Как да създадем съдържание с препратки в Word?

В Word може да се направи автоматично съдържание на създадения документ. Има обаче една доста хитра и полезна опция, за която хората не знаят или просто не я прилагат.

Става дума за опцията, която дава възможност при клик върху дадена точка от съдържанието, Word автоматично да ни прехвърли на мястото в документа.

Наш курсант в Аула, беше видял документ, в който е използвана тази опция, и попита: „Как може да се направи автоматично съдържание с препратки в Word?“

Въпросът предизвика голям интерес и то не само по отношение на опцията, а и как лесно и бързо Word да ни препраща на определени места в съдържанието на документа.

Именно поради тази причична решихме да споделим няколко добри практики при създаването на съдържание с препратки.

Ето видео как да създадем съдържание с препратки:

Имаме създаден немалък документ около стотина страници.

Съдържание в Word

В документа искаме да създадем съдържание с препратки.

Kое е най-важното условие за създаване на съдържание в Word?

sadarjanie-word

Всичките главни и второстепенни точки трябва да бъдат форматирани със стил Heading (Заглавие).

Като всички главни точки да бъдат в стил Heading 1. А другите точки, които не са главни, трябва да са със стил, отговарящ на нивото им – Heading 2, 3 и т.н.

Използването на стилове в Word, e доста добре да се прилага, не само защото без него не можем да си създадем съдържание.Използвайки стилове в Word можем удобно и бързо да модифицираме тези стилове и съответно преформатираме целия документ.

Нека обаче не се спираме толкова подробно на стиловете в Word, те са друга тема на разговор.

Как да създадем съдържанието?

sadarjanie-word

  1. Посочваме къде точно искаме да е съдържанието;
  2. Отиваме в раздела References (Препратки);
  3. Кликваме на бутона Table of Contents (Съдържание);
  4. Можем да изберем някое от предварително подготвени съдържания. НО за да сме сигурни в настройките на съдържанието, избираме – позиция 5.
  5. Чрез опцията Custom Table of Contents (Персонално съдържание) ще генерираме съдържание с настройки по наш избор.

Коя настройка да променим, така че съдържанието да стане с препратка?

sadarjanie-v-word

Настройката, с която можем да направим съдържанието с препратка, е, чрез поставяне на отметка на Use hyperlinks instead of page numbers (позиция 1).

Така в текста на съдържанието ще имаме връзка, посредством която ще можем да отидем на точно определена точка от документа.

Имаме и други опции, някои, от които е хубаво да споменем.

От Show Page numbers може да покажем или скрием номерата на страниците в съдържанието, от Right align page number може пък да подравним номерата на страниците в дясно (позиция 2).

От Show Levels пък може да променяме кои нива на точките в документа да бъдат включени в съдържанието (позиция 3).

В случая са избрани три нива, съответно в съдържанието ще бъдат включени точките със зададен стил Heading 1, 2 и 3.

sadarjanie-v-word

Така изглежда част от съдържанието, което създадохме.

Нека проверим дали сме подходили правилно и съдържанието ни поддържа препращане към дадена точка от документа.

Отиваме на страницата със съдържанието и нека приемем, че искаме да отидем на точка „II.2 Релеф„.

Това става, като отидем на точката в съдържанието, задържим бутона Ctrl и кликнем с левия бутон на мишката върху точката.

Word автоматично ни препрати на страницата, в която се намира точката „II.2 Релеф„. Тази възможност се дължи на отметката Use hyperlinks instead of page numbers, която сложихме в прозореца с настройки на съдържанието.

Важно е да се отбележи, че тази допълнителна опция към съдържанието работи и при генериран PDF файл и последващото му отваряне в софтуеар, поддържащ формат pdf.

Създаването на препратка в съдържанието по-скоро е една хитра опция, която може да използваме като допълнение към съдържанието.

Има ли друг по-удобен метод за препращане към дадена точка?

Може да използваме и друг метод за препращане в дадена точка, когато сме в среда на Word. Това може да стане посредством Navigation Pane (навигационен панел).

Как да включим този навигационен панел.

  1. Отиваме в Ribbon раздела View;
  2. В панела Navigation Pane слагаме отметка на Navigation Pane;

В ляво на екрана ни се появява палета Navigation. В раздела Headings виждаме абсолютно всички основни точки и подточки, които са в стил Heading.

Кликваме с левия бутон на мишката върху някоя от точките в навигационния панел, например „VII.1.1 Гр. Елин Пелин“. Word ни препраща точно на тази точка от документа.

Съдържание в Word

От навигационния панел в раздела Pages можем да изберем точно определана страница и Word да ни препрати в нея.

Методът с навигационния панел може би е по-удобен за препращане в отделните точки на документа. Дори когато се намираме някъде из документа можем директно да изберем точката или страницата, която искаме да видим, а не да се връщаме до страницата със съдържанието и оттам да избираме къде да отидем.

Но този метод на навигиране в Word не изключва създаването на съдържание, било то с препратка или без.

 

buton_20_bezplatni_uroka

Ако тази статия Ви е била полезна и интересна, можете да я споделите с приятелите си във Facebook. 🙂

One thought to “Как да създадем съдържание с препратки в Word?”

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *