Защо да ползвам Power BI, след като вече имам Excel?

Здравей,

Power BI е софтуерът, за който винаги съм си мечтал, но не съм знаел, че ми трябва такъв тип софтуер.

Аз мога да говоря само от опита на “малка фирма”, въпреки че в по-големи структури с екипи бизнес анализатори им текат здраво “лигите” по този софтуер :)

Много години съм се мъчил да правя с Ексел това, за което Ексел въобще не е мислен. Това, което най-много ме дразнеше беше ръчната работа, която бе неизбежда въпреки многото автоматизации. Хамалогия, глупави технически грешки… си беше ежедневие.

Но е важно да споделя, че според мен няма дилема “Power BI срещу Ексел” и кое от двете да избера. Аз продължавам да мисля, че Ексел е феноменален софтуер и го ползвам ежедневно.

Синергията между двата софтуера прави работата ефективна и по-бърза, въпреки че мога да си предствя някой чист бизнес аналист в корпоративна среда може и да премине почти изцяло към Power BI.

Също така - това е софтуер за бизнес анализи. Крайният резултат са красиви отчети с диаграми и визуализране на данни. Ако не се занимаваш с това, а примерно използваш Ексел само за изчисления без анализи, няма смисъл от Power BI.

За мен най-голямото предимство на Power BI е, че пести време, много ВРЕМЕ, както и ръчна работа.

Няколко конкретни предимства:

1. Източници на данни

Преди свалях CSV от базата ни данни (mySQL), Google Ads, някакви наши си програмки с текстови файлчета, Analytics, външен софтуер с незнаен форма.

Това всичко трябваше да се обработва в много стъпки и ръчно. Да, стана с времето по-лесно с power query.

Сега съм си “навързал” всичко и данните се точат от много изтоци автоматично, почистват се, калкулират се някои неща и са готови за работа с тях.

Майкрософт явно са настъпили газта - защото всяка седмица има нови конектори и дори нещо да го е нямало, съвсем скоро го добавят.

2. Модел

Това е рай в POWER BI. :)

Навързваш си модела - тоест източниците на данни веднъж (след което може и да разширяваш модела) и можеш да си правиш безброй анализи със скоростта на светлината.

Пример - в реално време гледам брой посещения на сайта (данни от Google Analitics), брой гледани уроци (данни от mySQL), слагам филтри по платена реклама (Google & Facebook Ads) и гледам това до какви събития в сайта води (events от Google Analytics).
 Има много неща, които пазим само при нас - при повечето хора може да е Acess или просто ексел файлове или google sheets. При нас e mySQL.

Никога не сме можели толкова лесно да навържем наши върешни (“конфиденциални”) данни с външни системи като Analytics, Facebook, и т.н.

Приемерът е малко по-"уеб" ориентиран, но същото важи ако данните са ти от примерно странен счетоводен софтуер с още по-странен формат, база данни, екселски файл с данни от маркетинг отдела, CSV от съпорта и export-нат файл от отдел продажби във формат "аз сам си го измислих" на програмиста на CRM софтуера.

3. Отчети

Мечтата на всеки "business owner" или мениждър - дашборди с филтри и добре визуализирани данни са крайния продукт, който може много лесно вече да се споделя и обсъжда с всякакви хора от проекта, дори без да имат идея как работи Ексел или Power BI.

Тук отчетите не са фиксиран PDF например, а жив отчет, в който може да задълбаваш с кликвания по диаграми, филтри и т.н.

Това са основните неща, които аз използвам, но има и много други възможности..

Написаното от инж. Иван Цукев е вярно, но според мен не отговаря на основния въпрос на Георги Велчев: Защо да ползвам Power BI, след като вече имам Excel?

По принцип всичко показано може да се направи и в Ексел с помощта на Power Query, Power Pivot и Power View. На всичкото отгоре Ексел предоставя (все още) много повече възможности при визуализацията на данни.

Ето обаче някои основни разлики между Ексел и Power BI, които съм открил до момента:

1. Power BI работи много по-стабилно и бързо с големи обеми от данни. От моя опит изпълнението на една стъпка в Power Query на Ексел на таблица от 300 хиляди реда и 50 колони отнема минути, докато с Power BI нещата стават почти мигновено

2. Споделянето на отчетите. В Ексел отчетите или трябва да са на някаква обща директория на мрежата, или да се разпространяват по Ексел. С Power BI потребителите си отварят програмата и отчетите им са там. На всякакъв компютър или устройство. За да сме докрай изчерпателни Майкрософт планират в Ексел 2019 да въведат такива функционалности и дори в момента потребителите с Офис 365 имат такива.

3. Drill down и филтриране. Представете си, че гледате графика с общите продажби по месеци. Виждате някакъв "скок" през месец Август, който изглежда подозрителен. В Power BI кликате върху стълбчето за Август и той ви дава разбивка само на Август по продукти. След това може да кликнете на Продукт Хикс и да ви даде разбивка по клиенти и т.н. В Ексел също може да се постигне това чрез Power View, но в Power BI нещата са много по-интуитивни и лесни за крайния потребител. Освен това стигаме до

4. Размерът на файла в Ексел може да стигне "космически" размери

5. Сигурност: В Power BI можете да дефинирате права на достъп за даден отчет и търговецът в Монтана да гледа продажбите в неговия магазин, но няма достъп до данни, които са предназначени за регионалния мениджър за Северна България, който пък не може да вижда това, което е за изпълнителния директор. В Ексел - или правите три различни отчета за тези три нива на достъп. Или давате достъп на всички до всички данни

6. И накрая нещо, което не мога да потвърдя, но такива отзиви се споделят. Когато се създаде един отчет за крайните потребители, които не са специалисти по Ексел и бизнес анализи (мениджъри, търговци, ЧР специалисти, юристи и т.н.), те много по-лесно се ориентират как да си нагодят отчета за техните нужди, чрез филтриране и drag&drop на полета в Power BI, отколкото в Ексел

Ексел обаче е по-удобен и превъзхожда Power BI за задачи като * Изготвяне на финансов модел и бизнес план. Power BI просто не е софтуер за това. * Ad-hoc / еднократен анализ на данни. Често дори изготвянето на отчети в Power BI минава през „прототип“ в Ексел * Поддържане на малка база данни, списък със задачи/клиенти/адреси * Изготвяне на оферта на база брой и единична цена

Въобще всичко, което се побира в няколко хиляди реда или се прави еднократно/за пръв път не е за Power BI. Не че не може, но е все едно да използвате Катюша за лов на яребици.

Една печатна грешка в т. 2 по-горе. вместо "В Ексел отчетите или трябва да са на някаква обща директория на мрежата, или да се разпространяват по Ексел"

да се чете "В Ексел отчетите или трябва да са на някаква обща директория на мрежата, или да се разпространяват по имейл"

Едно допълнение към мнението на инж. Цукев и Kocho. От версия 2013 в Excel са включени Power Pivot и Power Query, но само във версиите Professional Pro. За да се използват и от потребители на Excel, които имат различни версии, Майкрософт предлага отделно приложение Power BI. Има разлики, по-скоро в интерфейса, но функционалността, най-общо може да се каже, че е еднаква. С една дума в Excel също са включени Power Pivot и Power Query, а тяхното приложение е изключително полезно и не само за големи фирми. Така че, не е необходимо да се използва отделен софтуер, достатъчно е имате подходящата версия на Excel.

Защо да използваме Power BI, след като имаме вече Excel?

Въпросът е подобен на „защо са ни автомобили, като имаме коне?“.

И с автомобил и с кон можеш да стигнеш далеч. Различни инструменти, позволяващи да се постигне една и съща цел, но с различно предназначение. Ако искаш да се качиш по стръмна пътека, ще се качиш по-скоро кон, ако трябва да стигнеш от София до Франкфурт – автомобилът звучи по-добър вариант. Ако искаш да се предвижиш между съседни села, и двете вършат добра работа. Сходно е с Excel и Power BI.

Това са напълно различни приложения, с които може отчасти да се постигне едно и също.

• Можем да създаваме графики и с двете
• Можем да анализираме данни
• Можем да споделяме с други хора

Но дори и тези, на пръв поглед общи черти, имат много големи различия, когато се задълбочим.

Ето някои акценти, прилики и разлики

Power BI е създаден за работа с много големи масиви от данни, за споделяне и интерактивна визуализация. Има демонстрация на Power BI с 1 трилион реда данни.
Power BI поддържа интеграция с много източници на данни, които Excel, особено в по-стари версии (2013 и преди това) не поддържа.
Power BI е многократно по-бърз и стабилен в сравнение с Excel.
И двете имат Power Query.
И двете имат Data Modelling възможности.
Excel е многократно по-добър за въвеждане на данни.
Excel поддържа VBA
Excel се интегрира чудесно с другите Офис приложения, Power BI – не толкова;
Excel е чудесен инструмент за планиране на смени, за счетоводство, за статистически анализи, като помощен инструмен за архитектурни и инженерни калкулации.
Двете разглеждат данните по различен начин – за Power BI няма индивидуална клетка; за Excel няма формула генериращи таблица.

Въпросът не е защо да използваме Power BI след като имаме Excel. Въпросът е как.

Prekrasno e nalichieto na Power BI . Vse pak e vapros na izbor ot vseki edin indivi.

Много некоректно сравнение работя и с двете програми. За Еx-l мога да кажа едно простичко - неизчерпаеми възможности във всяко едно отношение, за Р-вi има още много, много да наваксва. Просото първата не е замислена и разработена за поддържане на огромни масиви. Не, че не може но обработката трае по бавно. Предимството на втората е, че по-лесно визуализира огромни масиви и толкова, всичко друго е на много ниско ниво спрямо Еx-l. Имам доста масиви които се визуализират и обработват в реално време. Първо ги правя на Еx-l защото както казах там всичко може, а след това се опитвам и на Р-вi и не винаги може или поне не всичко. Честно казано за мен бъдещето е за BI програмите, но ще се наложат тези които ще могат да поднесат по-неограничени и творчески възможности с много по-лесен интерфейс. Изказвам мнение на потребител който главно се занимава с това

Привет и от мен. ;-) Личното ми мнение е, че PBI e наследник на Аксес а не на Ексел. Ексела събира суровите и грозни данни. ПБИ ги прави хомогенни, красиви и достъпни за всички.

PBI включва 3 основни инструмента: Power Query, Power Pivot и Power View. Power Query може да се каже, че е приемник на Access, по-точно на MS SQL, инструмент за създаване на заявки (queries) в Access или всеки вариант на SQL. Power Query включва обаче, и езика М (подобно на VBA за макроси в Excel). Трите инструмента на PBI са вградени и в MS Excel. Благодарение на Power Query в Excel, "суровите и грозни" данни много бързо и лесно се трансформират в подредени и нормализирани данни. Нещо повече предоставя връзка към различни външни източници (различни бази данни, екселски и текстови файлове, интернет и др.). Достатъчно е само да се зададе свързването, не се налага да се вкарват данните в Excel. По този начин размерът на файла е в пъти по-малък! Трите инструмента работят по един и същи начин, разликата е по-скоро в интерфейса. Предимството на PBI е в колективната, споделена работа с един файл, а така също и в много по-богатата библиотека от вградени визуализации. Ако имате умения за работа с тези инструменти в едното приложение, може да ги използвате и в другото, изборът е ваш! И не на последно място, хубаво е човек да научава и надгражда с нови знания и умения!

Power View - е наличен само в Ексел 2013. Това може да го броим за значителна разлика между Ексел и Power BI

Практически възможно или невъзможно е да се изгубиш сред огромното " пространство " данни ? - е мисъл , която не ни спохожда , но интелектът лети от писта до писта , зад собствениците на летателни машини .

Едно уточнение, Power View е включен също и в Excel 2016, но трябва допълнително да се добави в рибъна