Принцип 3 за работа с компютър. Как да възстановим развален файл

– Познаваш ли някой добър с Адобе Илюстратор? – беше първото изречение, което изтреля приятел по телефона.

– Ъъъ … да – отговорих аз, след като ми трябваха няколко секунди да загрея и изплуват двама човека в съзнанието ми. Все пак един от тях в момента прави за Аула актуализация на курса по Adobe Illustrator, а ние имаме доста сериозни изисквания – мин. 10,000 часа опит, за да създаваш курс при нас. Все ще му свърши работа.

– Знаеш за книгата, която пишем последната половин година. Беше готова за печат, но основния илюстратор файл се е развалил. Можеш ли да помогнеш?

– Добре, кaкво се случи? – задавам си стандартния въпрос аз.

– Вчера беше готов файлът. Днес, програмата дава грешка, че файлът е развален и не можем да го отворим. Пробвахме какво ли не, но не се отваря. А ни е доста спешно. Пуснахме книгата в предпродажба и вече има 200 бройки продадени, които трябваше да изпратим другата седмица.

Установих, че ситуацията е доста напрегната и стресираща, дори за хора, които са едни от най-спокойните ми познати.

След известно време става ясно, че проблемът няма нищо общо с Илюстратор. Оказва се често срещан проблем с всеки един софтуер.

Проблемът бе в нарушаване на един от основните принципи, които споделяме тук.

Това, което се е случило е, че файлът се е развалил безвъзвратно и не може да бъде извадено нищо от него

И това се случва регулярно. Не всеки ден, но достатъчно често, за да ни докара стрес и загуба на продуктивност…

• Дали самата програма ще се претовари от прекалено голям или сложен файл и при последния save в края на деня – файлът умира …;
• Дали на диска не е имало проблем. Примерно лоши сектори и при записването на файла са ичезнали от него някакви частици безвъзвратно…;
• Дали някоя друга “умна” програма, която не знаеш как точно работи, не е “пипнала” фино в твоята папка и е съсипала файла.

Няма значение как се е случило. Файлът не може да се отвори и възстанови по никакъв начин.

Ти си мислиш,че правиш всичко, както трябва, но файлът ти безвъзвратно изчезва.

Имаш дори автоматичен бекъп, но и той не ти помага

Знаеш, че е опасно да живееш без бекъп.

Имаш cloud услуга или автоматичен бекъп… но в бекъпа ти през нощта се е записал разваления файл върху стария файл. Това се получава винаги, когато работиш само с една версия на файла си.

Дали ще работиш на чертеж в AutoCAD, таблица в Excel или дизайн във Photoshop – няма значение. Една много добра практика е да имаш история за твоите файлове. т.е. на различен етап от работата да правиш копие на файловете.

За това ни помага …

Принцип 3: “винаги пази различни версии на един файл”

Нека да дам много опростен пример за принцип 3 – чертаеш къща. Чертаеш фундамента, записваш и след това правиш копие на файла. Добавяш първи етаж – записваш и правиш копие на файла. Чертаеш покрива – записваш и правиш копие на файла.

Така имаш 3 файла:

• файл 1 – фундамент;
• файл 2 – фундамент + първи етаж;
• файл 3 – фундамент + първи етаж + покрив.

Тоест, докато работиш, създаваш история на своя проект/файл. Нека разясним няколко допълнителни детайла и ще стане по-ясно.

Как да наименуваме файловете?

Аз обичам да слагам суфикс “R” и версията, но ти може да използваш каквото си поискаш. „R“ идва от revision (ревизия). Така се получава:

• Ime-na-file-R1.xlsx
• Ime-na-file-R2.xlsx
• Ime-na-file-R3.xlsx
• Ime-na-file-R4.xlsx
• Ime-na-file-R5.xlsx

Предпочитам го пред думи като „последно“, „финал“, „край“ и т.н.

Ако ползваш тях, можеш ли да ми кажеш кой е последния файл в тази директория?:

• Ime-na-file-final.xlsx
• Ime-na-file-posledno.xlsx
• Ime-na-file-2.xlsx
• Ime-na-file-predadeno.xlsx

Ако влезеш в горната папка с имената като финал, трудно ще се ориентираш. Когато влезеш в моята папка с ревизии, дори никога да не сме работили заедно, веднага ще знаеш, че „R5“ е последния файл. За това този принцип е много важен да се спазва, когато се работи в екипи.

Ако работиш в екип, сподели тази статия с твоите колеги:

За 5 реда Word файл с молба за отпуск, няма смисъл да усложняваме живота си и да правим ревизии, но когато говорим за файлове, по които работим повече от един ден, този принцип помага много.

Какво се случва, ако се развали файл сега?

Разваля се последния файл R5, но драма няма, отварям R4 и продължавам от него.

Да, ще съм загубил част от работата си, но това е само свършеното между R4 и R5 и най-важното…  няма да започвам от нулата.

Затова препоръката е един ден работа – нова версия.

Няма нищо сложно или времеемко да работим по този начин – просто е въпрос на навик. Когато започнеш нов ден (или приключваш работа), отваряш файла и правиш Save As и създаваш нова ревизия. Може и по-често, но поне един път на ден е добре.

Става за секунди, можеш да използваш File -> Save As, но аз обикновено използвам бърза клавишна комбинация.

След това по време на деня, обикновено, съм включил auto-save функцията, която повечето програми имат. Въпреки това не мога да се отърва от навика си от преди 20+ години. Просто докато работя абсолютно автоматично натискам CTRL+S (което е бърз клавиш за запис на файловете).

Ето клавишните комбинации за по-популярните софтуери:

• За MS Office (Word, Excel, PowerPoint)  това е F12;
• За Adobe продуктите (Photoshop, Illustrator, Premiere Pro) това е CTRL+SHIFT+S;
• За Autodesk продуктите е също CTRL+SHIFT+S.

Но няма ли да станат прекалено много файлове?

Спокойно, не е чак такъв проблем. Може да се съберат повечко файлове, но решение има.

Пример: работили сме 20 дена върху един файл (зависи от типа работа, но е често срещано). Тогава, ако ни дразнят просто можем да почистим старите верисии:

• ако сме на R20, може да изтрием R1 до R15;
• или да ги изтрием, но да оставим междиннни версии, примерно R5 и R10.

Също така, може да ги изтрием. Аз лично предпочитам да не ги трия, а си създавам една папка Archive и да ги местя в нея. Така основната ми папка е чиста, в папката Archive имам всички версии.

Изтривам файлове, само ако са толкова огромни, че започвам да имам проблем с мястото на диска.

Хей, ама ти не знаеш ли, че вече някои програми/услуги сами си пазят историята?

Да, знам. Наистина програмите станаха доста по-добри през последните години.

Ако ти гръмне Excel, шанса сам да ти възстанови файловете са добри. Някои програми имат скрити temp папки, в които може да намериш туй-онуй…

Dropbox, както и някои други услуги пазят автоматично версии на файлове (до 30 дни). Sharepoint решението на Майкрософт също дава предишни версии на файлове.

Но, нека сме честни.

Малко хора, знаят че тези решения съществуват. Още по-малко хора разбират как точно се работи с тях, така че да си гарантират добър архив. Да не говорим, че добре работещите решения обикновено са на „enterprise“ ниво за корпорации. Те струват луди пари и най-вероятно ти трябва регулярно един Microsoft Certified Master за Sharepoint, който да ти нагласи и поддържа системите.

Аз обожавам автоматизациите, но нещата са все още доста далеч от това да са пределно ясни, лесни за масовия потребител и да предпазват напълно.

Алтернативата, която предлагам е просто един „Save As“, който всеки начинаещ потребител знае как работи.

Затова, аз използвам и препоръчвам принцип 3: „Винаги пази различни версии на един файл“.

Полезни ли са ви тези принципи? Ако ви харесват, споделете тази статия с приятели, за да ни подскажете дали да правим повече от тях.