Ето принципите, които ще помогнат на целия ни екип да работи ефективно с компютъра

– Мога ли да си възстановя файла?

Минаваше 8 часа вечерта в неделя. Получих обаждане от жена, като гласът и звучеше напрегнато.

Оказа се типична ситуация – кратък краен срок, много работа. Тя бе принудена да работи уикенда и то до късно. В понеделник беше краен срок за предаване на документите. Беше работила усърдно цяла седмица. Искаше да работи цялата неделя вечер в офиса, за да се справи със срока.

– Какво се случи? – попитах аз.

– Работех по първия проект тази седмица и го приключих. След това започнах втория проект, като ползвах файла от първия. Сега файла на първия проект го няма.

– Записа ли втория проект като нов файл, когато започна да работиш върху него?

– Нямах време, директно започнах работа върху първия файл и цял ден го редактирах.

– Ако не си записала втория проект като нов файл, а си натиснала „save“ върху първия файл, то първият е изтрит и не може да се възстанови – констатирах логично аз.

… последва гробно мълчание…

Сигурно бяха няколко секунди, но ми се сториха цяла вечност.

– Добре – чух след известно време, като усещах, че жената използва нечовешки усилия да сдържи сълзите си и да не ревне.

Ситуацията беше повече от неприятна. Да загубиш работа от цяла седмица, при положение, че клиентът ти ще те чака на следващия ден, а екипът зависи от теб и ти си обещал да си свършиш работата в срок.

– Виж сега – реших да успокоя положението аз – не пипай нищо. Остави компютъра включен, не натискай „save“ повече. Прибери се вкъщи и се наспи. Утре сутринта ще дойда и ще видим какво може да се направи. Имам няколко идеи, които може и да спасят положението.

Замислих се. Защо се получава така?

Как е възможно компютърът да те докара до емоционален срив неделя вечер, защото не се получава това, което ти очакваш.

Преди 7 години, това беше основната причина да създадем Аула – да помогнем на хората да използват компютъра като мощен инструмент, който им помага, а не като източник на терзания, болка и рев.

Но явно имаме още много работа.

Истината е, че и на индивидуално ниво, и най-вече като екипи, хората се борят с компютъра и работят неефективно. Няма значение дали хората са начинаещи или отдавна работят на компютър.

Имаме наблюдения на над 230,000 регистрирани потребители в Аула и фактите са неоспорими. Всеки ден се срещаме с хора, които работят по дни (и дори седмици) над неща, които ако знаеш как работи софтуерът се правят за 1 час … лежерно. И да! Не преувеличавам. Това е напълно възможно.

Каква е реалността?

Реалността е, че много хора пилеят огромно количество време – направо години от живота си да се борят с компютъра.

Време, което могат да използват, за да работят по професията си и да създават – да използват креативността си и да работят това, което обичат. Или пък да използват това време, като го прекарат с любими хора.

Но не… това време се прекарва в „борба“ с компютъра.

Когато се работи в екип, нещата стават още по-зле

Ако работим сами и неефективно, ние се самосаботираме. Но когато работим в екип, един човек е в състояние да саботира работата на целия екип.

Обикновено ти трябва само един (но в повечето случаи са поне няколко човека), които не са „в час“ с компютъра, за да се срине продуктивността на целия екип.

Те започват да „омазват“ всичко – да записват файлове където не трябва, да работят с файловете така, че след това някой с часове да трябва да ги оправя, за да стават за нещо.

Някои от тях дори да са мили и приятни хора, несъзнателно дърпат екипът надолу – ходят всеки ден до по-знаещите си колеги, за да молят за помощ.

Ако това беше еднократно – чудесно, но това при някои хора изглежда, че продължава завинаги. Това обаче, води до крадене на време от хора, които наистина работят ефективно. Те не си свършват тяхната работа, защото колеги от всички страни ги дърпат. Това дразни „по-можещите“ и нерядко се случва най-добрите да напускат екипа по тази причина.

Ако започвате да разпознавате хора от вашия екип… искам да ви кажа, че не сте сами. Това си е масово явление.

Но може и да има просто решение, защото:

90% от проблемите идват от неспазването на няколко много прости принципа

Работата за екипи, които работят на компютър, си има принципи. И нарушаването на тези принципи води до проблеми.

Това са принципите, които ще разкрият аматьорите.

Но не… идеята ми не е да ги извадим на улицата и да ги пребием с камъни. Идеята ми е да им помогнем.

Идеята е да покажем кои са принципите, за да ги спазват и така да се повдигне не само тяхната ефективност, но и продуктивността на целия екип.

Докато всеки от екипа не знае базовите принципи, нещата ще са трудни и на индивидуално и на екипно ниво.

А не би трябвало да е така.

Изисква се много малко, за да можем да превърнем компютъра в асистент, който ни помага в работата.

Затова създадохме …

Нова рубрика в Аула – принципи на работа с компютъра

Идеята ни е да започнем нова рубрика, в която споделяме съвети за работа в екип с компютър.

Дайте ни обратна връзка дали тази тема ви интересува и дали искате да обсъждаме принципите в серия от блог публикации.

Ще се радваме и на коментари, в които вие споделяте най-големите грешки, които не бихте искали колегите ви да правят.

Ето и първият принцип:

Принцип Но. 1 – Никога не се записват файлове на десктопа

Една от най-често срещаните и груби грешки е да съхранявате файловете си на десктопа.

Веднага виждам бъдещите коментари от типа: „Ха-ха-ха – това ли са ти принципите?“

Както казах, 90% от проблемите се получават от неспазнането на няколко принципа, които са изключително прости.

Може да са прости, но явно не са лесни за спазване.

Толкова рев и проблеми, може да си докарате от записването на файлове на десктопа, май нищо друго не е докарвало.

Моля те, не се излагай. Първият признак, по който работещите ефективно забелязват аматьора е по десетките иконки, пръснати хаотично по десктопа.

Когато се работи в екип, всичко се записва на сървър. Точка по въпроса. Не трябва да има нито един файл на компютъра ти, камо ли на десктопа.

В повечето екипи, вече някой е помислил върху решението, но ако нямате сървър, купете си. Ако сте виртуален екип (или работиш самостоятелно) – опрости си живота, като си вземеш Dropbox, OneDrive, pCloud или подобна услуга, която има опция за работа в екип.

Ето само няколко от причините, защо трябва да спрем записването на файлове на десктопа:

  1. Хард дискът ти ще се развали и ще загубиш информацията си. Въпросът е не дали, а кога;
  2. Колегите ти нямат достъп до твоя декстоп, което води до:
    1. Необходимо време за комуникация по имейл, чат или дори срещи от типа – изпрати ми онзи файл, къде е тази папка;
    2. Ненужно много дублирани файлове с малки разлики, които създават хаос;
    3. Постоянно чудене – къде е най-актуалната версия;
  3. Липса на единна организация на файловете, което води до губене на много време за търсене на файлове;
  4. Вашият екран изглежда претрупан. Това на подсъзнателно ниво създава усещане за хаос, претрупване с работа и загуба на контрол.
  5. Ограничени сме до работа само от един компютър. В днешно време често се налага да достъпваме документите си от вкъщи, от компютър на колега или дори в движение от мобилен телефон.

Боже… как светът би бил едно по-добро място за живеене, ако повече хора спазваха този прост принцип.

Ако в момента имате файлове на десктопа, няма място за притеснения. Вече знаете, че мястото им не е там. И решението е просто – преместете ги на сървъра или в облачна услуга.

Не отлагайте, направете го сега!

Интересни ли са ви тези съвети?

Тази статия е експеримент. Искаме да видим дали подобен тип съвети са ви полезни.

Споделете статията, за да ни дадете индикация дали да продължим серията и да разкажем и за другите принципи (най-интересните тепърва предстоят). 🙂

 

30 thoughts to “Ето принципите, които ще помогнат на целия ни екип да работи ефективно с компютъра”

  1. Здравейте!
    Това е чудесно и страшно полезно! Продължете моля! 🙂

  2. Имам да кажа нещо може ли !?! 🙂

    Моя съвет към хората, които искат да се развиват, да се променят към по-добро е да следят статиите с тези съвети.

    Успете ли да ги приложите принципите, ефективността на работа им е гарантирана!

    Говоря като човек изпробвал тези принципи, които във времето са претърпели доста промени и са се оптимизирали в процеса на работа.

    Сигурен съм че и хората, прочели статията ще модифицират леко принципа, така че да работи за тях!

    Ако помолите и успеете колегите да следват тези принципи, ще сте по-усмихнати в офиса.

    Ако НЕ не се мръщете ще знаете че поне един човек подрежда файловете и ги слага на сървъра и това ще си вие 🙂

  3. Аз мисля, че всичко, което Аула.бг създава е смислено, интересно и полезно! Не знам как успява екипа да постига всичко това!
    Аз съм абонат от първия ден на Аула и не минавам и ден без уроци. За мен винаги е радост, когато покажете нещо ново, така че аз съм за новата ви идея!!

    1. Много съм съгласен с теб АУЛА са супер екип, които винаги са готови с добри отговори на нашите въпроси.
      Продължавайте все така, новата идея е супер успех!

  4. Здравейте,
    Задължително трябва да продължите с тези принципи.
    Защото срещам голям отпор на колегите като им казвам тези неща.
    За мен също ще бъде много полезно, защото със сигурност не спазвам всички принципи.

  5. Здравейте!
    Елементарни правила, но много трудни за спазване. Не знам защо на някой му се струва по-лесно да запише нещо на десктопа си, а не на вярното място в работните папки да диска си или на сървър.
    Да не забравяме, че всички велики дела са започнали с една малка стъпка….примерно да не записваме на десктопа. Нека направим тази крачка…
    Очаквам продължението!

  6. Продължавайте със съветите си, тези, които искат ще научат нещо полезно.
    Този съвет го спазвам , т.к. съм изпитала момента с изчезване на файлове, записани на декстопа ( едно ъпдейтване понякога може да изтрие информацията от там).
    Очаквам следващите съвети. Приятен ден!

  7. Здравейте,
    Аз бях един от тези ,които за ,,по лесно“ оставях много файлове и папки по десктопа.Но още когато преминах урока на г-н Цукев от курса Аутокад формула ,за съхранение и работа с файлове,последвах съвета му да използвам Dropbox!Като добавка към това,си изградих система с номериране на поръчките(подобна на системата за ЕГН),в резултат на което,се подобри бързината на откриване на необходимия , най актуален файл за съответната поръчка!Освен това и хората от екипа се ориентираха в пъти по-добре без да е необходима моята намеса!Така с Dropbox постигнахме и свободата да работим напрактика от всяка точка на света снабдена с интернет ,като обработвания файл да е винаги един и да е актуален.Благодаря на целия екип на Аула за идеята, да създадат този тип обучения и форум.Парите , които заплатихме за обученията ,са несъизмеримо малко ,в сравнение с това, което получихме, като финансови резултати и като намаляване на напрежението в работата! Продължавайте,ние ви подкрепяме !

    1. Благодарим, Емил!

      Страхотно е че уроците и принципите, които си получил в Аула, са помогнали за подобряване и ускоряване на работния процес и както споменава това неминуемо е довело и до финансови резултати.

      Колкото до работата от всяка точка на света … страхотно е че имаме възможността да живеем във време в което имаме свободата да работим и да сме свързани от различни точки на света.

  8. Статията е не само интересна, но и полезна. Последното е от особенно значение за ме.

  9. Статията е много истинска, малко строга, но вярна! Вашите съвети са изключително полезни. Начинанието ще бъде супер успешно! Очакваме следващите Принципи… 🙂

  10. Да много полезна статия и ако позволите още една препоръка.Работните файлове никога на диск „С“,където са програмните файлове.

    1. Добро допълнение, Николай.

      Резултатът, при форматиране на диска поради належаща преиснталация, е загуба на файловте там.

  11. Милка Нешева
    23.02.2018 г.
    Благодаря за статията.Ще бъда много благодарна, ако продължите лекциите. Научила съм доста неща от АУЛА и винаги Ви препоръчвам н амои колеги и приятели. Радвам се, че Ви има.

  12. Преди години, когато още живеех с нагласата, че ще сполуча да работя в офис екип, имах една колежка със знания повече от опит, колкото от образоване. BoSS-чето я толерираше, защото „нямаше по-вярло“ от нея. Почти не комуникирах с нея, но понякога работата го изискваше. Стигна се до там, един ден да й задам въпроса: „Фидано, що така се държиш с мен?“ и последва неочакван отовор: „Аз с всички така се държа.“
    След известно време колегата, който работеше в по-тясно сътрудничество с нея ми показа имена на файлове от нейни папки: „ЦДГ Славейче ОК“, „ЦДГ Славейче последен“, „ЦДГ Славейче ОК 1″, ЦДГ Славейче последен ОК“.
    Към този момент още не бях се забатачила в моите разработки и се сетих от машинното чертане /за разлика от строителното/, че в таблиците има задължителна клетка „Версия“ и правилото за означаване е R0, R1, R2 …… на всяка следваща. Тутак си го вкарах в действие и до ден днешен ми служи безотказно: 1./ знам кои е последния вариант, 2./ подредени са последователно, 3./ имам наличен архив, 4./ имам възможност за одит.
    Благодаря на Фидана!
    Блаодаря и на Вас!

  13. Всичко от Аула е много добро! И е в голяма полза за потребителите. Имам въпрос: Как да се организира сървър за индивидуален потребител с лаптоп?.

    1. Здравей, Лазар.

      Какво точно имаш предвид под организацията на сървър за един потребител, имам предвид имаш само един потребител и искаш само той да ползва определена информация и искаш тя да е добре организирана и сигурна ИЛИ имаш потребител, който е постоянно извън офиса и искаш И ТОЙ както колегите от офиса, да има достъп до сървъра?

  14. Аз съм ЗА! Всичко което правите е полезно .Поздрави на целия екип!

  15. Чудесна статия! Очаквам продължението с голям интерес.

  16. Много полезна информация. Ще следя съветите ви. Доверявам ви се напълно.

  17. Аз също съм на мнение, че всичко от Аула е много добро и е от полза за потребителите. Подкрепям въпроса на Лазар Георгиев: Как да се организира сървър за индивидуален потребител с лаптоп? Ще бъда благодарен, ако дадете отговор на този въпрос.

  18. Здравейте, и аз съм един от първите абонати на АУЛА екипа страхотен винаги готов с отговори на въпросите, които задаваме. Тази идея е много добра да се дават съвети за организацията.
    При нашия малък колектив двама сме водещи другите двама спомагателни колеги още се обучават и разграничаването което правим е по датата отпред на файла или в края на файла първата буква от името на колегата. Ще следя вашите съвети те винаги са много добри.
    Успех в новото начинание!

  19. Благодаря за тази инициатива – Прекрасна е.
    Макар да зная за този принцип, който така аргументирано обосновахте по-горе, за мен е ценно и колегите ми да научат за него. Доста от тях полагат усилия да работят коректно в екип, уви срещат се и такива, които не са особено старателни на тази тема. Ако забележка „излезе“ от мен – би могла да се приеме като упрек, но от независама страна, каквато сте Вие – има шанс да бъде взета пред вид безпристрастно.
    Моля да продължите, ще се радвам да допълвам знанията си.

  20. Където и да държите файловете, даже и на 2 диска – пак изчезва най-важният:)
    Използвайте Cloud дискове…
    Хубаво инфо, трябва повече хора да го прочетат и осмислят…

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *