Защо не мога да копирам информацията от един в друг файл на Excel?

Днес ще дискутираме отново интересен казус.

Ще разгадаем нещо, което се случва с Excel, но не винаги, ами само понякога.

Темата на днешната дискусия е: „Защо Ексел не ни позволява да копираме информацията от един файл в друг файл?“

Във форума на „Аула“ получихме именно такъв въпрос с подобен проблем.

Въпросът на нашия ученик в Аула е конкретен.

НО, началния проблем създава предпоставка за появява на други неточности и допълнителни проблеми с Ексел.

Многобройните проблеми и главоблъсканиците, създадени от този малък, но съществен детайл, ще разгледаме в този прекрасен понеделник! 🙂

Вижте първо видео отговорът на въпроса: „Защо не мога да копирам информацията от един в друг файл на Excel?“ – в нашия YouTube канал.

Ако видеото Ви е харесало и е полезно за Вас, палеца под видетото натиснете и не се чудете!

Ако все още НЕ сте се абонирали за канала ни в YouTube, ще се радваме да го направите.

Всеки понеделник публикуваме видео отговори на едни от най-популярните въпроси във форума на „Аула“, свързани с практически проблеми от ежедневната ни работа с програми като: Excel, PowerPoint, Word, Photoshop и др.

---

„Защо Excel не ни дава възможност да копираме една информация от един файл в друг?“

Този проблем е при определени условия. Тези условия биха довели и до други проблеми при ползването на някои от инструментите на Excel.

Да разгледаме конкретния пример, в който може тези условия да доведат до проблем.

Имаме един документ, който е с файлово разширение .xlsx .

В него сме си създали една дефинирана таблица и без абсолютно никакви проблеми извършваме каквито и да било манипулации с Excel.

Работата ни спорѝ. 🙂

НО получаваме друг файл с данни от колега от друг офис.

Приемаме този файл на драго сърце, защото смятаме, че той ще помогне в това да си свършим работата.

Отваряме набързо файла, виждаме че в него има всичко онова, което ни трябва.

Решаваме, че по-удачно би било да прехърлим информацията от нашият файл във файла изпратен ни от колегата.

Копираме дефинираната таблица от нашият файл.

Да поставим копираното във файла на колегата.

ОПА, ОПА !

Съобщение от Excel :).

Предупреждава ме за нещо не знам и точно за какво, НО поне има само една опция ОК.

Избирам ОК.

Какво се случи, поставяйки информацията в другия файл?

Нещата с таблицата от моят документ не изглеждат по същият начин.

Няма ги формулите, формата се е развалил, освен това сме копирали и една Chart диаграма, която пак не изглежда както трябва.

Какво се случи, да му се невиди!

Пробваме няколко пъти да копираме, по различните начини, по които познаваме за поставяне на информацията.

Не става и не става, излиза съобщение и нещата не изглеждат както трябва.

Това ни навява на мисълта, че може би проблемът е накъде другаде.

Да тестваме!

Да пробваме да копираме информацията в изцяло новосъздаден файл.

По един от многобройте начини за създаване на файл в Ексел, създавеме изцяло нов файл.

В него копираме информацията от нашият файл.

Всичко е наред, тук всичко е наред!

„Значи тоя Пешооооо какъв файл ми е изпратил!?

Сега му звъня и ще го помоля да ми изпрати нов файл.“

Колегата изпраща файл наново.

Същият файл!

Пак получаваме някакво съобщение този път различно, НО пак само с един опционален бутон позволяващ ни само и единствено да се съгласим с Ексел!

ОК!

Пак повтаряме същите действия, които уви водят до същите резултати.

Къде е проблемът?

Да отворим папката и да поразгледаме двата файла, нашият и този от колегата, по отблизо.

От снимката по-горе се вижда, че нашият файл е с раширение .XLSX, А този на колегата .XLS .

Тук точно е проблема!

След 2003 версия на Ексел, най-семпло казано, са направени някои промени в начина, по който се съхранява информацията.

Благодарение на тези промени са направени допълнителни инструменти и елементи в Ексел.

Тези допълнителни инструменти и ефекти, обаче върнати в по-старата версия на Ексел, НЕ се поддържат.

Обърнете внимание на по-горните снимки, че в заглавивето на файла пише .xls [Compatibility mode] или [Режим на съвместимост].

Какво означава това?

Ние отваряме файла, със запис в по-стара версия, в Режим на съвместимост, въпреки това обаче форматът си остава .xls.

Ако формата е xls , а не xlsx , следва някои неща в Excel да не работят така както очакваме.

Трябва да запазим файл във формат с разширение .xlsx !

Избираме F12 от клавиатурата ИЛИ избираме бутона Save As ot бързата лента с иснтрументи.

Избрали сме Save As.

Избираме Browse от панела.

Появява се прозореца Save As:

Изираме падащото меню на Save as type:

Избираме формат Excel Workbook (*.xlsx).

Кликваме на Save от прозореца.

Справихме ли се!?

Не съвсем!

Виждаме, че макар вече разширението да е .xlsx, ТО горе в информационната ни лента се изписва Compatibility Mode (Режим на съвместимост).

Това, което трябва да направим е да затворим и да отворим наново този файл.

Затваряме го!

Виждаме, че вече имаме копие на файла на колегата, който е с разширение .xlsx

Отваряме го!

1. Първо вече не сме в режим на съвместимост.
2. Копирали сме си таблицата, без проблем във вече запазения с разширение .xlsx файл.
3. Числовите стойности са се запазили като формули.

Внимавайте с какви файлови формати работите!?!

Това важи за:

.xls и .xlsx (Excel)

.ppt и .pptx (PowerPoint)

.doc и .docx (Word)

И още други файлови формати ползвани от програмите от пакета на Майкрософт.

Споделете дали ви се е случвал подобен проблем?!? Колко често сте обръщали внимание на съобщениеята като „Compatibility mode“?

Бъдете добри деца и запазвайте свойте файлове в актуална версия за дадения софтуер. 🙂 🙂 🙂

---

Ако искате да увеличите вашите Excel умения, разгледайте нашите уроци на aula.bg

Всеки понеделник правим видео отговор и блог публикация на Ваш въпрос, който сме получили на нашия блог на aula.bg

По всяко време може да се възползвате и от безплатните уроци по Excel.

 

 

Получавате едномесечен достъп до първите 20 урока от курса.

Нека „силата“ на Excel  бъде с вас! Изпозлвайте я, за да оптимизирате процеса си на работа.

Ако тази статия Ви е била полезна, ще се радваме да я споделите във Facebook с приятели. 🙂