Как да създаваме предефинирани списъци в Excel?

Може ли да добавяме предефинирани списъци в Excel? Това е въпрос, който получаваме във форума и за това сме направили видео отговор за него.

Поради наистина многото дискусии и честото задаване на този казус, решихме да направим една статия придружена с видео тук във блога на Aula.

Във видеото можете да научите как се създават предефинирани списъци в Excel?

 

Какво точно представляват предефинираните списъци?

С един семпъл пример, нека изясним как работят предефинираните списъци в Excel.
Примерът е следния:
В една колона имаме записани първите три месеца от годината.

01_fv-10-only_start_names_from_list

Целта ни е да довършим списъка с месеците в колоната. Тоест да имаме един списък с дванадесетте месеца от годината.

Какво можем да направим?

02_fv-10-what_do_ypu-want

В повечето случай всеки подхожда по най-бързия начин и дописва всичко на ръка.Това обаче трябва да си го забраним или поне ограничим.

Има ли възможност да допишем липсващите месеци автоматично?

Да! Използвайки именно предефинираните списъци в Excel.

 

03_fv-10-instead_of_hand
Ето в няколко стъпки как работят предефинираните списъци:

1. Селектираме стойностите на списъка, който сме започнали да създаваме.

04_fv-10-catch_the-cells

2. Избираме селекцията в долния десен ъгъл и разтегляме надолу.

 

05_fv-10-twitch-selected_cells

Резултатът е автоматично попълнен списък, който е предварително дефиниран.

06_fv-10-result_autogenrate_list_of_mouths

Същият ефект може да се постигне, ако сме дефинирали и списък, в който сме съкратили имената на месеците по определен начин. Може да получим такова автоматично създаване на списък, стига да сме го определили предварително.

07_fv-10-the_same_result

Нека направим същото упражнение, само че този път искаме имената на месеците, в списъка, да бъдат означени само с две букви.

Изписваме първите две (три) имена на месеците, по начина по които искаме да се изпишат. Селектираме клетките със записаните стойности.

Разтегляме и очакваме да се попълни списък, в който месеците са изписани само с първите си две букви.

списъци в excel

Да ама НЕ!

Клетките не се попълниха с всички месеци. Селектираните три клетки се разкопираха надолу в колоната.

Защо се случи така, нали Excel създава автоматично списъка с месеците? Това е въпроса който обикновено си задаваме.

Да, Excel създава автоматични списъци, НО само тези който вече са обособени като такива.Само тогава Excel реално създава списъка.

09_fv-10-we_make_copy_not_list

Сега да видим как да създадем един наименован списък.

Ето в няколко стъпки как може да направим предефиниран списък:

1. Отиваме на File.

10_fv-10-make_new_custom_list_step_1

Отиваме на File или в по – стара версия на Excel 2007 отиваме на Microsoft бутона.

След което

2. Отиваме на Options

 

11_fv-10-make_new_custom_list_step_2_options

3. Избираме Advanced.

12_fv-10-make_new_custom_list_step_3_advanced

4. Кликваме на бутона Edit Custom list.

13_fv-10-make_new_custom_list_step_4_advanced

Отваря ни се прозорец Custom lists.В него може да видим вече дефинираните списъци.

14_fv-10-make_new_custom_list_already_exist

Как да създадем нов списък в Custom Lists прозореца?

  1. Избираме New list
  2. В List entries създаваме ( дефинираме) списъка, по начина по който искаме да ни го създава Excel по време на работа.
  3. С бутона Add добавяме списъка към вече съществувашите.

15_fv-10-make_new_custom_list_add_itjpg

Списъкът е добавен. С ОК, потвърждаваме направените допълнения и промени в прозореца с дефинираните списъци.

16_fv-10-make_new_custom_list_%d0%be%d0%ba_we_add_the_list

Потвърждаваме промените за настройките, които направихме в опциите на Ексел (Excel Options), посредством OK.

17_fv-10-make_new_custom_list_%d0%bek_the_main_window

Нека сега отново да се пробваме да направим автоматично списъка.

Изписваме първите две ( три ) имена на месеците, по начина по които искаме да се изпишат.

Селектираме клетките със записаните стойности.

Разтегляме и очакваме да се попълни списък, в който месеците са изписани само с първите си две букви.

18_fv-10-make_new_custom_list_new_try

ДА! Получи се!

Това се дължи на това че предварително оказахме на Ексел формата на списъка.Така той вече разпозна началото на списък и го генерира целия.

19_fv-10-the_result_of_new_list

 

 

Примерът беше семпъл.

Предефинираните списъци в Excel могат да се приложат на различни места. Може да си нарпавим предварителни списъци с имена на служители, които са в строго определен ред. Може да се приложат за по-нестандартен списък с поредени номера с индекси и т.н.

Какви са Вашите идеи за предефинирани списъци?

Споделете ги в коментарите.

buton_20_bezplatni_uroka

Ако тази статия Ви е била полезна и интересна, можете да я споделите с приятелите си във Facebook. 🙂

 

One thought to “Как да създаваме предефинирани списъци в Excel?”

  1. Има възможност и да внесем (Import) предварително направен списък. Аз направих такъв с буквите и съответните градове за регистрацията на автомобилите. Има дванадесет букви (главни печатни), които се изписват по един и същ начин между кирилицата и латиницата, а именно А , О , С , Е , Р, Т , Х , Н , В , К , М и Y.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *