разбира се, НО крайната сума за толкова работа … определено не е примамлива стойност, ПОНЕ не за служителя

Къде е проблемът?

Визулано ние имаме изработени – 80:15 – 80 часа и 15 минути, НО това е само една илюзия.

Пресметнати така часовете, биха свършили работа, тогава когато не ги използваме в последващи функции.

Как да се справим с проблема? Как се пресмятат часовете в Excel?

Първо да изясним едно важно правило за времето в Excel:

В Excel часовете се смятат като част от денонощието – 24 часа, и Excel възприема това едно денонощие за цялостна единица единица – 1.

Т.е. ако речем в момента е 09:00 сутринта, ТО 09:00 за Ексел означава число, част от едното цяло.

Едното цяло, или иначе казано 100% .   Казахме че е 24 – броя на часовете в денонощието. 

Щом имам целите сто процента – 24, ТО за да видим каква част от това цяло е петият час от денонощието, нека да разделим 9 на 24. 

9/24 = 0,375  , т.е. 9 часа са 0,375 от това цяло.

Ако часовете във формат време са 109:30, то за минутите важи нещо подобно.

Минутите за Excel са част от 60 минути, които съставялват една цяла едница – часа, т.е. 60 минути = 1 час.

Т.е. 12 часа са 12/24 = 0,5 И 30 минути са 30/60 = 0,5.

Тази стойност обаче получена за минутите – 0,5, е спрямо броенето за минутите , т.е. ние трябва да я получим спрямо часовете. Ами трябва да го приравним към часовете, това става като приведем тези минути към основната единица – часове, т.е. трябва да разберем каква част са те от основната единица – денонощието.

Това, което трябва да направим е да разделим на 24.  Получаваме 0,5*24= 0,0208

Следователно за записа 12:30 имаме числото 0,5208.

Именно затова може да процедираме по следният начин в Excel:

1. В колоната D ние имаме часовете във формат на време;
2. Т.к. знаем, че това време за Ексел е число, нека в колоната E, да покажем това число. Правим го посредством формулата =NUMBERVALUE (D2). Използвайки функцията *Numbervalue* съответно показваме, получените часове и минути, форматирани като време, каква част съставляват от цялата единица, т.е. от денонощието (24 -те часа).

Страхотно, превърнахме ги в числа!

Обаче!?! Има един проблем и той се корени в това, че имаме частта от това денонощие, а не това което търсим –  броя часове като числова стойност.

Как да стигнем до крайния резултат?

Имаме частта от цялото, имаме и цялото, минутите също са приравнени към цялото (денонощието).

Това, което трябва да направим е да умножим числовите стойности получени посредством Numbervalue, с цялото (единицата = денонощието), в случая 24-те часа от денонощието.

Умножаваме по 24 и виждаме как получихме броя часове.

Разтегляме надолу функцията.

Ясно виждаме, че вече часовете са числови десетични стойности, реални числа, които може да вкараме в други формули, в които участват числа от десетична бройна система.

Да проверим дали нещата работят?

Да сумираме получените числови стойности в колона E – „Часове числа“.

Получената сума я умножаваме по часовата ставка.

Резултатът е коректен!

КЪДЕ СА 33,44 лв, къде са 802,50 лв . Разликата е голяма!

Благодарим на човека, който написа като коментар това допълние, за да покажем в детайли, това как точно се пресмята времето в Excel.

Сигурни сме, че това ще ви помогне да работите доста по-ефективно с часовете в Excel.

Ако искате да увеличите вашите Excel умения, разгледайте нашите уроци на aula.bg

Всеки понеделник правим видео отговор и блог публикация на Ваш въпрос, който сме получили на нашия блог на aula.bg

По всяко време може да се възползвате и от безплатните уроци по Excel.

 

 

Получавате едномесечен достъп до първите 20 урока от курса.

Така ще се уверите в „силата“ на Excel и това колко много може да оптимизира процеса на работа.

Ако тази статия Ви е била полезна, ще се радваме да я споделите във Facebook с приятели.