Използване на формати за данни от ChatGPT

Здравейте, Радослава,

Кратък отговор

• Не е задължително да използвате CSV, XML и други формати. За много ежедневни задачи Word и Excel са напълно достатъчни.
• Другите формати са полезни главно когато правите импорти към други системи, автоматизации, работа с API, анализ на големи таблични данни или когато Ви трябва строго структурирана информация.

Кога си струва да ползвате други формати

• CSV – за таблични данни, които ще влизат в BI, бази данни или Google Sheets; по-лек е от Excel и се чете от почти всичко.
• JSON – за интеграции и автоматизации с инструменти като Power Automate, Zapier, работа с API, ясно структурирани данни.
• XML – ако системата, в която импортирате, изрично го изисква (някои ERP/стари системи).

Практически стъпки (2–3 лесни варианта)

1) Оставате с Word/Excel, но изисквате CSV от ChatGPT при нужда
- Направете промпта конкретен и поискайте резултат във формат CSV, без обяснения. Пример:

Дай ми таблица с колони: Product, Price, Currency, InStock.
Върни само CSV съдържание, с първи ред заглавия. Разделител: запетая.
Без допълнителен текст, без кодови блокове.

• Копирайте резултата.
• В Excel използвайте Data > From Text/CSV (Данни > От текст/CSV), изберете файла или поставете съдържанието в .csv файл.
• В прозореца за импортиране изберете Delimiter (Разделител) = Comma (Запетая) и потвърдете.
• Запишете като .xlsx чрез File > Save As (Файл > Запази като).

2) Искате JSON за интеграции и автоматизации
- Поискайте валиден JSON масив от обекти. Пример:

Върни резултата като валиден JSON масив от обекти със следните ключове:
product (string), price (number), currency (string), inStock (boolean).
Само JSON, без пояснения.

• Копирайте в Notepad (Бележник) и запишете като файл с разширение .json в UTF-8.
• Ако ще анализирате в Excel: Data > Get Data > From File > From JSON (Данни > Извличане на данни > От файл > От JSON) и заредете в Power Query (Power Query) за по-лесно трансформиране.
• Ако ще автоматизирате: заредете JSON в Power Automate или Zapier според нуждите на конкретния поток.

3) XML само ако системата го изисква
- Поискайте прост и добре структуриран XML с ясни тагове. Пример:

Върни данните като XML с корен <products> и елементи <product>
с под-елементи <name>, <price>, <currency>, <inStock>.
Само XML, без пояснения.

• Запишете като .xml и импортирайте в системата, която очаква XML.

Полезни насоки за по-стабилни резултати от ChatGPT

• Описвайте структурата предварително: имена на колони/ключове, типове данни и желания ред.
• Изрично искайте: само съдържанието на файла, без обяснения, без форматиране.
• Посочвайте разделител и кодировка: запетая или точка и запетая; UTF-8.
• При CSV с текст, който съдържа запетаи или нови редове, поискайте полетата да са оградени в двойни кавички.

Ако работите главно с текстови документи и удобни таблици, Word и Excel напълно ще Ви свършат работа. Когато се появи нужда от интеграции, автоматизации или импорти, тогава включете CSV/JSON/XML според случая.