Как да разбера къде греша при използването на Remove Duplicates?

Въпросът, който получихме във форума на Аула е следният: “Защо когато използвам инструмента за премахване на дублиращи се записи, все пак остават дублиращи се записи?”.

Наистина, ако не знаете къде е решението на този проблем, няма да може да направите коректна проверка на уникалните записи във вашата таблица.

Опцията за премахване на дублиращи записи в Excel (Remove Duplicates) е много полезна, особено когато работите с голяма таблица с много данни в нея.

За да спестите време и за да може Excel да премахне всички дублиращи записи продължете да четете статията и ще откриете отговорът на въпроса.

Вижте първо видео отговора на: “Защо когато използвам инструмента за премахване на дублиращи се записи, все пак остават дублиращи се записи?” – в нашият YouTube канал.

Дублиращи записи в Excel  (Remove Duplicates)

Нека набързо да покажем как работи инструментът за премахване на дублиращи записи (Remove Duplicates).

Имаме тези данни с имена, като от тях искаме да премахнем всички дублиращи се имена. Зе целта първо ще копираме колоната с данните.

Избираме колоната и за Copy използваме клавишната комбинация CTRL + C, а за Paste клавишната комбинация CTRL + V където желаем да се появят данните.

Избираме колоната с копието и ще премахнем дублиращите се записи.

За целта отиваме в раздела Date и след това избираме опцията Remove Duplicates.

Ще се отвори нов прозорец, в който виждаме от коя колона ще вадим повтарящите се записи.

За да се изпълни операцията е нужно да натиснем само OK.

Excel ще ни покаже съобщение, което ни информира колко повтарящи се записа има открити и колко са уникалните.

Когато натиснем OK ще ни останат само уникалните данни.

Но дали е така реално?

На пръв поглед всичко е правилно, но ако се вгледаме по-внимателно или … дори, нека използваме опцията за сортиране, за да сме напълно сигурни в резултата.

Избираме колоната и отиваме в раздела Home – Sort&Filter и от падащото меню избираме да подреди данните от A to Z. и … нека да видим какво ще се случи.

След сортирането, веднага се вижда, че името “Георги” се повтаря два пъти.

Но защо Excel не е изпълнил правилно операцията?

Правилни данни

Ако и Вие имате този проблем, трябва да знаете, че не Excel е объркал операцията, а данните, които сме въвели са грешни.

На пръв поглед двете имена “Георги” са еднакви, но като направим проверка виждаме, че не е точно така.

Как се прави проверка? Избираме клетката с първото име “Георги”, натискаме клавиша F2 и виждаме, че всичко е наред.

Избираме второто име “Георги” и отново натискаме клавиша F2.

И тук веднага се вижда, че има един интервал след името.

Как се използа Remove Duplicates?

Това е и причината Excel да не е премахнал второто име “Георги”.

За програмата това са две напълно различни данни.

Най-често може неволно да сме добавили освен интервал, някоя точка или запетая, или друг символ, които могат да ни объркат операцията.

С две думи, ако имаме грешни данни в таблицата, Excel няма да изпълни коректно операцията за премахване на дублиращи се данни.

Като изтрием интервала и изберем отново Remove Duplicates вече ще бъдат премахнати всички повтарящи се данни.

Как се използа Remove Duplicates?

Ако смятате, че тази статия Ви е била полезна и искате да научите още подобни малки трикове, които да улеснят ежедневната работа с Excel, разгледайте нашият курс „Тайните на Excel“.

Обучението е напълно подходящо както за начинаещи, така и за хора, които вече работят с програмата и имат солиден опит с нея.

Разбира се, имате възможността да започнете безплатно обучение по Excel и гледате първите два модула от курса в рамките на 30 дни без да дължите такса.

Ако тази статия Ви е харесала ще се радваме да я споделите с приятели във Facebook 🙂

 

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *