Как да направим динамични полета в Word

Въпросът, който получихме във форума на Аула е следният : „Как да посочим настоящата точка (Heading 1) в Header/Footer-a за дадена страница? Как мога намирайки се на дадена страница в header – a, автоматично да ми се изписва номера на точката/раздела (Heading -a), в който се намирам?“

Отговорът на въпроса би спестил много лутане в един особенно голям документ.

Бързото ориентиране в дълъг документ е от изключителна важност, за да имате професионално изглеждащи документи.

Нека сега да видим как може да поставим тези динамични полета в нашия документ.

Тук може да видите видео отговора на въпроса:

Стуктура на нашият документ – Стилове в Word

За да използваме тази функционалност за динамичните бележки в Word е нужно да сме структурирали преди всичко правилно нашият документ. Как става това?

Най-важната част, за да използваме пълната мощ на инструмените в Word, и особено този за автоматични бележки, е да сме организирали документа на Heading-и.

Всички главни и второстепенни точки трябва да бъдат форматирани със стил Heading (Заглавие).

По този начин показваме на Word коя информация да вземе и да я приложи на правилното място.

Използвайки стиловете в Word си спестяваме много работа и може лесно и бързо да направим нужните промени по форматирането на документа.

За целта – изберете кои части заглавни части от документа ще са в стил Heading 1 и кои ще бъдат в Heading 2, 3 и т.н.

За да изпълните това условие е нужно да маркирате част от текста и да отбележите, че това ще бъде текст в определен стил.

Динамични полета в Word

Добавяне на служебна бележка в Header-а на Word

След като сме организирали документа си в стилове, вече може да преминем към основната част. За да добавим служебна бележка в Header-а в Word е нужно да кликнем двукратно в бялата горна част на документа. По този начин се отваря полето за редакция на Header-а.

 

Сега трябва да сложим произволно поле. Това става, като отидем в Document Info и от падащото меню изберем опцията за Field.

Динамични полета в Word

 

Веднага след избиране на опцията за Field се отваря нов прозорец.

Отляво има колона (Field Names), в която трябва да намерим опцията Style Ref.

След избиране ще се покажат различните стилове.

Тук вече избираме Heading 1.

Следващата стъпка е да изберем кои елементи да ни добави. В нашият Heading 1 имаме два елемента.

Едининият е заглавието, например „Рилски манастир“, а другото е номерацията на това заглавие.

Сега може да изберем дали в бележката да добавим само едното или да се включат и двете.

Това става от опциите на нашият прозорец за редакция на бележката. Ако имаме повече елементи в заглавието може да ги добавим и тях.

Ако искаме да се появява само името на заглавието, е нужно да натиснем OK без да даваме отметки и на нещо друго.

Ако искаме да се влючи и номерацията на нашето заглавие е нужно да дадем отметка за номерацията.

Имайте предвид, че за да добавите и номерацията е нужно да дадем първо OK, за да се вкара заглавието.

След това повторно, трябва да влезем в Document Info и да изберем Style Ref, след това Heading 1  и да дадем отметка на Insert paragraph number.

Динамични полета в Word

Форматиране на бележката

След като сме добавили заглавието може да форматираме бележката, за да изглежда по-добре.

За целта я маркираме и може да я подравним вдясно. Би било добре да намалим и размера на текста, за да е още по-ясно, че става въпрос за служебна бележка.

Ако под заглавието сложите три минуса и натиснете Enter, минусите се превръщат в една хоризонтална линия.

Разбира се, Вие може да направите форматирането по начин, който на вас Ви харесва.

Когато приключите с форматирането, кликвате отстрани и излизате от режим за редакция на Header-а.

По този начин може да добавим динамични полета в Header-а на нашият документ.

Ако използвате Heading-и в Word ще видите как ще добавите освен динамични полета, автоматично съдържание и изобщо ще си спестите много работа с програмата.

Ако искате да научите още полезни тънкости и трикове в Word, и да ги приложите при решението на казуси във вашата професионална сфера, разгледайте курса ни Тайните на Word.

Ако тази статия Ви е харесала, може да я споделите с приятели във Facebook 🙂

 

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *