Как да направя обобщена таблица от няколко sheet-a, но да извличам информация?

MS Excel

Здравейте, След като благодарение на Вас разбрах стъпките на правена на обобщена таблица от няколко sheet-a, срещам проблем с извличането на правилна информация от тях. Всички sheet-ове са ми структурирани по 1 и същ начин. Прилагам няколко снимки и после обяснение.

В първите 3 файла съм показал 3 sheeta, които обединявам. В последния файл получавам pivot-a, но единственото, до което успях да достигна е информация за общия брой на продуктите. Когато задам на БРОЙ ОТ РЕД да обобщи стойностите по сума, те са грешни. Не мога да сортирам по дата на товарене, по клиент и т.н., защото ми излизат едни под други, а не едното в колона, а останалите в ред. Не знам къде греша и как да подредя РЕД, КОЛОНА, СТОЙНОСТ и СТРАНИЦА в разделите ФИЛТРИ, КОЛОНИ, РЕДОВЕ и СТОЙНОСТИ. Пробвах няколко варианта, но се получават пълни глупости. Иначе, ако за всеки sheet направя пивот таблица нямам никакви проблеми.

Благодаря предварително!

Обединяването на данни по този начин не го харесвам. Не позволява да се възползвате от пълните възможности на пивот таблиците.

Моята препоръка:

  1. Добавете във всеки шийт допълнителна колона с името на магазина/склада/дистрибутора или каквото там трябва

  2. Обединете трите шийта в една таблица. Просто копи/пейст на данните от всеки шийт едни под други.

  3. Направете си пивот от тази обединена таблица.

Не отнема много време, а ползите са огромни.

Ако разполагате с Ексел 2013/2016 много лесно може да стане с Power Query така, че автоматично да се обединяват трите шийта в една пивот таблица. И всеки път отчетът Ви да се актуализира само с един бутон Refresh

Мерси. Знам, че може да ги обединя в една таблица, но стават много редове в една таблица и на колегите им е трудно да работят, ако не са в отделни. Иначе колоните ги имам. Може ли линк, за да разбера как се работи с функцията Power Query?

линк към сайта на Микрософт: https://support.office.com/bg-bg/article/%D0%9F%D0%BE%D0%BC%D0%BE%D1%89-%D0%B7%D0%B0-Microsoft-Power-Query-%D0%B7%D0%B0-Excel-2b433a85-ddfb-420b-9cda-fe0e60b82a94

Но за решаването на проблема по-добре да опишете цялостно ситуацията. Какви са тези колеги, какво правят с файла, какво искате Вие да направите, след като го направите какво се случва с резултата и т.н.

Ще пробвам да го опиша накратко. Работя във фирма, която има много клиенти, както и хиляди номенклатури. Поръчките ни за стандартни изделия ги завеждаме в excel в такава форма, като тази, която съм посочил в началото. Имаме и стока на склад, която към момента също се завежда на подобни таблици, но са оформени значително по-зле и не мога да направя никаква важна справка. Целта ми е да създам таблици, които се ползват за четене, като само на един адрес да има редакция. Разделили сме различните модулни системи и изделия в различни sheet-ове, като освен имаме и sheet-ове с наименованията на клиентите и изделията, които вземат. Примерно, ако искам да разбера кои изделия сме експедирали на дадена дата, трябва да вляза във всеки един sheet и после да направя обща справка. Ако обединя всички sheet-ове в един, ще получа над 20 000 реда, което не ме устройва, при запазване на изделия, при пускане на нова партида и т.н. Целта ми е да създам на нов ред обобщена справка от всички sheet-ове, която да я обновявам, когато ми се наложи, но доколкото видях има и опция автоматично да се обновява. Всички колони по различните sheet-ове са еднакви. В примера, който посочвам, искам да извлека справка за 4 фирми от 3 различни sheet-a- Идеа, Иввекс и Булкарпет, както и ПММС. Някои от изделията, които поръчват са еднакви. Не мога да направя хубава и вярна справка с обобщаването на 3 sheet-a в една справка, както и да въртя реквизитите. Примерно не мога да проверя, кои изделия, са предвидени за товарене на 25.04, въпреки че го имам като информация.

Тя работата стана дебела.

Вие използвате Ексел като система за поръчки, което не че не може, но трябва много мисъл как да се направи добре.

Да видим дали разбирам правилно. Четирите шийта се попълват от някого (как?) с данни за дата, клиент, изделие, цена и т.н.

Целта ти е във всеки един момент да извадиш справка на коя дата какви изделия трябва да експедирате. И вероятно на кой клиент какво трябва да експедирате, колко пари има да плаща; За кой град какво и на коя дата ще се кара и т.н.

В някакъв момент, ще искаш да го вържеш и с данните от склада, за да знаеш дали, ако са поръчани 15 бр. от С-я Сириус (каквото и да е това) дали ги имате в наличност.

Предполагам, че освен тези оперативни справки шефът иска да види и някакви разбивки на продажбите по клиент/град/продукт?

Познах ли горе-долу?

С толкова много данни сигурно е врем да се използва база данни или поне Аксес.

Първо ще отговоря на Kocho. Точно така, правилно сте разбрали. Засега не искам да свързвам склада с другите неща. Иначе всичко друго е точно това, което искам. В момента мога да го направя на всеки един sheet по отделно чрез пивот таблица и се справям доста добре, но накрая трябва да създам окрупняваща таблица за всички sheet-ове. И за да не губя време пробвам да създам една обща таблица от няколко sheet-a, която да ми даде нужната информация, за да имам глобална картина, но не знам как да подредя данните, за да ми излезе нещо смислено. Другият вариант е да копирам всеки път различните sheet-ове в 1 и така да получа нужната информация, но не виждам смисъл да го правя почти всеки ден, ако има по-лесен начин. Дарина напълно съм съгласен с теб. В момента се работи по въпроса, но преди края на годината това нещо няма да стане и ми се иска да се справям с наличните инструменти. Excel-а ми е на BG и не знам как е наименуван Power Query, за да го добавя в лентата.

Както се вижда от Хелпа, трябва да се инсталира, след което се появява като допълнително меню в лентата (предполагам, че ще се преведе автоматично на български в менюто - "Получаване и трансформиране" е известно в Ексел 2016).

Г-н Симеонов, както се вижда от първата ви снимка, вие сте със Excel 2016 и при него Power Query е инсталиран по подразбиране, така че, както е посочил колегата Kocho, възползвайте се от линка, който той е дал, за да видите как се работи с него и да си решите проблема!
Лек ден и успехи!

Ето обяснение за Power Query на Ексел 2016 на български https://support.office.com/bg-bg/article/%D0%9F%D1%8A%D1%80%D0%B2%D0%B8-%D1%81%D1%82%D1%8A%D0%BF%D0%BA%D0%B8-%D0%B2-%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%83%D1%87%D0%B0%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B5-%D0%B8-%D1%82%D1%80%D0%B0%D0%BD%D1%81%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D0%B2-excel-2016-a8310388-2a12-438c-9d29-c6d29cb8df6a

Според мен по-добре е да преминете на Английски език в Ексел. Така ще можете да ползвате тоновете от информация в интернет за него.

Вашият отговор:

Научи компютърните програми онлайн от топ експертите на България
Регистрацията в АУЛА ви дава:
  • 20 безплатни урока
  • Трикове и тънкости за софтуера
  • Отговори на вашите въпроси
  • Име
    Имейл
     


    © 2016 Фондация “Аула”. Всички права запазени.
    Autodesk AutoCAD, Autodesk Inventor, Autodesk Civil 3D, Autodesk Revit, Autodesk 3ds Max, Autodesk Maya, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Microsoft Excel, SharePoint Online, Microsoft PowerPoint, Microsoft Project, Microsoft, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Adobe InDesign, Adobe After Effects, Adobe Premiere, Adobe Dreamweaver, V-Ray, Ableton Live, Solidworks са регистрирани търговски марки на Adobe Systems Incorporated, Microsoft Corporation, Chaos Software Ltd, Autodesk Inc., Ableton и Dassault Systèmes SolidWorks Corp.