Контролиране на видимостта на маркираните участъци. Ревизии в документа.

Безплатни 20 урока
регистрирай се и научи

Ако сте вече потребител - Регистриран съм
Видео

Въпроси и отговори

  • Краси Кръстев:

    Здравей, интересен казус.


    Аз лично бих постъпил по следния начин:

     Ако човек с получателя сме се разбрали той директно да направи корекции по документа и има опит с Track Changes - a и работя дълго време с този човек и практикуваме с Track Changes, то тогава би било без значение как му го пращам, НО за да не забрави да го включи ... все пак ще съм го включил предварително :);

     Ако получателят въобще не ползва Track Changes и не знае за съществуването му :) , но директно прави промени по документа ми, би следвало да му го пратя с включен бутон, за да съм сигурен, че ще видя точно къде са промените, направени от негова страна.

    Интересно ми е дали и други хора ползват или пък сега след преминаването на курса в Aula са започнали да ползват този инструмент и как изпращат документите до други лица, така че ще се радвам да споделите опита тук в тази тема :).
    Антон Иванов:

    В този курс ще се включа някога по-нататък, но мога да споделя опит по въпроса на Краси.


    Според мен по този въпрос трябва да се направи разграничение, да речем на "екип"  и "външни" за екипа хора. Вероятно зависи от тертипа на работа във всеки екип, но в нашия екип винаги сме ползвали Track Changes, за да знаем кой какви промени прави, когато групово разработваме някой документ. Така печелим време, когато трябва да обсъдим някоя промяна. И в повечето случаи тази опция си стои включена, но не толкова за да напомни на другите да виждат промените (те си знаят и ги гледат), колкото да напомни на последния, който ще изпрати документа на "външни" за екипа хора, да ги изключи и да прекара документа през Document Inspector-a (при 2010 - /File/Info/Prepare for Sharing/Check for Issues/Inspect Document, за другите версии не знам). 

    Там може да избере кои "неща" точно да бъдат изтрити и кои запазени (някои от тях не се виждат или трудно се виждат от средностатистически потребител, а попаднали в подходящи ръце могат да бъдат използвани по не най-подходящ начин).Или най-малкото да му напомни да прегледа още веднъж някои елементи (например във вмъкнати документи може да има детайли, които не бихме искали да виждат външни за екипа хора, или за автор на документа да стои името на чистачката леля Пенка, щото просто нейния компютър е бил свободен последния път, когато документът е записан или започнат ;-)) или пък нещо друго - аз лично, понеже не помня много, всеки път си чета какво точно инспектира този инспектор, за да реша какво да трия. И накрая обикновено трия всичко ;-))

    Напоследък все по-често използваме друг начин за съвместна работа, при който виждаме в реално време кой какво прави, но той не е обект на курсовете тук. И пак в крайна сметка оформяме документа с Word (ако не е по-подходяща друга програма за конкретния документ) и го записваме като PDF, когато излиза извън екипа. 
    Иван Цукев:

    Според мен трябва да се внимава, ако се изпраща документ с включен track changes.


    Често ми се е случвало да ме викат и да ме питат какво става в Word - какви са тези знаци, задрасквания, коментари и т.н. и как се изключват.

    Просто човекът не знае за track changes, а някой му го е включил.

    Ако се включва, трябва да се предупреди човека и да му се обясни какво е.
    Ана Йонкова:

    Благодаря за отговорите и на двамата! По пътя на проба- грешка установих, че получателя на документа с включен track changes ще разбере, че нещо не е наред - от знаците които излизат при промяната, дори ако човек е злонамерен ще изключи бутона ще направи промените и след това пак ще го включи след промените и те няма да се виждат.
    Както и вие отбелязахте този бутон е удобен при работа в екип и при висока степен на доверие, в противен случай може би е най-добре да се прави сравнение на два документа - този който сме изпратили и който  сме получили за да открием различията - от бутона Compare.

    Пенка Софрониева:

    От моя дългогодишна работа с чужди експерти знам, че при тях системата за качество ги задължава да използват вградените функции за редактиране. Разбира се, те си мислят че и ние задължително сме обучени да го правим и много неприятно се изненадват като видят, че не е така и се налага да описват стъпките, по които ще си правим взаимни корекции. Мениджърите в България не обичат да отделят време за обучение на персонала - в това е трагедията. Всички се учим в хода на работата, и на принципа - опит-грешка.

    Everflow:

    Лично аз не виждам казус в случая :) Познат или непознат, колега или не, шурей или шеф, няма как да ме затрудни една бърза проверка дали изпратения ми документ има направени промени. Става въпрос за рутина и опит с Word. П.С. Това очевидно не важи в случаите, когато комуникираме/работим с хора, които нямат въпросния опит

    Ivan Mirev:

    Здравейте! Аз мисля, че господин Цукев е много прав! Поздрави!