Ето какво да правите, ако Excel ви обръща числата в дата.

автор
инж. · Краси Кръстев ·
 
1

Цел

В следващите няколко стъпки ще покажа решението на един от най - често срещаните проблеми в Excel, а именно: "Защо Excel превръща числата в дати?"

2

Пример

Имам един документ, направен на Excel, в който си водя отчет на разходите за ток, вода и т.н. по месеци.

Започвам да нанасям сумите, които съм заплатил за съответните месеци.

3

Проблем !?! 
Какво се случва, защо вместо числа, ми излизат дати ?

Всичко е наред (Позиция 1) - при нанасянето на стойностите за месец Януари, даже съм ги и сумирал (Позиция 2).

Започвам да нанасям стойности за месец Февруари, нанасям в сметката за ток 12.15 (Позиция 3) и вместо числова стойност Excel, записва в клетка Дек.15 (позиция 3) ...... Какво се случва и как да го оправя? Това са най - честите въпроси, които се задават във форума на Aula точно за този проблем.

4

Ето отговор на въпроса:
"Какво се случва?"

Първопричината за проблема идва най - вероятно при нанасянето на стойностите на сметката за ток за месец Февруари, като вместо запетая (,), съм използвал точка (.), а регионалната настройка (или ръчно настроената само за Excel)  - десетичен разделител, е запетая (,). Този настройка е довела до възприемането на точката (.) от Excel не като десетичен разделител на числова стойност, а като разделител на друга категория формат (в конкретния, а и в 99 % от случаите - дата) и така вместо числото в клетката, ми се записва датата, която Excel предполага, че съм искал да запиша.В конкретния случай стойността е 12.12. и Excel смята, че съм задал 12-ти месец (дек.) и съответно ми записва настоящата година.
5

Решение на проблема или отговор на въпроса: "Как да го оправя?"

Първо, ще проверя дали твърдението ми в точка 4 наистина е вярно.

6

Стъпка 1 - Проверка на регионалните настройки

 

За да проверя каква точно е настройката на десетичния сепаратор, ще отида с    на Start бутона на windows - а (снимка 1, позиция 1) и от там с   на мишката ще отворя Control Panel - а (позиция 2, снимка 1).


След което в новоотворения прозорец с    ще влезна в раздела Clock, Language and Region (снимка 2, позиция 1).

След това в новоотворения прозорец ще влезна в Regional and Language (снимка 3, позиция 1).




После в новоотворения прозорец (снимка 4, позиция 1) ще отида в раздела Formats (снимка 4, позиция 2) и от там ще отида на Additional settings.... С бутона в новоотворения прозорец Customize Format и в раздела Number ще проверя какво е зададено за Decimal Symbol / десетичния разделител (в моя случай десетичният разделител е (,)), което означава, че предположението ми, че задавайки ( . ) вместо ( , ), Excel е възприел стойността не като число, а като дата.
7

Стъпка 2 - Проверка настройка Excel

Ще проверя каква е и настройката за десетичен разделител на самия Excel.
За целта ще отида на бутона File (снимка 1, позиция 1). 

След това ще отида в Options (снимка 2, позиция 1).

В новоотвореният прозорец (Word Options) ще отида на раздела Advanced (снимка 3, позиция 2) и в раздела Editing Options ще проверя какво е зададено на Use system separator. В случая е зададена отметка, което означава, че Excel взима за десетичен разделител регионалните настройки, които аз проверих, и съответно там за разделител беше посочен запетайка (,).
8

Решен ли е напълно проблемът?

ОТГОВОРЪТ на въпроса в точка 8 Е НЕ ! ... ЗАЩО? В същата клетка, в която имах проблем, изписвам 12,12 (въвел съм запетайка, както са въведени стойностите за месец Януари) ........ НО отново не ми се изписва числова стойност, ами дата (снимка 1).

9

Въпросът е : СЕГА пък какво ?

Проблемът идва от това, че формата на клетките е custom (по точно определен формат на дата). Станал е custom поради факта, че преди това е бил Genеral и веднъж възприел Excel формата за дата, в тази клетка той прави формата Custom и с каквито и да било сепаратори ( (,) , (.), (/) ), ще възприема стойността за дата и ще си я превръща по негово усмотрение. Дори да напиша 50,50 което лично на мен не мога да го асоциирам с дата освен може би 50-та година .... като резултата след изписване на 50,50 може да се види на снимката долу.

10

Решение на проблема с приетия формат на клетка.

Изтривам стойностите за месец Февруари и маркирам целия диапзон, в който предполагам, че ще задавам само числови стойности (снимка 1, позиция 1), след което отивам на стрелкичката, посочена на позиция 2 на снимката, след което отивам в отворилия се прозорец (Format Cells), задавам формат за избрания диапазон да е Number и задавам ОК.

11

Резултат след задаване на формат Number.

В клетка за стойност на сметка за ток за месец Февруари изписвам 12,12 ... и всичко вече е наред.

12

Краен резултат

След извършените стъпки по - горе, вече спокойно мога да си нанеса всички сметки по месеци и съответно да сумирам стойностите без проблем (виж снимката). 

13

Заключение

Подобен проблем се дължи на две неща:

1. Използване на сепаратор, различен от този, който е зададен в Регионалните настройки (или за самия Excel), затова е хубаво да знаем какъв е символът на десетичния разделител и да ползваме него, когато става дума за числови стойности;

2. Клетки във Формат General (общ формат) предразполагат Excel сам да преценява какво точно въвеждаме (дата, число, час, текст) и веднъж запазил Custom формат (в дадения случай дата) за дадена клетка, какъвто и да било символ за разделяне да ползваме, то следва в клетката да се записва приетия от Excel формат (в примера дата), затова се налага предварително форматиране на клетките като Number и впоследствие ползване на точния сепаратор.
Научи компютърните програми онлайн от топ експертите на България
Регистрацията в АУЛА ви дава:
  • 20 безплатни урока
  • Трикове и тънкости за софтуера
  • Отговори на вашите въпроси
  • Име
    Имейл


    © 2016 Фондация “Аула”. Всички права запазени.
    Autodesk AutoCAD, Autodesk Inventor, Autodesk Civil 3D, Autodesk Revit, Autodesk 3ds Max, Autodesk Maya, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Microsoft Excel, SharePoint Online, Microsoft PowerPoint, Microsoft Project, Microsoft, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Adobe InDesign, Adobe After Effects, Adobe Premiere, Adobe Dreamweaver, V-Ray, Ableton Live, Solidworks са регистрирани търговски марки на Adobe Systems Incorporated, Microsoft Corporation, Chaos Software Ltd, Autodesk Inc., Ableton и Dassault Systèmes SolidWorks Corp.