Принцип 2 за работа с компютър на ефективни екипи

– По дяволите!

Отново се случи. Гледах файла и не знаех да плача ли, да се смея ли.

Защо се получава това?

Работехме няколко човека по проект и забелязах, че има грешка в изчисленията. Грешката беше фрапантна. Естествено, някой я забеляза съвсем случайно. Тази грешка обаче, в пари означаваше едни 600 хиляди лева по-малко.

Още по-естествено, не се знаеше нито кой е направил грешката, нито как е станала.

И това не беше първият път, в който това се случва.

Дълги години работехме със софтуера, но винаги се получаваше така, че някой колега (и аз включително) или забравяхме да “раздърпаме” клетките в Ексел, така че да се хване коректния диапазон клетки, или някой променяше некоректно чужда формула, без да вникне в дълбочина в логиката зад нея. Така буквално се “омазваше” всичко.

По едно време наистина си мислех, че това е стандартна практика и спасение няма. Просто трябва да си отваряме очите повече. Дори ангажирахме човек, който само да преглежда файловете.

Докато не чух “случайно” за принцип на работа в Excel, от който ми настръхна козината, когато го осъзнах в дълбочина.

Осъзнах го, защото съм го ползвал само в AutoCAD, a той работи и в Excel, и във Photoshop и във всеки един друг софтуер.

Всичките проблеми не идваха, защото никой от екипа не спазваше:

Принцип 2 – “Винаги разделяй данни от обработка от визуализация”

Този принцип означава, че преди да се хвърлим просто да отворим един файл и да работим върху него, трябва да се спрем за малко и да помислим как да си организираме файловете.

Един проект трябва да се раздели на файлове по такъв начин, че ако работят повече от един човек върху задачата, всеки да пипа само по неговата си част.

Файловете се разделят на 3 типа:

• Данни (входни данни от външни източници или просто въвеждане на данни, с които ще работим);
• Обработка (може да са изчисления в Ексел или чертане върху подложки в AutoCAD, или Adjustment слоеве, smart филтри, action-и, CameraRaw пресети във Photoshop);
• Визуализация (тук може да направим файл с диаграми и дашбордове в Ексел или изображения с различни видове размери и резолюции във Photoshop).

Този принцип работи отлично дори човек да работи самостоятелно, но е направо незаменим, когато се работи в екип от няколко човека.

Един човек е „собственик“ на един файл и отговаря за него. Другите правят динамична връзка към този файл и ползват данните от него.

Ето една принципна схема, с която може би ще стане по-ясно. Представете си Ексел файлове, но това работи с всеки един софтуер:

Преди да си кажеш, това не работи за твоя случай …

ще те предизвикам да се замислиш, защото аз знам, че работи за всички. Просто не е толкова очевидно в самото начало.

Предизвикателството е, че първоначално изглежда сложно, но в действителност изключително опростява работата

Всеки по-популярен професионален софтуер има възможност за връзка между файловете. Това дава възможност аз да не трябва да копирам данните на „Петя“ в моя файл, а да направя връзка към него и да ги взема. Когато тя актуализира данните, аз не само имам актуални данни, но и работата по този начин има няколко предимства:

• Всеки си работи по неговия файл и не пипа на другия;
• Няма как Роси да „съсипе“ неволно формулите на Тодор, защото тя въобще няма достъп до неговия файл. А и не я интересува;
• Не е необходимо Мария, която оформя крайния външен вид, при всяка промяна във входните данни и обработката да си къса нервите и да копира наново промените. Тя винаги има най-актуалните данни.

Красотата на този модел е, че драстично се намалява риска от грешки.

Пример за приложение на принцип 2 с Ексел

Радо е част от екипа на Аула и е мениджър ключови клиенти. Ако ни потърсите за фирмено обучение, най-вероятно ще говорите с него. Той ще ви задава въпроси за конкретните нужди на екипа, за да ви предложи адекватно решение.

В Аула обаче, организираме стотици обучения всеки месец и Радо не може да помни всичко в главата си. Затова записваме контактите с фирмите в нещо като мини CRM система в електронна таблица.

Колкото и да харесвам Радо и да съм сигурен, че той е с най-добри намерения да използва и подобравя системата ни, аз трябва да съм абсолютно ненормален да му дам достъп до всички файлове. 🙂

Разделили сме работата на три файла:

• input (въвеждане на данни);
• calculations (за изчисления);
• report (за отчети и анализи).

Радо има пълен достъп за промени до input таблицата – там вкарва данни за клиенти и какви са техните нужди, дата на контакт и т.н.

Само аз, като човек, който е измилил системата имам права над таблицата за изчисления. Там си правя магията, която не искам никой да ми я разваля. В нея аз съм свързал да се точат данни от Input таблицата. Там са всички формулки и функции. Даже един хитър скрипт, който вади данни от mySQL базата ни данни.

Тази таблица с изчисления е най-чувствителна и най-рискова. Там е всичко, което има риск някой да го омаже…, но няма как да стане. Няма достъп до нея. Като се замисля, Радо май дори не знае, че има файл за калкулации.

Последния файл е Report – там Радо има само Read-only права. Може да гледа резултатите си.  Този репорт взима данни от файла с калкулацията и добавя няколко семпли диаграми, които правят нещата визуално по-добре.

Така аз съм спокоен, че Радо няма да пипне или дръпне нещо и да се размести. Той е щастлив, че всичко работи, не се чупи, пести време и може да се фокусира върху работата си, а не върху борба с Ексел.

Пример за приложение на принцип 2 с AutoCAD

Съвсем на кратко ще дам пример в случая с AutoCAD, защото там го повтаряме вече 7 години. Мисля, че вече започва да се вижда масова промяна след толкова видео уроци и статии по темата 🙂

В пример с една сграда – архитект дава подложка на разпределение и масово специалностите – конструктор, ВиК, Ел, ОВК и т.н. започват да чертаят в неговия чертеж.

Това естествено е груба грешка, която коства много време и нерви..., защото както знаем архитектите непрекъснато променят подложката. Колко псувни са отнесли архитектите, само, защото инженерите не знаят за XREF … сигурно не може да се преброи. 🙂

Адекватният начин е да се ползва нагласен темплейт с нашите настройки, слоеве и блокове и към него, чрез XREF да се закачи подложката. Това дава възможност при промяна на изходния файл просто да презаредим новия файл и за секунди да сме актуални.

Колкото до визуализацията, докато един човек чертае, може помощник да закачи като XREF чертежа на колегата си и да прави layout-и за разпечатване.

Тоест тук схемата примерно може да е:

• подложки;
• чертежи и обработка;
• лейаути за разпечатване.

Пример за приложение на принцип 2 с Photoshop

Въпреки че работата със слоеве е доста гъвкава във Photoshop, и тук разделянето в отделни файлове е по-професионалния подход.

Във Photoshop има Linked Smart Objects, които позволяват в настоящия файл да ползват външни файлове, като слоеве. Това дава възможност няколко човека да
работят по един проект без да си пречат. Също така при обновяването на source файл (примерно лого), автоматично всички използващи го, позволява да бъдат обновени.

Този принцип ще спести много време и усилия. Ако има файлове, използващи едни и същи графични елементи, което е често срещано – използваме едно лого в брошури, визитки, уеб сайтове и т.н.

В случая принципа се транслира така:

• „Данните“ са графичните компоненти (пример: файл с лого);
• „Обработката“ са adjustment layers, smart filters, masks;
• „Визуализацията“ може да са PSD файлове (например със сравнително новите Art Boards), нагласени за много бързо експортиране на крайните файлове (пример: JPG, PNG).

Какво следва от тук?

Вече знаете за този принцип – опитайте се да го приложите на нещо по-малко и то само за вас. Предупреждавам… ако го направите веднъж, няма връщане назад.

Харесват ли ви тези принципи?

Вече споделихме принцип 1. Ако са ви полезни, споделете тази статия и с това ще ни дадете знак, че искате да продължаваме да ги публикуваме.

Това беше, може би, най-сложният прицип, но без него няма как да минем. Следващите са доста по-семпли, но също така ефективни.