Пандемията от COVID-19 наложи на голяма част от световната работна сила да промени изцяло начина си на работа. Тя само ускори тенденцията към по-гъвкав работен процес, която запозна още през 2019г. Тази тенденция на работещите от своя дом няма да е само временно явление. Тя няма да отшуми с приключването на пандемичната обстановка, а дори напротив.
Това поставя въпроса: как работниците ще си сътрудничат, когато са разпръснати и са постоянно в движение? Компаниите ще трябва да намерят (или вече са намерили) отговор на този въпрос, който да съответства на нуждите на техния специфичен бизнес модел и тези на служителите. Най-добрият отговор за много от тях е унифицираната платформа за сътрудничество – Microsoft Teams.
Какво е Microsoft Teams?
Microsoft Teams е инструмент за онлайн сътрудничество и съвместна работа, който стартира през 2016 година като част от пакета за продуктивност на Office 365. Като приложение за бизнес комуникации, Teams позволява колаборацията в реално време и от всяко устройство (телефон, лаптоп, таблет). Също така платформата се интегрира с други бизнес приложения на Microsoft, включително Exchange, PowerPoint и SharePoint.
MS Teams представлява отлично решение, което заменя нуждата от Slack, Zoom, Google Chat & Meet и Discord за хора и фирми, които вече са си купили офис пакет тип Office 365 заради Word, Excel и PowerPoint. Teams е включен в офис пакета и е интегриран с всички останали програми в него.
Microsoft постоянно актуализира Teams от първоначалното му стартиране. Множество нови функции бяха добавени през 2020г. и през 2021г., тъй като търсенето на всеобхватни инструменти за сътрудничество главоломно нарасна.
Интерфейс на Microsoft Teams
- App Bar-ът е основният инструмент за навигация в интерфейса на Teams. На декстоп се показва от лявата страна, а за хората, полазващи мобилната версия – в долната част. По подразбиране бутоните в app bar-ът са Activity, Chat, Teams, Calendar, Calls, и Files.
- Може да използвате „полето за команди“ (Command Box) в горната част на приложението, за да търсите, да предприемате бързи действия и да стартирате приложения.
- Вдясно от полето за команди е иконата на вашия профил, където можете да персонализирате настройките си и тези на Teams, да зададете вашия моментен статус и да променяте настройките за наличност.
- Полето за създаване на съобщение (Compose Message Box), където може да създавате публикации и съобщения, се появява в долната част на приложението Teams в разговорите в канала, след като щракнете върху бутона „Нов разговор“ и също така се появява през цялото време в чатовете.
Основните инструменти на Microsoft Teams са:
- Чат: Teams дава възможност за провеждане както на индивидуални, така и на групови чатове. Чатът на Teams включва множество съвременни функции за съобщения, включително форматиране на текст, емоджита, GIF файлове и маркиране на приоритетна информация. Потребителите могат също да споделят файлове директно чрез чат сесии. Teams дава и възможността за провеждане на аудио и видео разговори.
- Обаждания: Една от най-пренебрегваните функции в Teams е способността му да предлага изходящи обаждания направо от клиента. Това е отличен начин за отдалечени или мобилни потребители да останат свързани чрез една единствена надеждна връзка.
- Видео срещи: В допълнение към аудио разговорите, потребителите могат да провеждат виртуални срещи. На фона на пандемията от COVID-19 и директивите за работа от вкъщи, приемането на видеоконференции нарасна, тъй като хората си сътрудничиха дистанционно. Teams предлага някои ключови функции за видеоконферентна връзка, като персонализирани виртуални фонове, запис на срещи, транскрипция, бяла дъска и breakout rooms.
- Споделяне на екран. Това е една от най-важните характеристики на инструментите за екипно сътрудничество. Тя позволява на потребителите да споделят своите екрани на работния плот, включително и файлове по време на разговор или видео среща в Teams.
- Календар. Teams, като и Microsoft Outlook, разполагат с календар с разширени функции, така че потребителите да могат да следят своята работна седмица, срещи и други ежедневни задачи. Календарите на Outlook и Teams са тясно интегрирани.
- Споделяне на файлове. Тази функция за управление на документи позволява на отдалечените членове на един екип да съхраняват, споделят и редактират файлове в едно споделено пространство. Потребителите могат да си сътрудничат по един и същ документ в реално време в рамките на Teams.
- Уебинари. Microsoft Teams поддържа функция за интерактивни срещи и уебинари до 1000 посетители. Екипните уебинари могат да приемат 10 000 души в режим „само за гледане“. Друго предимство са отчетите за присъстващите, които показват кой е присъствал на уебинара и за колко време.
- Външно сътрудничество. Функцията за достъп на гости в Microsoft Teams позволява на потребителите да канят хора извън техните организации да се присъединят към вътрешни канали за съобщения, срещи и споделяне на файлове. Тази способност помага за улесняване на управлението на проекти между бизнесите (B2B). Teams Connect е друга външна функция за сътрудничество, която позволява на различни компании да комуникират писмено, да се срещат и да редактират документи в споделено работно пространство в Teams.
Поради това, че Teams е облачно базиран софтуер, Microsoft може да актуализира функциите на платформата често и бързо. В резултат на това функциите на Microsoft Teams непрекъснато се развиват.